19

	УТВЕРЖДЕНА распоряжением Главы МО «Котлас» от 07 февраля 2006 года № 106-р

Инструкция по делопроизводству и организации документооборота в администрации мо «Котлас»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила по ведению делопроизводства и организации документооборота в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас», устанавливает технологию создания документов, их обработки, хранения и использования, а также порядок осуществления контроля за их рассмотрением и исполнением и порядок формирования дел.

2. В целях настоящей Инструкции используются следующие понятия:

а) администрация МО «Котлас» - местная администрация – исполнительно – распорядительный орган муниципального образования «Котлас»;

б) должностное лицо – Глава МО «Котлас», его заместители, руководители органов, самостоятельных структурных подразделений администрации МО «Котлас» и структурных подразделений, входящих в состав органов и самостоятельных структурных подразделений администрации МО «Котлас», председатели постоянно действующих комиссий.

в) документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех сотрудников администрации МО «Котлас».

1.4. Переписка по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.

II. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства

2.1. Контроль за ведением делопроизводства в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас» возлагается на их руководителей.

2. Обязанности работника, ответственного за делопроизводство, предусматриваются должностной инструкцией.

Лицами, ответственными за делопроизводство, являются:

а) в Аппарате Главы МО «Котлас» - главный специалист по организационно-контрольной работе Аппарата Главы МО «Котлас» (далее по тексту – главный специалист по ОКР);

б) в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас» - специалисты органов и структурных подразделений, ответственные за делопроизводство, назначенные руководителями указанных органов и структурных подразделений;

в) в постоянно действующих комиссиях МО «Котлас» - секретари соответствующих комиссий.

2.3. Лица, ответственные за делопроизводство, обязаны осуществлять:

1. прием, учет, регистрацию входящих документов;

2. передачу документов на рассмотрение (на доклад) руководителю или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - передачу их непосредственно работнику - ответственному исполнителю;

3. учет, регистрацию исходящих документов, передачу их на отправку адресатам (либо отправка адресатам);

4. контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организацию справочно-информационной работы;

5. подготовку проекта номенклатуры дел;

6. ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их в архивный отдел Аппарата Главы МО «Котлас»;

7. выдачу работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом;

8. проверку (сверку) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

9. ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству);

10. консультирование работников администрации МО «Котлас» по вопросам работы с документами;

11. подготовку заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, получение средств оргтехники, канцелярских товаров, организацию их учета;

12. учет печатей и штампов.

2.4. Документы администрации МО «Котлас», акты Главы МО «Котлас» передаются:

1. в иные организации, предприятия, учреждения - по указанию (разрешению) руководителя того органа или структурного подразделения администрации, где документ был исполнен;

2. представителям средств массовой информации - Отделом внешних и общественных связей Аппарата Главы МО «Котлас».

В случае утраты зарегистрированных документов главный специалист по ОКР обязан проинформировать руководителя, который проводит по данному факту служебное расследование.