48. Формирование дел кадровой службы

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по кадрам.

Приказы по кадрам группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по кадрам, касающиеся различных сторон деятельности организации, группировать в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

49. Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях пред-приятия

Сохранность документов в структурных подразделениях обеспечивают их руководители и должностные лица, ответственные за делопроизводство. Работники архива учреждения или лицо, ответственное за архив, не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив, осуществляют проверки состояния хранения документов и организации делопроизводства в структурных подразделениях.

Дела в рабочих комнатах должны храниться в шкафах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света, а документы, требующие особых условий хранения - в сейфах или шкафах, надежно запираются и опечатываются.

В шкафах дела должны быть размещены вертикально, на корешке каждой из них указывается его индекс по номенклатуре. Для оперативного поиска необходимых документов дела размещают в соответствии с номенклатурой, копию которой прикрепляют с внутренней стороны дверцы шкафа, что позволяет легко найти необходимое дело.

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел, ответственность за их сохранность несет руководитель этой службы.

Документы личных дел желательно вмешивать до папок-регистраторов, которые значительно облегчают работу по размещению новых или временно изъятых документов. Личные дела систематизируют и хранят по их номерам или по алфавиту лиц или названиями структурных подразделений согласно штатному расписанию. При наличии в учреждении значительного количества личных дел их регистрируют согласно порядковых номеров и отметок на обложках дел в специальном журнале учета личных дел.