1. Документ: понятие, функции, классификация.

Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

Функции:

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);

оперативную (текущую);

перспективную (относящуюся к будущему)

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении;

2) документы двустороннего действия.

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе.

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления. Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Классификация. Документы различают:

• По назначению:

  • организационные документы;

  • распорядительные документы

  • информационно-справочные документы;

  • учётно-расчетные (бухгалтерские) документы;

  • нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил,Регламентыи другие подобные документы;

• По времени создания — первичныеивторичные;

• По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра,книга,журнал);

• По типу содержания -текстовые,иконические(графические),идеографические(схемы,карты,ноты),аудиальные,мультимедийные;

• По способу представления — электронный, набумажныхносителях;

• По месту издания — внутренние, внешние;

• По направлению отправки — входящие, исходящие;

• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

• По уровню секретности— несекретные,секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

2. Кадровая документация, еѐ назначение и состав документов.

Кадровое делопроизводство - деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами, которые содержат информацию о личном составе предприятия (организации) при принятии на работу, переводе и увольнении работников, приказы по личному составу, учету кадров и т.п.

Правильная (т.е. в соответствии с действующим законодательством) организация кадрового делопроизводства имеет решающее значение при осуществлении гражданином права на работу.

Состав кадровой документации:

- документация, которая используется при приеме на работу персонала;

- трудовые договоры;

- трудовые книжки работников организации;

- должностные инструкции;

- документы о командировке, выдаются удостоверения отбывающим;

- документация о процессе оценки персонала;

- документация об обучении сотрудников;

- документы при увольнении и переводе работников на другую работу (Заявления работника, Приказ о переводе, Приказ о разрыве трудового договора (контракта), Журнал регистрации переводов работников, Справки о текучести кадров, Табель учета рабочего времени, Ведомости о численности работников.

По функциям управления кадрами различают такие основные группы документов:

1. По личным документам: трудовая книжка, вкладыш к ней, паспорт, воинский билет, диплом или свидетельство об образовании. Эти документы являются юридическим подтверждением информации, какую работники сообщают о себе во время принятия на работу, а также при перемещениях. Из указанных документов в отделе кадров остаются лишь трудовая книжка и вкладыш к ней.

Личными также являются документы, которые выдаются отделом кадров для целевой рекомендации: удостоверение личности или пропуск, свидетельство о командировке, свидетельстве о повышении квалификации, и т.п.

2. Документы по личному составу: заявления работников о принятии на работу, увольнение или перевод, личный листок по учету кадров, автобиография.

3. Учетные документы: накопители данных о первичной регистрации и следующем обновлении сведений о составе и перемещении кадров:

- первичные учетные документы;

- производные учетные документы.

4. Распорядительные документы

5. Организационные документы - Положения, инструкци, правила.

6. Информационные документы

3. Система организационно-распорядительной документации: состав и назначение документов. Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в состав УСОРД входит 13 групп управленческой документации:

1) по созданию организации;

2) по реорганизации предприятия, организации;

3) по ликвидации предприятия, организации;

4) по приватизации гос. и мун. предприятий, организации;

5) по распорядительной деятельности предприятия;

6) по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия;

7) по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия;

8) по приему на работу;

9) по переводу на другую работу;

10) по увольнению;

11) по оформлению отпусков;

12) по оформлению поощрений;

13) по оформлению дисциплинарных взысканий.

4. Нормативно-правовое регулирование работы с кадровыми докумен-тами.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от юридической значимости.

Также кадровику необходимы Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Постановление Госкомстата России № 1). Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.