- •Инструкция по делопроизводству и организации документооборота в администрации мо «Котлас»
- •Общие положения
- •II. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства
- •III. Общие требования к оформлению документов администрации мо «Котлас»
- •Согласование документа
- •5. Оформление распорядительных документов
- •Подготовка документов и оформление отдельных их видов
- •VII. Прием, регистрация, учет и направление документов на исполнение
- •VIII. Исполнение документов
- •IX. Взаимодействие администрации с Собранием депутатов мо «Котлас». Запросы депутата.
- •X. Прием, регистрация, направление на исполнение обращений граждан
- •XI. Организация контроля исполнения документов, поручений и резолюций в администрации мо «Котлас»
- •XII. Организация архивного дела в администрации мо «Котлас»
- •XIII. Использование печатей и штампов
- •Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения
- •Оформление отдельных реквизитов документа
- •Оформление грифа утверждения:
- •Глава муниципального образования «котлас» постановление
- •Глава муниципального образования «котлас» распоряжение
- •Протокол № 1 заседания комиссии______________
- •Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
- •Администрация муниципального образования «котлас» комитет по управлению имуществом распоряжение
- •Справка
- •Об объеме документооборота
- •За _________________________
- •(Месяц, год)
- •Справка о состоянии исполнения документов на 00.00.0000 г. В органе или структурном подразделении администрации мо «Котлас»
- •Лист рассылки
|
|
УТВЕРЖДЕНА распоряжением Главы МО «Котлас» от 07 февраля 2006 года № 106-р |
|
|
|
Инструкция по делопроизводству и организации документооборота в администрации мо «Котлас»
Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила по ведению делопроизводства и организации документооборота в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас», устанавливает технологию создания документов, их обработки, хранения и использования, а также порядок осуществления контроля за их рассмотрением и исполнением и порядок формирования дел.
В целях настоящей Инструкции используются следующие понятия:
а) администрация МО «Котлас» - местная администрация – исполнительно – распорядительный орган муниципального образования «Котлас»;
б) должностное лицо – Глава МО «Котлас», его заместители, руководители органов, самостоятельных структурных подразделений администрации МО «Котлас» и структурных подразделений, входящих в состав органов и самостоятельных структурных подразделений администрации МО «Котлас», председатели постоянно действующих комиссий.
в) документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех сотрудников администрации МО «Котлас».
1.4. Переписка по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.
II. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства
2.1. Контроль за ведением делопроизводства в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас» возлагается на их руководителей.
Обязанности работника, ответственного за делопроизводство, предусматриваются должностной инструкцией.
Лицами, ответственными за делопроизводство, являются:
а) в Аппарате Главы МО «Котлас» - главный специалист по организационно-контрольной работе Аппарата Главы МО «Котлас» (далее по тексту – главный специалист по ОКР);
б) в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас» - специалисты органов и структурных подразделений, ответственные за делопроизводство, назначенные руководителями указанных органов и структурных подразделений;
в) в постоянно действующих комиссиях МО «Котлас» - секретари соответствующих комиссий.
2.3. Лица, ответственные за делопроизводство, обязаны осуществлять:
прием, учет, регистрацию входящих документов;
передачу документов на рассмотрение (на доклад) руководителю или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - передачу их непосредственно работнику - ответственному исполнителю;
учет, регистрацию исходящих документов, передачу их на отправку адресатам (либо отправка адресатам);
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организацию справочно-информационной работы;
подготовку проекта номенклатуры дел;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их в архивный отдел Аппарата Главы МО «Котлас»;
выдачу работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом;
проверку (сверку) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству);
консультирование работников администрации МО «Котлас» по вопросам работы с документами;
подготовку заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, получение средств оргтехники, канцелярских товаров, организацию их учета;
учет печатей и штампов.
2.4. Документы администрации МО «Котлас», акты Главы МО «Котлас» передаются:
в иные организации, предприятия, учреждения - по указанию (разрешению) руководителя того органа или структурного подразделения администрации, где документ был исполнен;
представителям средств массовой информации - Отделом внешних и общественных связей Аппарата Главы МО «Котлас».
В случае утраты зарегистрированных документов главный специалист по ОКР обязан проинформировать руководителя, который проводит по данному факту служебное расследование.