XIII. Использование печатей и штампов

13.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации МО «Котлас» используются печать с логотипом МО «Котлас» и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Оттиск печати должен затрагивать часть личной подписи должностного лица.

13.2. Печать Главы МО «Котлас», администрации МО «Котлас» с изображением логотипа и факсимиле Главы МО «Котлас» хранятся у руководителя Аппарата Главы МО «Котлас».

13.3. В администрации МО «Котлас» печать с изображением логотипа МО «Котлас» и со своим наименованием имеют органы и структурные подразделения администрации МО «Котлас».

13.4. На копиях постановлений и распоряжений Главы МО «Котлас», рассылаемых по спискам рассылки, проставляется круглая печать Аппарата Главы МО «Котлас».

13.5. Печати и штампы учитываются специалистом по кадрам Аппарата Главы МО «Котлас» в специальном журнале, выдаются работникам под расписку, хранятся в металлических шкафах или сейфах.

13.6. Печати и штампы, вышедшие из употребления и утратившие свое практическое значение, сдаются на уничтожение специалисту по кадрам Аппарата Главы МО «Котлас», который уничтожает печать в присутствии членов комиссии и составляет акт по уничтожению печати. Состав комиссии по уничтожению печати утверждается распоряжением Главы МО «Котлас»

13.7. Ответственность за порядок использования и хранения печатей и штампов в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас» несут руководители указанных органов.

14. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения

14.1. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Необходимость проставления пометок на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

14.2. Прием и учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется специалистом по ОКР. Эти документы учитываются в специальном журнале.

14.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

1. печатаются работником канцелярии Аппарата Главы МО «Котлас». На обороте последнего листа каждого экземпляра документа должно быть указано:

а) учетный номер документа;

б) количество отпечатанных экземпляров;

в) фамилия исполнителя документа;

г) фамилия сотрудника, отпечатавшего документ;

д) дата печатания документа.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

2. учитываются отдельно от других документов;

3. передаются сотрудникам администрации МО «Котлас» под расписку;

4. пересылаются иным органам и организациям специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения Главы МО «Котлас»;

5. хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

14.4. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в котором помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

14.5. Уничтожение дел с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, в учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

14.6. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется отдельный акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем Аппарата Главы МО «Котлас».

14.7. О фактах утраты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность Глава МО «Котлас», который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования оформляются актом служебного расследования и докладываются Главе МО «Котлас».

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах; акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в муниципальный архив.

14.8. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

14.9. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству и организации документооборота в администрации МО «Котлас», утвержденной распоряжением Главы МО «Котлас» от «___»________ 2006 г. № ___