Управление документооборотом
В данном разделе рассматривается применение современных технологий управления документооборотом на уровне отдельного предприятия (внутренний документооборот) и на уровне взаимодействия предприятий (двух и более до всей цепи поставок).
Современные технологии управления внутренним документооборотом предприятия:
Использование простых методов в Microsoft Word, Excel, Access:
Практика показывает, что в большинстве малых предприятий не придают должного значения управлением документооборотом. Это связано с разными факторами: малым количеством документов, отсутствием достаточных средств электронной обработки данных, отсутствием делопроизводителя, недостатком времени у сотрудников и т.д. Однако все больше компаний приходит к пониманию того, что порядок в документах позволяет сократить время, которое сотрудники тратят на работу с документами.
На рынке ITсейчас предлагается множество программных продуктов, позволяющих упорядочить, компьютеризировать и автоматизировать документооборот в фирме. Большинство из них работают на базе уже внедренных КИС (например, 1С). Даже в том случае, если в компании не установлена какая-либо КИС, можно предложить ряд простых методов, позволяющих упорядочить работу с документами:
создание и ведение электронной базы документов в MicrosoftWordиMicrosoftAccess(ввод документов в электронном виде, подготовка типовых бланков различных форм документов, разбивка базы по типам документов: «Книга приказов», «Личные дела сотрудников», «Табель», «Платежные документы» и т.п.);
использование MicrosoftExcelиMicrosoftAccessдля систематизации данных о документах (например, ведение электронной книги регистрации приказов, книги регистрации входящих и исходящих документов, книги регистрации личных дел и т.п.), которая дает возможность зарегистрировать документ, осуществлять быстрый поиск документа, фильтровать документы по разным критериям (например, по критерию «нахождение в работе», «согласование», «срочность» и т.п.), формировать отчеты (например, по срокам выполнения распоряжений и т.д.).
использование электронной почты для обмена документами.
Применение этих простых методов – это первый шаг к электронной организации делопроизводства, который позволит сократить время на операции с документами (использование бланка документа вместо его набора заново, быстрый поиск места нахождения документа в системе вместо поиска вручную, быстрая отправка документов по электронной почте вместо физических перемещений сотрудника и т.д.).
Система 1С: Документооборот (8) (для среднего и крупного бизнеса):
Данная система в сравнении с предыдущей включает множество дополнительных функций, а также функции, имеющиеся в предыдущем программном продукте, имеют большие возможности. Поэтому данная система больше подходит уже средним и крупным предприятиям.
Функциональные возможности системы:
Управление документооборотом на уровне взаимодействия предприятий:
Наиболее распространенной и актуальной технологией организации электронного документооборота между двумя и более предприятиями является технология Электронного обмена данными EDI(ElectronicDataInterchange), разработанная в США в середине 60-х годов.
Электронный обмен данными (EDI)представляет собой компьютерный информационный обмен между бизнес-партнерами непосредственно из одной компьютерной системы в другую с применением стандартного формата данных.
Центральным понятием данной технологии является понятие «сообщение».
Под сообщением понимается набор связанных между собой данных, предназначенный для передачи в электронном виде, структурированных в соответствии с согласованными стандартами и однозначно автоматически обрабатываемых передающей и принимающей информационными системами.
Сравнение традиционного документооборота с документооборотом на базе EDI:
