KONSPEKT_z_dilovodstva
.pdf8.Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.
9.Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.
10.Хоменко М.В., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. – Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.
11.Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.
1. Документація з питань оформлення трудової зайнятості:
а) реєстрація в службі зайнятості
Служба зайнятості – це установа, що здійснює реєстрацію громадян України з метою пошуку роботи, професійної перепідготовки, обліку безробітних.
Реєстрація громадян, які шукають роботу, проводиться при пред’явленні ними:
паспорта або документа, що його замінює;
трудової книжки або документа, що його замінює;
документа про освіту.
Загалом для реєстрації у службі зайнятості, оформлення допомоги по безробіттю, для вироблення напрямку в пошукові роботи можуть вимагати такі документи:
1.Паспорт.
2.Свідоцтво про народження (громадяни до 16 років).
3.Військовий квиток.
4.Трудова книжка.
5.Диплом чи посвідчення про закінчення навчального закладу.
6.Довідка з ЖЕКу (органів місцевого самоврядування) про склад сім’ї.
7.Довідка про середньомісячну заробітну плату за два останні місяці роботи.
8.Довідка про сукупний дохід сім’ї.
9.Пенсійне посвідчення.
10.Посвідчення про інвалідність.
11.Довідка про звільнення з місць позбавлення волі або з лікувальнотрудового профілакторію.
12.Листок непрацездатності (довідка).
13.Довідка з ЖЕКу із зазначенням місця постійного проживання. 14.Довідка про самостійне працевлаштування.
15.Довідка про відселення або самостійне переселення з території радіоактивного забруднення.
113
16.Довідки, що підтверджують належність до категорії ,,дітиінваліди”, ,,діти, які залишилися без піклування батьків”.
Якщо особа зареєстрована в службі зайнятості, то вона повинна:
відвідувати центр зайнятості в призначені строки;
сприяти своєму працевлаштуванню – виконувати всі рекомендації працівників центру;
у випадку самостійного працевлаштування негайно повідомити службу зайнятості;
при відмові керівника підприємства, організації прийняти вас на роботу за направленням центру зайнятості повідомити про це службу зайнятості.
Якщо в семиденний строк після реєстрації громадянина він не буде працевлаштований, на восьмий день йому надається статус безробітного з призначенням допомоги по безробіттю. Для цього додатково потрібно представити:
а) довідку про середній заробіток за останні два місяці роботи; б) довідку з податкової інспекції про те , що громадянин не займається
підприємницькою діяльністю; в) довідку із районного відділу соціального забезпечення про те, що
громадянин не отримує пенсії.
б) реєстрація підприємницької діяльності
Підприємницька діяльність може бути пов’язана/не пов’язана зі створенням юридичної особи.
Юридична особа – організація, підприємство, установа, що має відокремлене майно, може від свого імені набувати майнових та особистих немайнових прав і виконувати обов’язки, бути позивачем і відповідачем у суді, арбітражі або в третейському суді.
Підприємець — особа, наділена правом займатися індивідуальною трудовою діяльністю в матеріальних інтересах із дотриманням юридичних прав та обов’язків у трудовому праві.
Для того, щоб стати суб’єктом підприємницької діяльності зі створенням юридичної особи, треба підготувати такі документи:
1.Рішення власника (власників) майна або уповноваженого ним (ними) органу про створення юридичної особи (окрім приватного підприємства). Якщо власників або уповноважених ними органів два і більше, таким рішенням є установчий договір, а також протокол установчих зборів (конференцій) у випадках, передбачених законом.
2.Статут, якщо відповідно до законодавства, це необхідно.
3.Реєстраційну картку встановленого зразка, що є одночасно заявою про державну реєстрацію.
4.Довідку банківської установи, що свідчить про внесення статутного фонду суб’єкта частки, передбаченої законодавством.
114
5.Документ, що засвідчує внесення сплати за державну реєстрацію.
6.Заяву на ім’я заступника голови держадміністрації міста (району) з проханням про реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності.
7.Якщо засновником (одним із засновників) є іноземна юридична особа, то нею подається документ, що свідчить про її реєстрацію (витяг із торговельного, банківського або судового реєстру). Цей документ повинен бути засвідчений відповідно до законодавства країни його видання, перекладений українською мовою та легалізований у консульській установі Україні; зазначений документ може бути також засвідчений у посольстві відповідної держави в Україні та легалізований у Міністерстві закордонних справ.
8.Якщо власником (або одним із власників) суб’єкта підприємницької діяльності є юридична особа, додатково подається нотаріально посвідчена копія свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи.
9.Два швидкозшивачі.
Громадяни, які мають намір здійснювати підприємницьку діяльність
без створення юридичної особи, подають такі документи:
1.Реєстраційну картку (яка водночас є заявою про державну реєстрацію).
2.Копію довідки про присвоєння ідентифікаційного номера фізичної особи — платника податків та інших обов’язкових платежів.
3.Документ, що засвідчує внесення сплати за державну реєстрацію (квитанцію або платіжне доручення).
4.Дві фотокартки.
Реєстрація проводиться протягом п’яти робочих днів з дня надходження документів.
Після реєстрації підприємницької діяльності слід:
1.Стати на облік в міському управлінні статистики.
2.Нотаріально засвідчити статут та установчий договір із відміткою держадміністрації району (міста).
3.Стати на облік у пенсійному фонді.
4.Стати на облік у центрі зайнятості.
5.Стати на облік у податковій інспекції району (міста).
6.Відкрити розрахунковий рахунок у банківській установі.
7.Одержати дозвіл на виготовлення печатки в районному (міському) відділі внутрішніх справ.
8.Повідомити орган державної реєстрації суб’єктів підприємницької діяльності про присвоєння міськстатом ідентифікаційного коду.
У разі скасування державної реєстрації до відділу реєстрації суб’єкта підприємницької діяльності подають:
115
1.Заяву на ім’я заступника голови держадміністрації району (міста)
зпроханням скасування державної реєстрації шляхом виключення його суб’єкта з Реєстру суб’єктів підприємницької діяльності.
2.Акт ліквідаційної комісії.
3.Довідку аудитора, якщо це необхідно відповідно до вимог законодавства для перевірки достовірності ліквідаційного балансу.
4.Довідку з установи банку про закриття рахунку.
5.Довідку з податкової установи про зняття з обліку.
6.Довідку з органу внутрішніх справ про здавання печаток і
штампів.
7.Публікацію в пресі про ліквідацію суб’єкта підприємницької діяльності.
8.Довідку з архіву про прийняття документів, що підлягають довгостроковому зберіганню.
9.Свідоцтво про державну реєстрацію (оригінал).
10.Свідоцтво міськстату про державну реєстрацію (оригінал).
11.Статут (оригінал).
12.Установчий договір (оригінал).
2. Документи з господарсько-договірної діяльності
В основі нових умов господарювання і розвитку ринкових відносин лежить економічна самостійність підприємств, і договір між ними є одним із важливих засобів міжвиробничих зв’язків. Цивільний кодекс передбачає такі види договорів: поставки, купівлі-продажу, закупівлі сільськогосподарської продукції, позики, оренди приміщень, підряду, спільної діяльності тощо.
Договір — це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома сторонами про встановлення яких-небудь відносин і регулює ці відносини; має відповідати закону за змістом і за формою. Договір вважають укладеним тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів і оформили відповідну документацію.
Договір може бути укладеним між державними, кооперативними або громадськими організаціями, підприємствами чи установами, а також громадянами. Якщо в договірні відносини вступають організація (підприємство) та громадянин, то договір називають трудовою угодою. Укладаються договори у декількох (2-4) примірниках і засвідчуються печатками установ чи організацій — сторін договору.
Текст договору можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, підпункти.
Нумерацію здійснюють арабськими цифрами. Реквізити:
назва виду документа (ДОГОВІР);
дата;
116
індекс;
місце складання;
заголовок до тексту;
текст;
юридичні адреси сторін;
підписи;
печатки.
У вступній частині тексту договору зазначають найменування сторін, що його укладають, посади, прізвища та ініціали осіб, які його підписують, вказують відповідні повноваження. Далі подають опис предмета договору, виклад порядку розгляду суперечок, проставляють загальну суму договору, термін його дії.
Договір оренди обладнання. У пункті 1 цього договору повинно бути детально описано обладнання, що передається в оренду. Тут треба також зазначити: чи передається обладнання фізично, чи орендар допускається до користування ним. В останньому випадку обумовлюються додаткові умови: час використання, ліміт споживання електроенергії тощо.
Орендна плата встановлюється за згодою сторін при відсутності централізовано встановлених розцінок. Термін дії договору оренди встановлюється сторонами на термін, як правило, не менше 5 років.
Реквізити:
назва виду документа (ДОГОВІР);
місце укладання (ліворуч);
дата (праворуч);
сторони договору (орендар, орендодавець);
текст;
юридичні адреси сторін;
підписи;
печатки.
Структура тексту договору оренди обладнання
1.Предмет договору.
2.Обов’язки сторін.
3.Розрахунки.
4.Відповідальність сторін.
5.Термін дії договору.
Протоколи розбіжностей оформляються на основі договорів поставки. Договір поставки — це договір, за яким організація-постачальник зобов’язується передати в певні терміни організації-покупцеві (замовнику) у власність або оперативне управління певну продукцію, а організаціяпокупець зобов’язується прийняти продукцію до оплати за встановленими
цінами.
117
Сторонами договору поставки можуть бути державні, кооперативні, громадські, орендні й інші організації та підприємства.
Реквізити:
назва виду документа (ДОГОВІР);
місце і дата укладання договору;
вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена й по батькові осіб, що підписують договір, із зазначенням їх повноважень);
предмет договору (точна назва, кількість і в разі необхідності асортимент продукції, що підлягає постачанню);
характеристика якості й комплектність продукції;
вимоги, що ставляться до тари й упакування;
зазначення цін на продукцію;
термін і порядок відвантаження продукції;
порядок розрахунків;
порядок кількісного й якісного приймання продукції;
додаткові умови договору;
вказівки на майнову відповідальність за невиконання зобов’язань постачальником або споживачем;
виклад порядку розгляду суперечок;
загальна сума договору;
загальний термін дії договору;
юридичні адреси сторін, що укладають договір;
підписи й печатки сторін, що уклали договір.
Договір про матеріальну відповідальність — це договір, за яким одна сторона (матеріально відповідальна особа) бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов’язується дотримуватися встановлених правил їх приймання, зберігання, відпускання й обліку, а інша сторона (підприємство або організація, якій належать матеріальні цінності) зобов’язується створити матеріально відповідальним особам нормальні умови праці й виробництва, що забезпечує схоронність зданих ним на зберігання матеріальних цінностей.
Укладений договір про матеріальну відповідальність забезпечує беззаперечне стягнення з матеріально відповідальних осіб вартості матеріальних цінностей, нестача яких виявляється. Такі договори підписують при призначенні матеріально відповідальних осіб на роботу.
Реквізити:
назва виду документа (ДОГОВІР);
місце і дата укладання договору;
назви сторін (адміністрація, працівник) – посади, прізвища, імена
йпо батькові тих, хто укладає та підписує договір;
118
зобов’язання матеріально відповідальної особи;
зобов’язання підприємства (організації);
термін дії договору;
адреси сторін;
підписи осіб, що укладають договір;
печатка підприємства (організації).
Такий документ укладається у двох примірниках: 1-й примірник зберігається у відділі кадрів підприємства (організації) в особовій справі матеріально відповідальної особи, а 2-й примірник передається працівникові, що підписав договір.
Договори візуються юрисконсультом і головним (старшим) бухгалтером підприємства (організації).
Договір підряду — це договір, за яким підприємство (організація)- підрядник зобов’язується виконати певний обсяг робіт підприємству (організації)-замовнику.
Реквізити:
назва виду документа (ДОГОВІР);
місце і дата укладання договору;
вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена та по батькові осіб, що підписують договір, із зазначенням їх повноважень);
предмет договору (точне зазначення виду виконуваних робіт);
термін виконання робіт;
вимоги до виконуваних робіт;
загальна сума договору;
вартість робіт;
виклад порядку розгляду суперечок;
юридичні адреси сторін;
підписи й печатки сторін, що уклали договір.
Додатками до договору, як правило, є особливі умови договору, графіки здавання робіт, передавання Замовником устаткування, матеріалів. Ними можуть бути внутрішньобудівельний титульний список, довідка про забезпечення та фінансування робіт тощо.
Договір про спільну діяльність є універсальним і може укладатися між двома й більше організаціями (підприємствами, кооперативами) на проведення різних робіт (дослідів) для досягнення спільної господарської або наукової мети, як-от: спільне дослідження, будівництво, експлуатація підприємств, будівель, споруд, доріг тощо.
Для цього сторони визначають розмір і характер внесків: грошові, майнові (сировина, обладнання), трудова участь.
Одна зі сторін за договором може виступати ініціатором його укладання, брати на себе виконання організаційних, координаційних,
119
посередницьких та інших функцій (п. 1.3 договору). Слід зазначити, яка з організацій використовує результати спільної діяльності, права інших учасників договору, порядок розподілу прибутку (п. 1.6).
У розділі 2 договору треба визначити обов’язки кожної зі сторін залежно від характеру спільної діяльності. Тут можна зазначити порядок здавання й приймання робіт (етапів).
Порядок розрахунків при укладанні договору між кількома учасниками визначається в кожному конкретному випадку залежно від його характеру, джерел фінансування та інших умов. При визначенні відповідальності сторін повинно бути, як правило, передбачене сплачування штрафу (тверда грошова сума) або недотримки (% від суми невиконаного зобов’язання) за несвоєчасне виконання робіт, оплати.
Реквізити:
назва виду документа (ДОГОВІР);
місце укладання (ліворуч);
дата (праворуч);
сторони;
текст;
юридичні адреси сторін;
підписи;
печатки.
Структура тексту договору про спільну діяльність
1.Предмет договору.
2.Обов’язки сторін.
3.Розмір і порядок оплати.
4.Відповідальність сторін.
5.Термін дії договору.
3. Загальне поняття про приймання документів, які надходять до підприємства
Уся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби діловодства.
У канцелярії розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають надпис ,,особисто” чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номерові документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо
120
виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти й додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, дату відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.
Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.
4. Мета попереднього розгляду ділових паперів
Усі документи, що надійшли до підприємства (установи), підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії або спеціально призначеною для цього особою (секретарем чи офісменеджером).
Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання або в перший робочий день (у разі їх надходження у неробочий час). Доручення вищих органів правління, телеграми й телефонограми необхідно розглядати негайно.
Здійснюючи попередній розгляд документів, варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами руху документів.
Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.
5. ,,Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів
Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовних позначень (реєстраційних індексів) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєструються ділові папери з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання й оперативного використання наявної в них інформації.
121
Реєстрації підлягають усі документи, які потребують обліку, виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і приватних осіб. Місце реєстрації документів визначається ,,Інструкцією з діловодства” установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. До цього переліку можуть входити:
листи, що надійшли, і копії до відома;
телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;
графіки, наряди, заявки;
зведення та інформації до відома;
рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;
листи-вітання та запрошення;
форми статистичної звітності;
друковані видання (книги, журнали, бюлетені) тощо.
Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні документи реєструють у день надходження або не пізніше наступного дня (якщо документ надійшов у неробочий час), вихідні та внутрішні – у день підписання чи затвердження. У разі передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого, повторно він не реєструється. Реєстрація ділових паперів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора й змісту.
6. Автоматизована та журнальна форми для реєстрації ділових паперів та порядок їх заповнення
Для реєстрації усіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500 – 600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило,
складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або сторонами виконання.
За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:
–урядових документів;
–наказів керівника установи з основного складу;
–наказів щодо особового складу;
–відряджень;
122