ОУД Аверченков
.pdf
Успех практически любого совещания во многом зависит от выступления на нем
руководителя. Именно он может и должен задать совещанию нужный деловой тон. Каким же должен быть доклад руководителя? Традиционно он включает вступительную часть, основную и заключение.
Во вступительной части обычно формулируется тема совещания, называются вопросы, которые подлежат обсуждению.
Основная часть доклада обеспечивается прежде всего четкой структурой его
содержания. Структура доклада об итогах работы за прошедший период обычно совпадает со структурой плана работы на этот период. Иногда в основу структуры такого доклада берется оценка деятельности каждого подчиненного сотрудника (подразделения).
Конкретность доклада достигается концентрацией внимания на главных
направлениях, участках деятельности данного органа (подразделения), на тех
проблемах, которые стоят перед ним на данном этапе, и условиях, в которых эти проблемы приходится решать.
Рекомендации, предложения, указания могут располагаться как в конце доклада, в его заключительной части, так и по разделам. Последнее, на наш взгляд, предпочтительнее, так как выводы оказываются ближе к аргументам, а потому и
воспринимаются и запоминаются лучше.
88
Начальнику злоупотреблять докладами не следует (как по частоте, так и продолжительности). От частого произнесения докладов они утрачивают свою значимость.
Продолжительность доклада и его убедительность, как правило, обратно пропорциональны – чем длиннее доклад, тем он менее убедителен, тем хуже воспринимается.
На проведение совещания целесообразно отводить не более полутора-двух часов, строго соблюдая установленный регламент. Через час внимание участников совещания снижается на 20 %, после двух часов – на 30-40 %.
89
Порядок проведения совещания:
1.Вступительное слово руководителя. В нем же оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания. Не более 10 минут.
2. Основной доклад. Не более 30 минут.
3. Вопросы докладчику. Не более 2 минут на каждый. 4. Содоклад, сообщение. Не более 10 минут.
5. Вопросы содокладчику. Не более 1 минуты на каждый. 6. Выступления. 5-7 минут.
7. Ответы докладчика и содокладчиков. 5-7 минут каждому. 8. Подведение итогов совещания. Не более 10 минут.
9. Справки по ходу совещания. Не более 3 минут.
90
Для организации управления большое значение имеет протокольное оформление совещания, принятых на нем решений с указанием лиц, ответственных за исполнение и сроков реализации достигнутых договоренностей.
Выполнение принятых на совещании решений следует обязательно контролировать, результаты должны доводиться до сведения всех его участников.
Материалы протоколирования можно оформить короткой справкой, выделяя наиболее важные вопросы, по которым необходимо принять решение для организации исполнения.
91
1.Совещания для оперативного решения текущих вопросов, так называемые планерки, оперативки и т.п. Как правило, они проводятся для того, чтобы выяснить, как реализуются намеченные планы, принятые ранее решения, выявить и устранить возникшие сбои в работе, внести коррективы в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств.
2.На инструктивно-информационных совещаниях до сведения сотрудников (исполнителей) оперативно доводятся приказы, указания вышестоящих органов управления, другая служебная информация, которая требует незамедлительных действий, касается всего личного состава или определенной его части. Цель такого совещания – добиться правильного понимания требований директивного органа, требований руководителя данного органа или вновь возникших задач, определить роль и место каждого в их выполнении, побудить сотрудников к
активным действиям в нужном направлении.
92
3.Итоговые совещания проводятся для анализа результатов работы за определенный период и постановки задач на будущее, после завершения крупных производственных и иных операций, комплекса мероприятий, имевших важное значение и четкие временные параметры.
4.Совещание для обсуждения сложных проблем с целью поиска оптимальных решений. Успех такого совещания определяется прежде всего правильным выбором проблемы и искренней заинтересованностью руководителя в коллегиальном поиске путей ее решения. Каждый участник такого совещания должен иметь право высказать свою точку зрения, задавать вопросы другим, критиковать или поддерживать любую альтернативу разрешения проблемы, выступать несколько раз, изменять или уточнять свою точку зрения.
93
Функции управления – это относительно обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять необходимые управленческие воздействия.
Выполняемые в определенной последовательности, они образуют так называемый управленческий цикл, включающий в себя несколько этапов, соответствующих основным функциям управления.
В организациях – частных предприятиях, государственных учреждениях и силовых структурах – реализуются различные функции – производственные, коммерческие, транспортные, кадровые и др. Состав и содержание таких функций обусловлено
назначением и спецификой каждой организации. |
94 |
|
1)оценка обстановки;
2)выработка и принятие решения;
3)планирование;
4)организация исполнения планов и принятых решений;
5)контроль и проверка исполнения;
6)оценка деятельности организации.
Каждый этап управленческого цикла имеет свои функциональные принципы, свои методы и формы реализации, свою технику и технологию, что и обусловливает специфику управленческой деятельности на каждом из этих этапов.
95
Обстановка – это совокупность условий, складывающихся на конкретном участке или направлении деятельности организации, и факторов, оказывающих существенное влияние на формирование ее организационной структуры, функционирование этой структуры и деятельность организации в целом.
Оценка деловой обстановки включает следующие основные элементы: внутренние факторы данной организации; внешние факторы, обусловленные организациями-конкурентами, партнерами, предметная область их конкуренции или сотрудничества, а также среда, в которой происходит взаимодействие – конкуренция или сотрудничество – с другими организациями.
Основная задача оценки обстановки – определение цели (целей) предстоящей деятельности организации, то есть целеполагание.
96
1)объективность – непредвзятость, строгое соответствие выводов и оценок объективной реальности;
2)всесторонность и полнота – тесно связанные между собой являются одним из ее условий и предопределяют необходимость исследования всех аспектов оцениваемого явления, события, факты, обстановку в целом и отдельных ее элементов в совокупности в их взаимосвязи и взаимообусловленности;
3)определение главного звена ключевых направлений в деятельности организации, требующих концентрации сил и средств для достижения поставленной цели;
4)принцип слабейшего звена предполагает выделение "узких мест", наиболее слабых участков, направлений деятельности организации, изменение положения дел на которых позволяет добиться повышения эффективности деятельности организации в целом;
5)непрерывность – принцип, обусловливающий необходимость постоянного слежения за развитием обстановки и своевременной оценки происходящих в ней изменений.
97