XII. Организация архивного дела в администрации мо «Котлас»

12.1. Ежегодно, в срок до 25 декабря, орган или структурное подразделение администрации МО «Котлас» составляют номенклатуру дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах или структурных подразделениях администрации МО «Котлас», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел орган или структурное подразделение администрации МО «Котлас» руководствуются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

12.2. Номенклатура дел:

1. органа или самостоятельного структурного подразделения администрации МО «Котлас» утверждается руководителем органа или самостоятельного структурного подразделения;

2. Аппарата Главы МО «Котлас» - утверждается Главой МО «Котлас».

12.3. Один раз в пять лет номенклатура дел органа или самостоятельного структурного подразделения администрации МО «Котлас», Аппарата Главы МО «Котлас» согласовывается с экспертно-проверочной комиссией при Управлении по делам архивов администрации Архангельской области.

12.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, в нее вносятся данные о заведенных в течение года делах.

12.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1. в дела помещать документы, по виду и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;

2. помещать в дела только исполненные документы, правильно оформленные, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, к т.п.:

3. помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

4. группировать в дела документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

5. в дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, неисполненные, лишние экземпляры, черновики;

6. сформированное дело не должно превышать 250 листов (если дело превышает установленные нормы, следует формировать документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов под одним и тем же индексом).

12.6. Ответственность за полноту, качество оформления, формирование, учет и сохранность документов и дел в органах или структурных подразделениях администрации МО «Котлас» до передачи на архивное хранение несут руководители указанных органов и структурных подразделений.

12.7. По истечении срока хранения дел в подразделениях администрации документы постоянного хранения передаются в муниципальный архив.

Дела временного хранения (до 5 лет) хранятся до истечения срока хранения в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас».

12.8. Для передачи дел на архивное хранение их оформляют. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке или переплету, нумерации листов, составлению заверительной подписи.

Обложка при заведении дела оформляется в соответствии с установленными стандартами и содержит следующие сведения:

1. наименование органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» или выборного должностного лица (Глава МО «Котлас»);

2. наименования документов, содержащихся в деле (постановления, распоряжения, приказы и т.д.);

3. начало, окончание регистрации, срок хранения (постоянно, временно).

Надписи на обложках производятся четко, светостойкими чернилами или тушью. Составляются описи дел, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения и дела по личному составу.

12.9. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре.

Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.

12.10. Описи дел составляются в четырех экземплярах. Описи дел Аппарата Главы МО «Котлас» подписываются специалистом по ОКР и утверждаются руководителем Аппарата Главы МО «Котлас». Описи дел органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», подписываются специалистом данного органа или структурного подразделения администрации, ответственным за делопроизводство, и утверждаются руководителем органа или структурного подразделения администрации. Три экземпляра описи вместе с документами передаются в муниципальный архив, один экземпляр с отметкой о приеме дел в архив остается в органе, структурном подразделении, передавшем дело на хранение.

12.11. Дела временного хранения (до 10 лет) не подшиваются, не нумеруются, описи не составляются. Учет ведется согласно номенклатуре дел.

12.12. До передачи в муниципальный архив дела с постоянным сроком хранения, образовавшиеся в подразделениях, хранятся по месту их формирования.

12.13. Архивный отдел администрации МО «Котлас» оказывает методическую и практическую помощь в организации учета документов.

Учет документов предполагает ежегодное составление описи на завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного хранения.

12.14. В муниципальный архив при архивном отделе администрации МО «Котлас» передаются дела с постоянным сроком хранения после истечения 5 лет со дня их завершения.