KONSPEKT_z_dilovodstva

12.Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. – 4-те вид. – К.: Либідь, 2000.

13.Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2- ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

14.Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.

15.Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

16.Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

17.Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.

1. Заяви громадян, їх види, особливості оформлення Особисті офіційні документи – це документи, за допомогою яких

громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами.

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права (на чергову відпустку, обмін житлової площі, отримання надбавок до заробітної плати тощо) чи захищають свої інтереси.

Заява про призначення пенсії

Реквізити:

назва установи, структурного підрозділу, до якого звертається громадянин;

назва виду документа;

прізвище, ім’я, по батькові та адреса того, хто подає заяву;

дата народження;

відомості про паспорт (серія, номер);

вид пенсії, яку просять призначити, а також відомості про те, чи отримує той, хто подає заяву, іншу пенсію;

зобов’язання повідомляти відділ соціального забезпечення про вступ на роботу (тимчасову, постійну, сезонну), про зміни в складі сім’ї;

дата;

підпис того, хто складає заяву;

відмітка про реєстрацію документа.

До цієї групи документів відносяться також заява про перерахування пенсії, заява про призначення допомоги багатодітним та одиноким матерям

103

і дітям із малозабезпечених родин, заява про приймання до будинківінтернатів інвалідів і людей похилого віку, заява до органів міліції тощо.

До особистих офіційних документів належать позовні заяви, які подаються до суду в письмовій формі. Наприклад, позовна заява про стягнення аліментів містить такі відомості:

назва суду;

прізвище, ім’я, по батькові позивача, відповідача та їхня домашня адреса або місце проживання;

назва виду документа;

зміст вимоги позивача висвітлює дату реєстрації шлюбу, наявність дітей, рік їх народження; від якого часу відповідач ухиляється виконувати свої батьківські обов’язки та вимоги позивача; аргументовані (документальні) докази, що підтверджують позов;

дата;

підпис позивача.

Зрозуміло, що зміст тексту позовної заяви зумовлюється причиною звернення до суду. Як правило, текст починається із датування факту, події, що є відправними при розгляді справи, наприклад: „17 лютого 2008

року я вступила до шлюбу з відповідачем... і прожила разом з ним до вересня 2008 року” — у заяві про розірвання шлюбу тощо.

У заяві позивач повинен якомога детальніше викласти факти, що стали причиною звернення до суду, представити місце і роль відповідача в картині подій, назвати прізвища свідків, запропонувати матеріальну оцінку шкоди тощо – залежно від змісту заяви з обов’язковим посиланням на відповідні статті кодексів України.

Текст заяви продовжує частина, де сформульоване прохання позивача. Вона виділяється словом „Прошу” посередині рядка. Із великої літери з нового рядка висловлюється прохання, яке починається дієсловом у неозначеній формі, типу: „Зобов’язати відповідача...”, „Визнати мене...”, „Стягнути з відповідача...”, „Розірвати шлюб...” тощо.

Позовна заява до суду має, як правило, додаток. Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки про заробітну плату, свідоцтво про шлюб тощо.

Змістом інших заяв до суду є встановлення юридичних фактів, продовження терміну прийняття спадку, поновлення прав на загублені документи на пред’явника, відшкодування збитків, завданих внаслідок дорожньо-транспортної пригоди чи незаконного засудження, захист честі, гідності та ділової репутації громадянина, оскарження неправомірних дій органів і службових осіб тощо. Такі заяви подаються в письмовій формі. У них зазначаються ті чи інші факти, наводяться докази про необхідність

104

розгляду справи, повідомляються свідчення, що підтверджують ті чи інші факти.

Заява до житлово-комунальних органів про обмін житла також належить до групи особистих офіційних документів.

Реквізити:

прізвище, ім’я, по батькові, посада й місце роботи заявника, його домашня адреса;

належність будинку (відомству, кооперативу тощо);

особливості будівлі (матеріал, поверховість, перекриття);

кількість кімнат, їх розташування (прохідні, суміжні, ізольовані);

освітленість, комунальні зручності (опалення, наявність газу, гарячої води, телефону, сміттєпроводу тощо);

термін проживання в цій квартирі;

номер і дата видачі ордера;

відомості про членів сім’ї.

До заяви додаються письмові згоди членів сім’ї на обмін. Відомості, викладені в заяві, засвідчуються підписами начальника ЖЕКу і головного бухгалтера, ставиться печатка.

2. Вимоги до написання доручення і розписки Доручення (довіреність) – це документ, за яким приватна, офіційна

особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридично значущі дії або представницькі функції з (перед) третіми особами й цим створювати для останнього правові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові). Офіційне доручення укладається на спеціальному чи загальному бланку формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з обов’язковим

зазначенням повної назви організації та її юридичної адреси.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види:

–разові на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати, пенсії, поштового переказу, посилки тощо);

–спеціальні на здійснення приватною чи службовою особою однотипних учинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій у межах певного терміну тощо);

–генеральні (загальні) на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов’язаних з управлінням та володінням нерухомим і рухомим майном, банківських операцій, одержання та

105

надсилання кореспонденції, представницьких функцій у суді тощо із правом передоручення третій особі).

Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) і літерами (генеральне, загальне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо термін дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення не має юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення, може в будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видано, відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.

Текст особистого доручення пишеться в довільні формі, але обов’язково слід зазначити такі відомості:

назва виду документа;

місце укладання, число, місяць, рік – для генерального доручення (літерами й без скорочень);

прізвище, ім’я та по батькові довірителя;

домашня адреса довірителя (для генерального доручення);

прізвище, ім’я та по батькові; дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення;

зміст дій, обов’язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа;

термін дії разового доручення вказується цифрами, а спеціального й генерального – літерами;

підпис довірителя (праворуч);

дата укладання документа для разового доручення пишеться цифрами (ліворуч);

завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖЕКом за місцем його проживання або будь-якою нотаріальною конторою;

посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач;

запис про стягнення державного мита чи гербового збору (для генерального доручення);

номер, під яким зареєстровано документ (для генерального доручення);

печатка організації, закладу, де працює засвідчувач;

дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціального й генерального доручення – літерами (ліворуч).

Усі вільні місця, графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.

106

Зразки:

Доручення

Я, Безсонов Ігор Миколайович, студент економічного факультету групи ЕФ-42 ХНУ, доручаю Петренку Олегові Олексійовичу, за його паспортом серії БА № 447019, виданим 10.03.2005 ЦВМ Індустріального РВХМУУ МВС України в Херсонській обл., отримати в касі університету належні мені гроші для відрядження згідно з наказом №146 від 15.04.2008.

Міністерство харчової промисловості України

Антоновича, який діє на підставі пункту 16 Статуту фабрики, уповноважує юридичного консультанта фабрики Максименка Леоніда Петровича за посвідченням № 425-в представляти інтереси фабрики в усіх установах, підприємствах та організаціях, виконувати всі необхідні дії в інтересах фабрики, бути представником у суді та арбітражі, користуватися всіма наданими позивачеві, відповідачеві й третій особі правами, у тому числі закінчувати справи мировою угодою.

Довіреність чинна до тридцять першого грудня дві тисячі восьмого

Розписка – це документ, що підтверджує певні дії, які мали місце між двома особами чи особою та установою. Наприклад, передачу й одержання документів, грошей, матеріальних цінностей.

Розрізняють приватну розписку, коли особа отримує щось від іншої, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від якоїсь організації, закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але все ж таки треба зазначати такі відомості:

назва виду документа;

107

прізвище, ім’я та по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта), назва документа (із його вихідними даними), що посвідчує особу того, хто дає розписку й підтверджує отримання;

прізвище, ім’я та по батькові (посада й повна назва установи – для службового варіанта) того, кому дається розписка;

конкретне зазначення, у чому дано розписку:

–точне найменування матеріальних цінностей, документів тощо;

–стан (нові, були в користуванні, у робочому стані);

–кількість, вага, вартість, розмір, сума позначаються цифрами, а

вдужках – словами;

у службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності;

дата укладання (ліворуч);

підпис укладача (праворуч);

у приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчується керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою;

дата засвідчення (ліворуч).

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було підписано. У такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

Усі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Укладається розписка лише в одному примірнику.

Зразок:

Розписка

Я, Філонов Юрій Анатолійович (паспорт серії МН № 522012, виданий ЦВМ Київського РВХМУУ МВС України в Харківській обл., прописаний за адресою: вул. Грушевського, 252, кв. 481, Харків-19), одержав від Сімейка Ярослава Артемовича 580 (п’ятсот вісімдесят) гривень. Зобов’язуюся повернути всю суму 16.07.2008.

3. Специфіка укладання заповіту Заповіт – це документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи

(заповідача) щодо розпорядження майном, яке йому належить, на випадок смерті.

108

Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця і часу його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.

Якщо цих умов не дотримано, документ є недійсним. Складається він у 2 примірниках. Один із них залишається в нотаріальній конторі, а інший віддається заповідачеві.

Документ підписується в присутності нотаріуса самим заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт (через фізичні вади, хвороби або з інших причин), то за його дорученням і за присутності його та нотаріуса заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь він складений. При цьому в документі треба зазначити причини, за якими заповідач не підписався власноручно.

Реквізити:

назва виду документа;

місце складання, дата, час;

текст;

кількість примірників;

підпис заповідача;

засвідчення підпису;

печатка.

4. Посвідчення: групи, реквізити Посвідчення – документ, що свідчить про факти діяльності,

повноваження громадян.

Групи:

1.Посвідчення особи.

2.Посвідчення про надання громадянам певних повноважень.

3.Посвідчення про відрядження.

Посвідчення особи – документ, що підтверджує факт діяльності громадян в організації, закладі тощо.

Реквізити:

назва установи, що видала посвідчення;

назва виду документа, його номер;

прізвище, ім’я, по батькові того, кому видано посвідчення, посада;

термін дії;

підпис керівника;

печатка установи;

дата видання.

Обов’язковою є наявність фотографії.

Посвідчення про відрядження – типовий документ, що свідчить про направлення працівника до того чи іншого пункту призначення.

Реквізити:

109

кутовий штамп;

печатка й підпис керівника установи;

позначки про прибуття та вибуття службової особи.

Службова особа не пізніше ніж через три дні після повернення з відрядження зобов’язана подати письмовий звіт (доповідну записку) про результати відрядження й авансовий звіт про витрачені кошти.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1.Які документи відносяться до групи особистих офіційних?

2.Що таке доручення? Які бувають доручення за походженням?

3.Які складові містить заява про призначення пенсії?

4.Які факти можуть виступати змістом позовних заяв?

5.Які відомості подаються в позовній заяві про стягнення аліментів?

6.Які документи можуть бути додатками до позовних заяв?

7.Які дані зазначаються в заявах до ЖЕКу про обмін житла?

8.Які реквізити входять до складу розписки?

9.У чому полягають особливості укладання заповіту?

10.Які існують групи посвідчень?

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1.Документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів, називаються:

а) організаційно-розпорядчі; б) особисті офіційні; в) довідково-інформаційні;

г) кадрово-контрактові.

2.Документ, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права чи захищають свої інтереси, називається:

а) заявою; б) заповітом;

в) дорученням; г) посвідченням.

3.Документ, за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридично значущі дії або представницькі функції, називається:

а) заявою; б) заповітом;

в) дорученням; г) розпискою.

110

4.Документ, що підтверджує певні дії, які мали місце між двома особами чи особою та установою, називається:

а) дорученням; б) розпискою; в) заповітом; г) посвідченням.

5.Документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи щодо розпорядження майном, яке йому належить, на випадок смерті, називається:

а) дорученням; б) заповітом; в) розпискою; г) заявою.

6.Документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян, називається:

а) розпискою; б) заявою; в) дорученням;

г) посвідченням.

7.На які групи поділяються розписки:

а) приватні; б) службові; в) спеціальні; г) генеральні?

8.Типовий документ, що свідчить про направлення працівника до того чи іншого пункту призначення, називається:

а) посвідченням особи; б) посвідченням про надання громадянам певних повноважень;

в) посвідченням про відрядження.

9.Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на:

а) особисті, офіційні; б) разові, спеціальні, генеральні.

10. Які з перерахованих заяв не належать до групи особистих офіційних:

а) заява про вступ до університету; б) заява про стягнення аліментів; в) заява про призначення пенсії; г) заява до ЖЕКу про обмін житла?

111

ТЕМА 7. ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ СПЕЦІАЛІЗОВАНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. ПРИЙМАННЯ, ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

МЕТА: з’ясувати особливості приймання й реєстрації документів у державних установах; визначити основні ознаки спеціалізованих ділових паперів, розвивати навички укладати їх; виховувати в студентів володіння правописними, лексичними, граматичними й етичними нормами діловодства.

ПЛАН

1.Документація з питань оформлення трудової зайнятості: а) реєстрація в службі зайнятості; б) реєстрація підприємницької діяльності.

2.Документи з господарсько-договірної діяльності.

3.Загальне поняття про приймання документів, які надходять до підприємства.

4.Мета попереднього розгляду ділових паперів.

5.,,Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів.

6.Автоматизована та журнальна форми для реєстрації ділових паперів та порядок їх заповнення.

ЛІТЕРАТУРА

1.Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К.,

2005.

2.Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – К.: Центр навчальної літератури, 2003.

3.Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

4.Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

5.Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури,

2006.

6.Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. – 4-те вид. – К.: Либідь, 2000.

7.Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2- ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

112