34. Подготовка характеристики (отзыва) на работника.

Характеристика — это документ с отзывом о трудовой, общественной или иной деятельности гражданина, краткое описание его качеств, проявленных в трудовой и общественной деятельности. Необходимость в ней возникает тогда, когда гражданину или его поведению требуется дать оценку и принять в его отношении властное решение.

В зависимости от цели составления и использования характеристики подразделяются на характеристики, предназначенные для использования в организации и характеристики, составляемые по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации (далее — «внешние характеристики»).

Содержание и структура характеристики зависит не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей.

Основную часть характеристики можно разделить на следующие информационные блоки:

1)общие биографические сведения;

2)краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы;

3)характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы;

4)характеристика общественной деятельности;

5)иные сведения.

35. Документирование персонального учѐта работников

Персональные данные работника-это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учѐта работников личном деле работника.

Личное дело состоит из следующих разделов

Анкетно биографические и характеризующие материалы, к которым

относятся:анкета; автобиография;копия документов об образовании;карточка формы Т2;заявление о приѐме на работу;копия приказа о приѐме на работу;трудовой договор;документы, связанные с переводом и перемещением работника;выписки из документов о присвоении почетных званий, учѐной степени, награждении государственными наградами;копии наградных листов;аттестационные листы;копии приказов о поощрениях, взысканиях;характеристики и рекомендательные письма;заявление работника об увольнении;. копия приказа об увольнении;другие документы, нахождение которых в личном деле будет

признано целесообразным;

2. Дополнительные материалы, к которым относятся: расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области; характеристики

с прежнего места работы; дополнение к личному делу;другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным. В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся в деле.

II. Получение персональных данных работника

Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам втрудоустройстве,

обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности

работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Все персональные данные работника получаются у него самого. Еслb персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщитьработнику о целях, предполагаемых источниках и способах.

Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика

рекомендация; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; копия приказа о приеме на работу; расписка работника об ознакомлении с

доку.

36 Формирование и ведение личных дел работников.

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности: личный листок по учету кадров или анкета; трудовой договор (второй экземпляр); копии документа об образовании; заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность); выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. личному делу присваивается учетный номер; производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела.ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ- Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании.Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику.

37. Порядок оформления личного листка по учѐту кадров (анкеты), авто-биографии.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам). Следует обратить внимание на то, что личный листок по учету кадров не заполняется в том случае, если анкета, помещаемая в личное дело работника, дублирует всю информацию, которая отражается в личном листке. Автобиография - это документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Инструкциейустановлено, что автобиография составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В ней отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование; трудовая деятельность; профессия; ведения о семейном положении. автобиография, помещаемая в личное дело работника, может быть написана от руки либо напечатана с помощью печатающего устройства (пишущая машинка, принтер).В обязательном порядке автобиография должна быть подписана работником и датирована. Дату проставляет работник при подписании, соответственно датой автобиографии является дата ее подписания.

38. Трудовая книжка: назначение, структура, правила ведения.

Трудовая книжка – это документ установленного образца, который является подтверждением трудового стажа и трудовой деятельности ее владельца В ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. по истечении одной недели работы работник, поступивший на работу впервые, имеет право на оформление трудовой книжки. Данному праву корреспондирует обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней. В трудовую книжку работника вносятся сведения о нем, о выполняемой им работе, о переводах на другую постоянную работу, сведения о награждениях работника за успехи в работе, а также об увольнении работника с указанием основания прекращения трудового договора. Взыскания в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда увольнение с работы является дисциплинарным взысканием. Запись об увольнении работника должна соответствовать формулировке основания прекращения трудового договора, данной в федеральном законе. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку.Работодателю по письменному заявлению работника выдать ему в течение трех дней с момента получения такого заявления копии документов, связанных с работой, в том числе и копию трудовой книжки. Копии указанных документов заверяются подписью и печатью работодателя, они должны выдаваться работнику бесплатно. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

39. Ведение вкладышей в трудовую книжку, дубликатов трудовых кни-жек.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, утвержденной формы. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Так же допускается ставить штамп вверхним правом углу, с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Титульный лист вкладыша в трудовую книжку заполняется при предъявление работником его паспорта и документа об образование, дата ставится фактическая дата заполнения вкладыша. Заполненный вкладыш подшивается в обложку трудовой книжки в самом конце. Количество вкладышей в трудовой книжке не ограниченно. Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

Дубликаты труд.книжек могут выдаваться в след. случаях: при утрате книжки работником, при утрате книжки работодателем, признание труд.кн. не действительной, в случае не пригодности. При выдаче дубликата труд.кн. на правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат». На первой странице прежний труд.кн. пишется «Взамен выдан дубликат» и указывается его номер и серия.