40. Учет и хранение трудовых книжек.

Труд.кн. являются документом строгой отчетности и по-этому должны храниться в несгораемом сейфе, если такой возможности нет, то в шкафу, который запирается на ключ. Труд.кн., вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в каждой организации. Учет заполненных труд.кн. и вкладышей в них ведется в книге учета движения труд.кн. и вкладышей в них, а учет бланков этих документов ведется в приходно-расходной книге. Книги учета труд.кн. нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал учета трудовых книжек ведется сотрудником отдела кадров. Приходно-расходная книга ведется бухгалтером.

Труд.кн. хранятся у работодателя и выдаются на руки работнику только при увольнение. За их получение работник расписывается в книге учета движения труд.кн. и в личной карточке. Если труд.кн. по каким то причинам не забирается при увольнение, то она хранится в отделе кадров 2 года., затем передается в архив и хранится там 50 лет, потом уничтожается.

41. Документооборот в кадровой службе.

Основы документооборота закладываются в положениях об отделах, более подробно схема документооборота должна быть прописана в инструкции по делопроизводству в организации.

Виды кадровых документов:

-организационные (штатное расписание, коллективный договор, положения и инструкции, правила);

-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения, документы по личному составу);

-информационно справочные (указания вышестоящих организаций, отчеты, акты, служебные записки, ответы на входящие запросы, доклады, объяснительные и т.д.).

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Документы, обязательные для каждой организации: штатное расписание, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (положение о защите персональных данных).

Документы необходимые для организации кадрового делопроизводства: номенклатура дел, инструкция по ведению делопроизводства, график документооборота в кадровой службе, книги и журналы учета (книга учета персонала, книга учета перевода персонала, книга учета труд.кн. и вкладышей к ней, книга учета входящих документов, книга учета исходящих документов, книга регистрации актов, журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов, журнал учета больничных листов, книга учета личных дел и т.д.)

Первичные учетные документы: Личная карточка, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, расчетно-платежная ведомость, журнал регистрации платежных ведомостей, лицевой счет.

Личные документы: трудовая книжка, документы личного дела(личный листок по учету кадров, анкета поступающего на работу, характеристика, рекомендательное письмо, результаты аттестации, копии документов об образование.

42. Порядок работы с входящими кадровыми документами: способы по-лучения, первичная обработка, регистрация поступления, распределение доку-ментов.

Входящие документы - это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение.

 Настоящий Порядок относится к документационному обеспечению управления и устанавливает общие требования к выполнению основных этапов документооборота внешних исходящих и входящих документов, их архивного хранения, способов и средств связи с внешними организациями.

Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает следующие основные этапы:

1) прием (доставку) корреспонденции;

2) первичную обработку;

3) предварительное рассмотрение;

4) регистрацию;

5) рассмотрение руководством предприятия;

6) передачу исполнителям;

7) исполнение документа;

8) возврат на постоянное хранение.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

43. Порядок работы с исходящими кадровыми документами.

Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Основные этапы обработки исходящих документов включают:

• составление текста проекта исходящего документа;

• согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;

• подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;

• регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;

• отправку документа адресату;

• подшивку копии исходящего документа в дело.

Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.