KONSPEKT_z_dilovodstva
.pdfпане Посол, Ваша Високість; посланникові – пане Посланнику або пане Міністре; тимчасовому повіреному у справах – пане Повірений у справах
(прикметник «тимчасовий» у звертанні звичайно не пишеться). Якщо тимчасовий повірений у справах – радник у ранзі посланника, то до нього звертаються: «Пане Міністре».
Залежно від місцевої практики слово «пан» можна писати повністю чи скорочено «п.».
Особиста нота закінчується звичайно компліментом, найбільш поширеною формулою якого є «з повагою» або «із щирою повагою».
Зрозуміло, що і звертання, і заключний комплімент повинні відповідати змістові особистої ноти, її тону.
Оформлення. Особиста нота друкується на нотному бланку, тобто на спеціальному папері з витисненим державним Гербом України та витисненим написом під гербом: «Міністерство закордонних справ України» або «Посольство України в... (назва країни)» і т. ін.
Адреса пишеться в лівому нижньому куті першої сторінки, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища та повної офіційної посади особи, якій направляється особиста нота.
Таке особисте послання підписується відправником. Друкувати прізвище й посаду того, хто підписує документ, ставити печатку не обов'язково.
Зразок:
Міністерство закордонних справ України
Київ, 28 квітня 2006 р.
Шановний п....
Прошу Вас прийняти мою щиру подяку за Ваше дружнє привітання з нагоди 15-ї річниці незалежності України.
Повністю поділяю Вашу думку про те, що цей ювілей є незаперечним доказом правильності обраного українським народом шляху до самостійного утвердження у світі.
З глибокою повагою
(особистий підпис)
Панові...
Надзвичайному і Повноважному Послу Китайської Народної Республіки.
ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА — документ, що, як правило, передається особисто. У дипломатичній практиці зустрічаються два види пам'ятних записок:
а) передані особисто; б) надіслані із кур'єром.
153
Мета передавання пам'ятної записки — полегшити подальше просування справи та запобігти можливості неправильного тлумачення або розуміння бесіди чи усної заяви.
Пам'ятна записка друкується на папері без герба. Адреса та вихідний номер не вказуються, зазначаються лише місце (місто) і дата вручення. Над текстом записки великими літерами друкується заголовок «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА». Документ складається в безособовій формі без формул ввічливості із вживанням виразів: «повідомляється», «доводиться констатувати», «порушується прохання (клопотання)».
Пам'ятна записка, передана з кур’єром, тобто як самостійний документ, майже не відрізняється за формою від вербальної ноти. Вона складається від третьої особи, що містить висловлення поваги та комплімент. Така пам'ятна записка друкується на нотному бланку, має номер, на ній зазначається дата та місце відправлення. Печатка не ставиться і адреса не вказується. Зверху друкується напис «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА».
МЕМОРАНДУМ може бути самостійним документом або додатком до особистої чи вербальної ноти.
В останньому випадку меморандум розвиває та обґрунтовує зміст ноти.
Відмінна риса меморандуму — детальний виклад фактичного чи юридичного боку того чи іншого питання.
Цей вид дипломатичного документа відрізняється від ноти тим, що не починається й не закінчується формулою ввічливості і не повинен мати підпису. Іноді меморандум доцільно супроводжувати короткою пояснювальною нотою.
Оформлення. Меморандум друкується на папері без герба. Номер, печатка, місце (місто) і дата відправлення не проставляються, адреса не зазначається.
Меморандум, вручений особисто або переданий із кур'єром як самостійний документ, друкується на нотному бланку (тобто на папері з витисненим гербом). На ньому зазначаються місце і дата відправлення, а печатка та номер не ставляться.
ОСОБИСТЕ ПОСЛАННЯ — це дипломатичний документ із найбільш важливих, значних і невідкладних питань міжнародної обстановки. Завдяки особливому статусу відправника й отримувача, тій вищій відповідальності, яку несуть кожний із них у своїй країні, особисті послання як за своїм змістом, так і за формою відрізняються від інших форм дипломатичних документів, у тому числі й від особистої ноти в загальноприйнятому розумінні.
Особисте послання формально подібне до особистої ноти, оскільки складається від першої особи. Документ друкується на спеціальному папері з Гербом України, витисненим на першій сторінці послання. Справа
154
вгорі друкується назва міста і дата відправлення (число, місяць і рік). Під текстом особистого послання ставиться особистий підпис особи (чорнилом), що направляє послання. Вказувати прізвище й посаду того, хто підписує послання, не обов'язково.
На практиці нерідко буває, що спочатку передається копія особистого послання, а оригінал (із підписом) вручається пізніше. Це зумовлене тим, що, як правило, в посланнях розглядаються не лише значні, а й термінові міжнародні питання, на доставку ж оригінала адресатові потрібен певний час.
Адреса в посланні вказується на першій сторінці зліва внизу, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища і повної офіційної посади особи, якій направляється послання.
Протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправником та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається зі своїм партнером, співбесідником. Далі викладається суть питання. Ділова частина закінчується протокольною формулою (заключний комплімент) – своєрідним прощанням зі своїм партнером.
3. Інші форми дипломатичної діяльності
Оскільки поняття «дипломатичне листування» охоплює лише ті дипломатичні документи, що надсилаються певному адресату (адресатам) і на які отримувачі повинні у свою чергу давати відповідь в аналогічному дипломатичному документі, то слід представити й інші форми спілкування між державами, здійснення їх дипломатичної діяльності. Такими формами є декларація, виступ, заява, тост, телеграма, комюніке, звернення та ін.
Серед них можна виділити односторонні дипломатичні документи.
ЗАЯВА (уряду, міністерства закордонних справ) на відміну від документів власне дипломатичного листування не є прямим зверненням до певної держави чи держав і тому не обов'язково вимагає офіційної відповіді. У той же час відсутність відповіді чи будь-якої форми реагування на заяву теж є політичним актом із певним значенням.
Заява уряду може бути не лише опублікована, а й офіційно направлена спеціальною (супровідною) нотою відповідним державам.
Існують також різні форми заяв для преси, наприклад, заява представника. Заяви для преси певним чином випереджають можливість офіційно займати позицію, яка в них викладається. Мета подібної заяви – орієнтувати суспільну думку і народ власної країни.
Важливим дипломатичним документом є ВИСТУП. У виступі уряд, окрім викладу своєї позиції з актуальних міжнародних питань, своїх конкретних пропозицій (якщо такі є в цієї держави), пояснює також основні принципи й головні напрями своєї зовнішньої політики.
155
КОМЮНІКЕ — це офіційне повідомлення про хід міжнародних переговорів, про міжнародну угоду, що відбулася. Комюніке може бути коротким, містити повідомлення про будь-який факт у загальних рисах. Деколи воно буває поширеним, включає детальний виклад ходу переговорів, декларацію прийнятих їх учасниками рішень, умови досягнутих угод і т. ін.
Комюніке – документ більш звичайний, трафаретний, його мета – повідомити пресі, громадськості про результати переговорів, їх атмосферу.
СПІЛЬНА ЗАЯВА – документ, що більше зобов'язує сторони. Цей документ інформує про те суттєве, що з’явилося у ході переговорів, чи то в галузі спільних міжнародних проблем, чи то в галузі двосторонніх відносин.
ДЕКЛАРАЦІЯ — одно-, двочи багатосторонній акт, у якому держави, міжурядові або міжнародні громадські організації визначають принципи в галузі політики, міжнародних зносин чи міжнародного права.
Декларація – документ дуже вагомий, такий, що зобов'язує. У деклараціях проголошуються погляди, що збігаються, спільні наміри.
Якщо мова комюніке ділова, суха, то для спільної заяви й особливо декларації властива піднесеність стилю, урочистість.
Складання дипломатичних документів на сучасному етапі є однією з важливих і такою, що набуває дедалі більшої ваги, галузей дипломатичної роботи.
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ
1.Розкрийте зміст поняття “дипломатичні документи”. Дайте коротку характеристику цих документів.
2.У чому полягає одна з найважливіших особливостей дипломатичної документації?
3.Яку практичну мету переслідує кожний дипломатичний документ, адресований уряду іншої країни?
4.Яку структуру має більшість текстів дипломатичних документів?
5.Коротко охарактеризуйте особливості тексту дипломатичних документів.
6.Які основні вимоги до лексики та синтаксису ділової документації?
7.Що таке дипломатичне листування?
8.Від імені кого здійснюється спілкування між державами в письмовій формі?
9.Які ви знаєте види дипломатичного листування?
10.Назвіть інші форми дипломатичної діяльності, крім дипломатичного листування.
156
ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ
1. Дипломатичні документи – це:
а) одна із форм дипломатичної діяльності, спрямована на здійснення цілей і завдань зовнішньої політики; б) участь у міжнародних конгресах, конференціях чи нарадах;
в) повсякденне представництво держави за кордоном, здійснюване її посольствами та місіями, і ведення ними політичних та інших переговорів з дипломатичним відомством країни перебування; г) висвітлення в пресі позицій уряду з тих чи інших
зовнішньополітичних питань.
2.Дипломатичні документи випускаються у світ: а) органами виконавчої влади; б) органами самоврядування; в) органами зовнішніх зносин; г) засобами масової інформації.
3.До структурних частин текстів дипломатичних документів належать:
а) протокольна формула; б) пролог; в) смислове ядро;
г) аргументаційна частина; ґ) викладення фактів.
4.Протокольна формула – це:
а) звертання до особи, якій адресований документ, висловлення поваги до адресата на початку документа і заключний комплімент у кінці дипломатичного документа; б) суть документа, відображення позиції держави з того чи іншого питання;
в) виклад причин, наведення підстав, які спонукають, дають право виступити з цим дипломатичним документом; г) точні формулювання, їх відповідність, пропорційність переліченим фактам.
5. Смислове ядро – це:
а) звертання до особи, якій адресований документ, висловлення поваги до адресата на початку документа і заключний комплімент у кінці дипломатичного документа; б) суть документа, відображення позиції держави з того чи іншого питання;
157
в) виклад причин, наведення підстав, які спонукають, дають право виступити з цим дипломатичним документом; г) точні формулювання, їх відповідність, пропорційність переліченим фактам.
6. Аргументаційна частина – це:
а) звертання до особи, якій адресований документ, висловлення поваги до адресата на початку документа і заключний комплімент у кінці дипломатичного документа; б) суть документа, відображення позиції держави з того чи іншого питання;
в) виклад причин, наведення підстав, які спонукають, дають право виступити з цим дипломатичним документом; г) точні формулювання, їх відповідність, пропорційність переліченим фактам.
7.Протокольні формули застосовують у таких документах: а) особистих посланнях глав урядів і держав; б) особистих і вербальних нотах; в) пам’ятних записках, переданих кур’єром; г) посланнях.
8.Обсяг дипломатичного документа визначає:
а) протокольна формула; б) смислове ядро; в) аргументаційна частина;
г) викладення фактів.
9. Дипломатичне листування – це:
а) кореспонденція керівників держави; б) сукупність різного роду офіційної кореспонденції та
документації дипломатичного характеру, за допомогою якої здійснюються зносини між державами, одна з основних форм зовнішньополітичної та дипломатичної діяльності держави; в) листування зовнішньополітичних відомств.
10. Видами дипломатичного листування є: а) послання; б) декларація; в) довідка; г) відозва; ґ) телеграма.
158
ЗМІСТ
ВСТУП………………………………………………………………………..3
ТЕМА 1. Діловодство в управлінській діяльності……………………....4
ТЕМА 2. Організаційні документи……………………………………….27
ТЕМА 3. Розпорядчі документи…………………………………………..36
ТЕМА 4. Довідково-інформаційні документи та вимоги до їх документування……………………………………………50
ТЕМА 5. Документація з кадрово-контрактових питань……………..82
ТЕМА 6. Особисті офіційні документи…………………………………102
ТЕМА 7. Основні вимоги до оформлення спеціалізованої документації. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів…………………………..112
ТЕМА 8. Обліково-фінансові документи……………………………….126
ТЕМА 9. Ділове спілкування: протокол, етикет, організація прийому закордонних делегацій……………………………...136
ТЕМА 10. Дипломатичні документи: загальні вимоги до тексту та мови……………………………………………...147
159