III. Общие требования к оформлению документов администрации мо «Котлас»

1. Документы в администрации МО «Котлас» оформляются в соответствии с требованиями, установленными действующими стандартами оформления организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.

2. Документы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), шрифтом Times New Roman размером N 12 . Распорядительные документы должен иметь поля следующих размеров:

а) левое – 30-35 мм;

б) правое – 10-15 мм;

в) верхнее и нижнее – 20 мм.

Остальные документы должны иметь поля тех же размеров, что и распорядительные документы, за исключением левого поля – оно должно быть не менее 30 мм.

1. Заголовок документа отражает его краткое содержание, печатается тем же шрифтом, что и основной текст. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок документа выравнивается по левому краю документа и содержит не более 28 знаков в одной строке. Отделяется от предыдущего реквизита тремя междустрочными интервалами.

2. Текст документа:

1. отделяется от заголовка тремя междустрочными интервалами;

2. начинается с «красной» строки, которая отделяется от левого края документа табулятором и составляет 8 знаков;

3. печатается через одинарный междустрочный интервал;

4. печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля;

5. пункты в тексте документа нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют, пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Обозначение пунктов маркированным способом (различными значками) не допускается.

В документах, имеющих объем текста более двух страниц, начиная со второй страницы, проставляется нумерация в правом верхнем углу.

5. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности ключевые слова документа для улучшения зрительного восприятия (в том случае, если текст сложный и объемный), а также фамилии награждаемых в распоряжениях о награждении Почетными грамотами, Благодарственными письмами.

3.6. Если документ изменяет (дополняет, отменяет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый (дополняемый, отменяемый) документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта, соответственно, должен начинаться словами: «Внести изменения…», «Дополнить…», «Признать утратившим силу…».

3.7. При наличии приложений к документу в тексте на них обязательно делается ссылка.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

3.8. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на распорядительный документ с указанием его реквизитов (даты и номера), к которому данный документ является приложением. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

3.9. Документ должен быть подписан должностным лицом либо удостоверен путем оформления грифа утверждения.

10. Подпись должностного лица отделяется от основного текста тремя междустрочными интервалами и состоит из:

а) должности лица, подписывающего документ (печатается от границы левого поля документа),

б) непосредственно подписи;

в) расшифровки подписи (печатается с правой границы текстового поля, вначале инициалы, затем фамилия).

3.11. Гриф утверждения (приложение № 1) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из следующих элементов:

а) слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, двоеточие не ставится, прописными буквами шрифтом № 12;

б) наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества и фамилии лица, утвердившего документ,

в) даты утверждения. Дата в грифе утверждения проставляется от руки должностным лицом, утверждающим документ, или частично заготавливается при печатании документа, например, «___» апреля 2006 года. В последнем случае от руки проставляется только число и (или) месяц.

Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН в соответствующем роде и числе, наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне.

12. При необходимости подписанный или утвержденный документ может иметь гриф согласования (приложение № 1), который располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

а) слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), прописными буквами шрифтом № 12;

б) указания должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки (с указанием инициалов и фамилии);

в) даты согласования, которая оформляется в соответствии с требованиями п. 3.11.

Если грифов согласований несколько, они оформляются на отдельном листе согласования, при этом в документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Если согласование осуществляется документом (решение, протокол, письмо, другой документ), то под словом СОГЛАСОВАНО указывается документ, которым оформлено согласование (в именительном падеже), его дата и номер.

3.13. Подписание документа, а равно и его согласование (утверждение), на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.

3.14. Резолюция должностного лица об исполнении документа проставляется в верхнем левом углу либо в левом нижнем углу документа и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.15. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа обозначается исполнитель, для чего указывается:

а) фамилия, имя, отчество исполнителя (полностью) без надписи «исполнитель»;

б) рабочий телефон без надписи «тел.».

На первом экземпляре документа проставляется личная подпись исполнителя.

3.16. На оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа после обозначения исполнителя следуют визы согласования (раздел 4 настоящей Инструкции).

3.17. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

3.18. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» или «Копия верна» (допускается использование соответствующего штампа), должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью для документов.

3.19. Изготовление копий документов осуществляется в канцелярии Аппарата Главы МО «Котлас».

Для изготовления тиража в канцелярию должны передаваться заказы с указанием наименования документа, требуемого тиража.

3.20. Материалы (текст, схема, графическое изображение) и документы, предъявляемые для передачи по каналам факсимильной связи, должны быть выполнены на писчей бумаге форматом А4 черным цветом. Их объемы не должны превышать четырех листов.

3.21. Документы для передачи по каналам факсимильной связи сдаются сотруднику администрации - работнику, осуществляющему передачу документов по факсу, который регистрирует документ, передает его по факсу, копию документа подшивает «в дело», а переданные материалы возвращает владельцу.