KONSPEKT_z_dilovodstva

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами (найчастіше його складають у трьох примірниках).

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті. Акти оформляють на загальних чи трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Зразок:

ВАТ „Полтавахіммаш”

про приймання до експлуатації автоматичної стикозварювальної машини

Підстава: наказ директора товариства від 14.06.2007 за № 75-б. Складено комісією:

Голова – начальник механоскладального цеху Загоруйко К.А. Члени комісії: 1.Заступник начальника ремонтного цеху Пугач В.Р.

2. Інженер-технолог Семенов А.А. Присутні: 1. Інженер-конструктор Устинов О.Г.

2.Майстер цеху № 2 Малебчук Я.В.

Уперіод із 10.06.2007 по 15.06.2007 комісія провела перевірку роботи автоматичної стикозварювальної машини з метою встановлення її фактичної продуктивності. Перевірка здійснювалась у п’ятьох режимах.

Виходячи із результатів проведеного обстеження відповідно до «Методичних вказівок щодо визначення основних техніко-економічних показників нової техніки», комісією встановлено:

1.

53

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих осіб чи обставин діяльності підприємств, установ, організацій, закладів тощо.

Залежно від призначення розрізняють два види довідок: особисті та службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи. Відповідно до ст. 49 Кодексу законів про працю України керівник підприємства, установи, організації зобов’язаний видати на вимогу працівника довідку на підтвердження місця його роботи на підприємстві, в установі, організації із зазначенням посади (спеціальності), часу роботи, розміру заробітної плати й інших питань.

Службові довідки складаються на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи і містять інформацію про дії та факти службового характеру. Такі документи повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства тощо.

Службові довідки можуть бути зовнішніми або внутрішніми. Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило,

вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником установи чи організації та завіряються печаткою.

Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше довідки оформляють на бланках організації чи підприємства, до яких вносять від руки індивідуальні відомості.

Реквізити:

назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних);

повна назва організації, установи, що видає довідку;

адресат – посада, назва установи, прізвище, ініціали (для службових);

дата видачі;

місце укладання;

назва виду документа (ДОВІДКА);

порядковий номер (посередині);

54

заголовок до тексту (для службових);

текст;

посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх);

посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про кошти або матеріальні цінності);

печатка (якщо довідку укладено не на бланку) – для зовнішніх.

Утексті зазначають:

–прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видається довідка (у називному відмінку);

–статус, спеціальність, розряд, посада, звання тощо;

–місце проживання (якщо потрібно);

–розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (у разі потреби);

–назву установи, закладу, до яких подається довідка;

–посадовий оклад і місце, куди подається довідка (на прохання

працівника).

Якщо в тексті вказано, куди буде пред’являтися видана довідка, адресата не зазначають. Вимагати від працівника дані про місце, куди буде подано довідку з місця роботи, не дозволяється. Якщо працівник не називає організації, куди він подаватиме довідку, це не є підставою для відмови у виданні довідки.

Текст довідки особистого характеру доцільно починати з прізвища, імені та по батькові у називному відмінку. Рекомендується уникати зворотів типу: ,,…дійсно проживає…”, ,,…дійсно навчається…”, ,,…справді працює …”, ,,…зараз навчається…”, ,,цим повідомляється…”.

Зразок:

Національна академія наук України Центр гуманітарної освіти

вул. Трьохсвятительська, 4, м. Київ, 252001 тел.: (044) 228-3013 10.07.2005

ДОВІДКА № 97

Григорчук Ольга Федорівна працює завідувачем відділу комплектації фондів. Її посадовий оклад складає 750 (сімсот п’ятдесят) грн. на місяць.

Видано для подання до дит’ясел № 6.

55

Оголошення – це документ, у якому міститься необхідна інформація організаційного чи рекламного характеру (повідомлення про час і зміст нарад, необхідність виконати якусь роботу, потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили тощо).

За змістом оголошення поділяються на два види: 1. Організаційні – оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні – оголошення про навчання, роботу, послуги, пропозиції. Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення. Зміст рекламних оголошень розраховано на

широкий загал.

За формою оголошення бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Сучасний рівень поліграфічного виробництва, копіювальної та розмножувальної техніки дає необмежену можливість пошуків найрізноманітніших шрифтових і кольорових варіантів цього документа.

За походженням розрізняють оголошення:

1.Службові – підприємств, навчальних закладів, державних установ, організацій, фірм тощо.

2.Особисті – приватної особи чи групи осіб.

Реквізити:

назва виду документа (ОГОЛОШЕННЯ);

текст;

назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада та прізвище особи, яка дає оголошення (за потреби).

Текст організаційного оголошення містить такі відомості:

–дату;

–час;

–адресу місця проведення;

–організатора (відповідального);

–порядок денний (зміст) заходу;

–коло запрошених осіб;

–умови входу (вільний чи платний);

–способи проїзду (для зовнішніх).

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конкретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Дату бажано виділяти іншим шрифтом (чи кольором). Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропозиції щодо подорожей і відпочинку включають умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

У приватних оголошеннях часто замість назви документа розміщують ключове слово чи словосполучення, які з погляду інформаційного пошуку несуть смислове навантаження і привертають увагу, наприклад: ,,Продам”,

56

,,Обміняю”, ,,Робота за кордоном” тощо. Текст таких оголошень лаконічний. За стилем викладу змісту вони наближаються до реклами.

Зразок:

Оголошення

25 грудня 2007 р. об 11.00 у приміщенні Будинку культури відбудуться звітно-виборні збори членів КСГП „Альтаїр”.

Порядок денний:

1.Звіт голови правління про роботу КСГП „Альтаїр” за 2007 р.

2.Звіт ревізійної комісії.

3.Затвердження основних напрямків діяльності на 2008 р.

4. Вибори правління КСГП.

5. Вибори голови правління КСГП.

6. Різне.

Правління

2.Призначення й основні складові протоколу, витягу з протоколу, службових записок

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

У протоколах зазначають місце і дату проведення зборів, мету, склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок денний питань. Зміст інших протоколів – об’єктивний опис певного факту чи події. Такі протоколи укладають офіційні компетентні особи (протокол санінспектора чи автоінспектора).

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, що засвідчує той чи інший факт. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії чи всі члени виборчої комісії.

За обсягом фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи:

1.Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:»), прізвища, ініціали доповідачів та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ:»).

2.Повні, у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, а також заносять запитання доповідачам і конспективний запис виступів під час обговорення.

3.Стенографічні, у яких усі виступи, репліки, запитання й обговорення зафіксовано дослівно.

Реквізити:

назва виду документа („ПРОТОКОЛ”) – посередині;

порядковий номер протоколу (після назви);

57

назва заходу, засідання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо);

назва установи, організації, закладу чи структурного підрозділу, де відбувається захід;

дата проведення засідання, заходу, зборів (ліворуч). Якщо засідання триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення;

місце проведення (праворуч);

посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори (голова);

посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол (секретар);

кількісний склад учасників заходу. Порядок оформлення цього елементу протоколу такий:

–у протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку фіксують присутніх постійних членів (за алфавітом без зазначення посад), потім – запрошених (із зазначенням їхніх посад). Якщо їх кількість не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх присутніх (за абеткою);

–у протоколі розширених засідань, зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а укладений за абеткою реєстраційний список із прізвищами та ініціалами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

Присутні: 64 особи (список додається);

–у протоколах зборів, конференцій, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і кількість відсутніх. Наприклад:

На обліку в профспілковій організації – 193 члени, присутніх – 184, відсутніх – 9, із них 3 – у відрядженні, 4 – через хворобу, 2 – з невідомих причин;

порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у називному відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали доповідача);

текст;

перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників;

підписи керівників зборів, засідань, конференцій або нарад (голови

й секретаря).

Текст протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти „СЛУХАЛИ:”, „ВИСТУПИЛИ:”, „УХВАЛИЛИ:”. Ці слова подають із нового рядка великими літерами; після них ставлять двокрапку.

58

Перед словом „СЛУХАЛИ:” ставлять римську цифру І (чи ІІ) на позначення розділу (питання порядку денного).

Прізвище, ініціали, посаду чи статус доповідача пишуть із нового рядка в називному відмінку, після яких ставлять тире і викладають зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо текст доповіді стенографується або подається доповідачем, то зазначають „Текст доповіді додається”.

Нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного й стенографічного протоколу) і розділ „ВИСТУПИЛИ:” (без цифри перед ним), який оформляють аналогічно попередньому. Наприклад: Лапін Ю.В.

зазначив, що необхідно поліпшити…(у формі 3-ої особи однини); У виступі зазначалося, що технічні можливості товариства… (у безособовій формі). Якщо виступаючих більше одного, то арабськими цифрами зазначають їх порядок.

У розділі „УХВАЛИЛИ:” повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, котрі нумерують арабськими цифрами з нового рядка. Оформляють цей розділ аналогічно попередньому.

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зборів, повинен бути стислим і лаконічним, але водночас містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Якщо на зборах і конференціях проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: у першому протоколі зазначають склад комісії, а в другому – результати таємного голосування та список осіб, які не брали в ньому участі. Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають результати голосування щодо кожної з кандидатур окремо. Результати голосування записуються так:

ПРОТОКОЛ № 16 загальних зборів трудового колективу

Миргородської ремонтно-експлуатаційної дільниці № 2

59

Присутні: заступник начальника дільниці Бондаренко Г.С., головний спеціаліст НІС ДПІ Ферзенко І.М., інженер-технолог Щукін І.Г., члени трудового колективу – 54 особи (реєстраційний список додається).

Порядок денний:

1. Проведення пусконалагоджувальних робіт при введенні в

експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

СЛУХАЛИ:

Ферзенко І.М. – інформація головного спеціаліста НІС ДПІ про проведення пусконалагоджувальних робіт при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

1.Щукін І.Г. – Запропонував…

2.Абрамов М.П. – Відзначив, що…

УХВАЛИЛИ:

1.Провести до 22.10.2007 пусконалагоджувальні роботи при введенні

вексплуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

2.

Додатки:

1)реєстраційний список на 1 с. в 1 пр.;

2)текст виступу головного спеціаліста Ферзенка І.М. на 3 с. в 1 пр.

Витяг із протоколу – це документ, що містить певну частину протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам на їхню вимогу чи надсилається підприємствам, установам, організаціям на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ);

номер документа, із якого робиться витяг;

назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо);

назва установи, організації, яка проводила збори, засідання, нараду;

дата проведення зборів, засідання (переносять з оригіналу протоколу);

60

місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);

номер питання, що розглядалося, і його суть (як сформульовано в протоколі);

текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося);

посада, прізвище та ініціали тих, хто підписував оригінал (без їх підпису);

посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг;

дата укладання витягу.

Зразок:

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 36 засідання ради трудового колективу Жашківського

хлібоприймального підприємства від 11 травня 2007 р.

Присутні: заступник директора Загородній М.Н., головний бухгалтер Привалова Л.Г., бухгалтер Степура П.Д., трудовий колектив підприємства.

ІІ. СЛУХАЛИ:

3. Мостова О.О. – заява з клопотанням про надання матеріальної допомоги для оздоровлення її неповнолітніх дітей у 2007 році.

УХВАЛИЛИ:

Надати інструкторові-приймальнику Мостовій Ользі Олександрівні матеріальну допомогу в розмірі 950 гривень.

Оригінал підписали:

Службові записки Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної чи

вищої установи (організації), у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про факти чи події, які мали місце, про виконання певної роботи, службового доручення, узятих на себе службових зобов’язань із висновками і пропозиціями.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на:

внутрішні (адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач);

61

зовнішні (адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація).

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні доповідні записки оформляються на бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на:

звітні;

інформаційні;

ініціативні.

Доповідні записки можуть укладатися як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Реквізити:

місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх);

адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у давальному відмінку);

адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає записку (у родовому відмінку);

назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

порядковий номер (для внутрішніх);

заголовок („про…”);

текст;

позначка про наявність додатка, якщо він є (із зазначенням кількості сторінок і примірників);

підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації та укладача (для зовнішніх);

дата укладання.

Текст доповідної записки може поділятися на такі частини:

а) загальну, у якій лаконічно й точно викладають суть події, пропозиції, інформації;

б) описову, у якій аргументовано пояснюють причини, факти, події, учинки тощо; з’ясовують певні положення основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову, де розміщують конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

Пропозиція – це документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить

62