30. Оформление актов, докладных, объяснительных и служебных записок.

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила. Любой из этих документов должен иметь:

• автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);

• адресат (кому направляется документ);

• название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);

• дату составления и номер регистрации;

• заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);

• текст;

• подпись составителя (с указанием должности).

Текст докладной записки(части):Первая-констатирующая, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения.Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки. Текст объяснительной записки: первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию; второй раздел - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указывают основания его составления (распоряжение руководства, нормативный документ или какие-то факты, события и т.д.), а также состав комиссии (фамилии (в алфавитном порядке) и инициалы).

Схема вводной части акта:

Основание:

Составлен комиссией в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

Присутствовали:

Констатирующая часть содержит установленные факты и описание проделанной работы, т. е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т.д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют в отдельную — заключительную — часть. Констатирующая может быть разделена на пункты или представлена в форме таблицы.

31. Оформление документов на этапе подготовки к аттестации работни-ков. 

32. Оформление документов на этапах проведения и завершения аттеста-ции работников.

31-32.Для проведения аттестации руководитель организации приказом (см. приложение 1) назначает аттестационную комиссию, определяет ее состав (председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии) из числа руководящих работников и высококвалифицированных специалистов.

В состав комиссии включают представителей кадровой и юридической служб, а также представителей соответствующего профсоюзного органа. В необходимых случаях с учетом структуры организации, количественного и персонального состава аттестуемых, специфики организации производства и труда допускается назначение нескольких аттестационных комиссий.

Руководитель организации утверждает график проведения аттестации (см. приложение 2). В нем указываются:

•наименование организации, структурного подразделения, в котором работает работник;

•дата и время проведения аттестации;

•дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за такое представление руководителей структурных подразделений.

График доводится до сведения аттестуемого не менее чем за месяц до начала аттестации.

Эффективность аттестации в значительной степени зависит от качества документов, требуемых для ее проведения. Стандартные формы, которые могут использоваться при проведении аттестации, следующие:

•структура письменной характеристики на аттестуемого;

•бланк оценки рабочих показателей и деловых качеств аттестуемого;

•форма отчета аттестуемого о проделанной работе;

•бланк аттестационного листа;

•план работы аттестуемого;

•бланк заключения аттестационной комиссии;

•структура отчета аттестационной комиссии по итогам аттестации;

•бланк протокола заседания аттестационной комиссии;

•форма учета предложений аттестуемых сотрудников.

Подготовка необходимых документов согласно действующему законодательству предусматривает, как правило, составление отзыв на аттестуемого работника не позднее, чем за две недели до начала проведения аттестации.

В данном представлении должны содержаться анализ и оценка личности работника, включая его профессиональные качества, индивидуальные способности, а также результаты работы за предшествующий период.

Отзыв на аттестуемого работника составляется его непосредственным руководителем и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает аттестуемый.

Кадровое подразделение предприятия не менее чем за неделю до начала аттестации должно ознакомить каждого аттестуемого с представленным отзывом о его работе.

Аттестуемый работник вправе представить в аттестационную комиссию отчет - дополнительные сведения о своей работе за период, предшествующий аттестации.

Подготовка необходимых документов на аттестуемых работников предусматривает также заполнение аттестационных листов.

Аттестационный лист подписывается всеми членами комиссии, присутствующими на заседании комиссии, в день его проведения.

Основным документом, содержащим информацию о ходе и результатах аттестации, является протокол заседания аттестационной комиссии. Его ведет в установленном порядке секретарь комиссии. В протоколе указываются:

•дата заседания;

•присутствующие члены аттестационной комиссии;

•Ф. И.О., занимаемая должность и место работы (подразделение) аттестуемого.

Отчет должен содержать следующую информацию:

1. Состав аттестационной комиссии.

2. Сроки проведения аттестации и даты заседаний аттестационной комиссии.

3. Количественный и качественный состав работников, прошедших аттестацию.

4. Список работников, рекомендованных по итогам аттестации для включения в резерв на выдвижение.

5. Предложения по организации и содержанию обучения работников организации.

6. Рекомендации по устранению проблем, снижающих отдачу от работы персонала.

7. Рекомендации по более полному использованию потенциала работников, прошедших аттестацию.

8. Предложения, направленные на повышение эффективности процедуры аттестации в будущем.

По окончании аттестации работников издается приказ, в котором анализируются результаты аттестации, утверждаются мероприятия по улучшению работы с кадрами, выполнению рекомендаций аттестационной комиссии, а также проведению очередной аттестации работников организации.