ОУД Аверченков
.pdf
Под документом в широком смысле слова понимается любой материальный объект с информацией, закрепленной определенным образом для передачи ее во времени и пространстве.
В качестве способов фиксации информации в документах могут использоваться рисунки, графики, схемы, фотографии, аудио- и видеозаписи, записи с помощью соответствующих знаковых систем на магнитных лентах и дисках в ЭВМ и др.
Основным элементом системы служебной документации является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующими нормами и правилами.
68
Каждый служебный документ состоит из элементов, называемых
реквизитами.
Автор (адресант) документа. Автором служебного документа выступает орган (подразделение) организации или конкретное должностное лицо его представляющее.
Адрес автора документа обычно включает: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, иногда номер телефона, факсимильной или телетайпной связи, электронной почты.
Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации, содержащейся в нем. Все служебные документы, за исключением письма, обязательно включают этот реквизит (например виды документа: справка, рапорт, заявление, постановление, указ и др.). 69
Дата документа – обязательный реквизит всех документов. Она ставится при завершении отработки документа и, как правило, одновременно является, датой его подписания и отправки.
Индекс документа – условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, принятое в системе делопроизводства той или иной организации. Обычно индекс исходящих документов состоит из нескольких частей: индекс структурного подразделения организации, номер дела по номенклатуре, куда подшита копия документа, и порядковый номер документа.
Адресование документа – указание получателя (адресата), которому предназначен документ. В него входят: наименование органа, структурного подразделения, указание должности получателя, фамилия и инициалы, почтовый адрес.
70
Согласование документа – это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Внутреннее согласование обычно оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. При необходимости виза может быть оформлена более полно: слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек; указывается наименование должности, подпись и ее расшифровка, дата. При многочисленных согласованиях оформляется отдельный лист согласований.
Подпись – реквизит любого документа. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах своей компетенции, устанавливаемой положениями или должностными инструкциями.
Утверждение является способом удостоверения некоторых видов документов, используемых управленческой деятельности, санкционирует их содержание и распространяет действие этих документов на определенный круг организаций и лиц.
Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, написанного прописными буквами, указания должности руководителя, наименования
организации, личной подписи, расшифровки фамилии и даты утверждения.
71
Прохождение и исполнение документа фиксируется особыми отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
При поступлении документа на нижнем поле в правом углу проставляется
отметка о времени его приема.
Отметка о контроле делается на уровне заголовка на левом поле документа, исполнение которого требует особого контроля.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится после решения поставленного в нем вопроса.
Отметка об исполнителе, его фамилия, номер телефона указываются только на исходящих документах.
72
Включает в себя: рассмотрение документа, направление его на
исполнение, утверждение или визирование.
Рассмотреть поступивший документ – значит прежде всего внимательно его прочитать, оценить содержащуюся в нем информацию, необходимость и срочность принятия решения или осуществления других вытекающих мер. Результат рассмотрения руководителем документа – его резолюция, фиксирующая принятое им решение.
Резолюция, как правило, пишется руководителем на документе собственноручно под реквизитом "адресат" параллельно основному тексту документа, хотя ее можно поместить и на любой другой свободной площади лицевой стороны документа.
73
Резолюция должна содержать ряд обязательных реквизитов. Во-первых, адресность. Обычно это указание фамилии исполнителя (исполнителей). Иногда указывается название подразделения или должностного положения лица, которому адресуется документ.
Во-вторых, резолюция должна содержать предписание действий, которое излагается лаконично, разборчиво.
В-третьих, в резолюции обычно указывается порядок и срок исполнения, тем более если это вызывается особым характером документа (распоряжение вышестоящего руководства или органа управления, чрезвычайная важность документа и т.п.).
74
Подготовка основных видов распорядительных документов (приказов, указаний, планов служебной деятельности и т.п.)
включает: изучение существа вопроса, по которому
предполагается издание распорядительного документа, создание проекта документа, его согласование и подписание документа.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимосвязанных частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса (вопросов).
Основную нагрузку в распорядительном документе несет распорядительная часть. Как правило, она излагается в повелительной форме.
Проект распорядительного документа в органах высшего и верхнего уровней управления обязательно визируется юрисконсультом.
Когда документ отработан, перепечатан и вычитан он подписывается
руководителем им его заместителем.
75
Служебная беседа это не только обмен информацией. Это важнейшая форма общения руководителя с подчиненным, которая служит способом развития личности, обучения и воспитания подчиненных, регулирования их поведения и действий.
Поводом для служебной беседы руководителя и подчиненного могут быть: необходимость взаимного информирования; консультирование по каким-либо вопросам; выработка согласованных решений и доведение до сведения исполнителя принятого решения; его инструктирование; отчет подчиненного о проделанной работе; предстоящее перемещение по службе; объявление устного дисциплинарного взыскания и т.д.
76
Грамотный руководитель, готовясь к беседе, просматривает необходимые документы, материалы, при необходимости собирает сведения о личности собеседника, намечает (как правило, мысленно) план предстоящей беседы.
Основные пункты предстоящей беседы:
-вступление, которое ориентировало бы подчиненного о цели предстоящей беседы;
-основные вопросы, которые должны быть подняты в ходе беседы для выяснения существа интересующей руководителя проблемы и принятия решения;
-предварительную формулировку (если это необходимо) предложения или решения по обсуждаемой проблеме.
77