Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

KONSPEKT_z_dilovodstva

.pdf
Скачиваний:
13
Добавлен:
05.03.2016
Размер:
1.4 Mб
Скачать

ВСТУП

Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній діяльності організації сприяє скороченню часу на складання, опрацювання й пошук документів, встановленню чіткого контролю за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений та належним чином оформлений документ – це свідчення певного рівня культури управлінця.

Дисципліна „Діловодство” введена в програму вищих навчальних закладів України. Її завдання полягає в тому, щоб допомогти майбутньому управлінцю опанувати прийомами роботи з організаційно-розпорядчими документами. Метою курсу є формування у студентів теоретичних знань про систему документообігу сучасної організації та практичних навичок роботи з документами різних видів та груп.

Узапропонованому конспекті лекцій зроблено спробу узагальнити й систематизувати теоретичний матеріал із діловодства для кращого засвоєння студентами класифікації, призначення, правил укладання та оформлення основних видів службових документів на основі чинних державних і міжнародних стандартів.

Упроцесі вивчення курсу студент повинен знати:

-суть діловодства як невід’ємної частини процесу управління та його структуру;

-нормативно-методичну базу сучасного діловодства;

-класифікацію документів;

-правила складання та оформлення службових документів;

-технологію підготовки та роботи з документами різних груп;

-правила підготовки номенклатур справ;

-правила оформлення та зберігання справ;

-організацію документообігу на підприємстві.

Після вивчення дисципліни студент повинен вміти:

-складати документи різних груп, правильно оформлювати необхідні реквізити;

-виконувати операції з документами в процесі документообігу;

-оформлювати справи;

-складати номенклатуру справ організації.

Основними організаційними формами вивчення дисципліни є лекції (20 год.), практичні заняття (16 год.), самостійна робота (72 год.) та контролюючі заходи: тестові самоконтролі, поточні тестові контролі, ситуативні комплексні завдання, залік.

3

ТЕМА 1. ДІЛОВОДСТВО В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

МЕТА: розкрити сутність поняття „діловодство”, схарактеризувати його структуру, ознайомити з класифікацією ділових паперів; розвинути і вдосконалити в студентів навички з організації роботи з документами; виховати майбутніх спеціалістів ділової сфери.

ПЛАН

1.Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції.

2.Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами.

3.Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах.

4.Рівні стандартизації і структура тексту документа.

5.Правила підготовки і написання ділових паперів.

6.Основні реквізити документів згідно з держстандартом.

7.Правила оформлення реквізитів.

ЛІТЕРАТУРА

1.Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К.,

2005.

2.Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

3.Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

4.Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

5.Культура фахового мовлення: Навчальний посібник / За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2005.

6.Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. – К.: Каравела, 2005.

7.Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

8.Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП,

1997.

9.Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2- ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

10.Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.

4

11.Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

12.Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.

1.Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції

Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінських дій.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, упровадження раціональних прийомів роботи.

Складовими частинами діловодства є система документації, документування та організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, що взаємодіють та являють собою цілісні утворення із певними специфічними рисами. Особливість різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: зовнішньоекономічна, банківська, дипломатична, юридична тощо.

Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, укладання, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Загальне управління організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства

взакладах покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.

Упрактиці управління існують такі види служб діловодства: управління справами – у міністерствах, відомствах, корпораціях; загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими

організаціями; канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, державними стандартами на різноманітні групи ділових паперів.

5

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювальнорозмножувальне бюро; архів. Організаційно й методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів й обчислювальний центр.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з діловими паперами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки.

Відповідно до цих завдань служба діловодства:

розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів ділових паперів, забезпечує документаційне й організаційнотехнічне обслуговування роботи колегіальних органів;

організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

здійснює уніфікацію систем документації і ділових паперів з урахуванням можливості їх машинної обробки;

контролює якість підготовки й оформлення документів, їх

своєчасне виконання в установі.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням ділових паперів.

Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.

2. Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами

Документ (від лат. зразок, взірець, спосіб доказу) – це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людей; матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в заведеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Ділові папери широко використовуються в нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

6

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження певної інформації.

Соціальна – діловий папір є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (організаціями, підприємствами, фірмами тощо).

Культурна – діловий папір є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських ділових паперів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим тощо), які спеціально створюються для реалізації завдань керівництва.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які ділові папери, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина ділових паперів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість ділових паперів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами:

Ознаки класифікації

 

Групи

 

 

 

За найменуванням

заява,

лист, довідка, інструкція, протокол

 

тощо.

 

 

 

 

7

За змістом і

загальні, з адміністративних питань;

спеціалізацією

спеціалізовані з фінансово-розрахункових і

 

комерційних питань, бухгалтерського обліку та

 

ін.

 

 

За призначенням

організаційні, розпорядчі, кадрово-контрактові,

 

довідково-інформаційні, господарсько-

 

договірні, особисті офіційні, обліково-

 

фінансові, господарсько-претензійні тощо.

 

 

За походженням

службові – укладаються працівниками, які

 

офіційно уповноважені від імені установи це

 

робити, для вирішення службових питань;

 

особисті – укладаються будь-якою особою для

 

вирішення індивідуальних питань

 

 

За місцем укладання

внутрішні – мають чинність у межах установи,

 

де їх укладено;

 

зовнішні – є чинником або результатом

 

спілкування з іншими організаціями, особами.

 

 

За напрямом

вхідні, що надходять до закладу;

 

вихідні, що адресовані за межі установи.

 

 

За формою і ступенем

стандартні – укладаються на трафаретних,

стандартизації

бланкових паперах із захисними символами в

 

суворо регламентованій послідовності

 

(паспорт, свідоцтво, атестат, диплом);

 

нестандартні – лише певна частина даних

 

готується заздалегідь (довідка, перепустка,

 

типові листи);

 

індивідуальні – укладаються за загальними

 

принципами й формою, але автор довільно

 

добирає та компонує мовні засоби залежно від

 

конкретної ситуації (автобіографія, звіт,

 

оголошення).

 

 

За джерелами виникнення

первинні;

 

вторинні.

 

 

За носієм інформації

на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці,

 

дискеті.

 

 

За способом фіксації

письмові, графічні, фото-, кіно-,

інформації

фонодокументи.

 

 

8

За технікою відтворення

рукописні,

 

відтворені механічним способом.

 

 

За секретністю

звичайні – для загального користування;

 

для службового користування;

 

секретні;

 

цілком секретні.

 

 

За терміном виконання

звичайні безстрокові – виконуються в порядку

 

загальної черги;

 

термінові – укладаються за визначеним

 

завчасно терміном виконання, а також

 

телеграми, телефонограми тощо;

 

дуже термінові – зі спеціальною позначкою

 

терміну.

 

 

За складністю

прості – відображають одне питання чи факт;

 

складні – містять два і більше питань чи

 

фактів.

 

 

За стадіями створення

оригінали – перші або єдині примірники

 

офіційних документів;

 

копії – ділові папери, у яких точно відтворено

 

інформацію інших документів, а також усі їхні

 

зовнішні ознаки або частину їх і відповідним

 

чином оформлені.

 

Різновиди копій:

 

відпуск (повна копія вихідного документа,

 

виготовлена водночас з оригіналом через

 

копіювальний папір);

 

витяг (копія офіційного ділового папера, що

 

відтворює певну його частину й відповідно

 

засвідчена);

 

дублікат (повторний примірник документа,

 

який має юридичну силу оригіналу).

 

 

За строками зберігання

постійного (70 років), тривалого (понад 10

 

років), тимчасового (до 10 років).

 

 

За юридичною силою

справжні – чинні, нечинні (що готуються в

 

установленому законом порядку за всіма

 

правилами);

 

підробні – фальсифікати (у яких зміст чи

 

оформлення не відповідає істині).

 

 

9

3. Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах

До слова в документації насамперед ставляться такі дві вимоги: воно повинно бути вмотивованим і відповідати нормам української літературної мови. Розглянемо найголовніші принципи, яких слід дотримуватися при підготовці тексту документа. Це – об’єктивність змісту, логічна послідовність, повнота інформації, точність викладу, свобода від суперечностей, переконливість, лаконічність.

Об’єктивність змісту документа проявляється у викладенні фактів, що відображають справжній стан речей. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи – установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться від третьої особи (,,Університет просить...”, ,,Міністерство не заперечує...”, ,,Заводові потрібні...”). Можлива також безособова форма (,,Просимо...” тощо).

Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі, зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові.

Разом із тим, не слід впадати і в іншу крайність – у повне знеособлення усіх типів документів (насамперед, це стосується ділового листа, пояснювальної записки, доручення тощо). Таким чином, об’єктивність забезпечується точно знайденими пропорціями для кожного виду документа.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах документів, де зовсім виключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єктивні (експресивні) елементи: прояви роздратування, незадоволення, привнесення особистого ставлення до справи у текст ділового папера.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами. Логічна послідовність ділового папера може реалізуватися за допомогою протиставлення (найчастіше виражається словами ,,проте”, ,,однак”), виявлення й логічного підкреслення черговості

(,,одночасно”, ,,спочатку”, ,,потім”), мети (,,із цією метою”, ,,для цього”, ,,тому”), результативності (,,отже”, ,,таким чином”, ,,у результаті”, ,,загалом”), конкретизації якогось місця у документі (,,наприклад”, ,,зокрема”, ,,як-от”).

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка та її словесне вираження якомога щільніше поєднувалися, збігалися.

Повним називають діловий папір, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається.

10

Точність у документі досягається за допомогою такого добору слів, словосполучень, формулювань у тексті, який виключає подвійне тлумачення його змісту.

Свобода від суперечностей – чи не найважливіша вимога серед усіх. Суперечності в діловому папері проявляються в тому, що обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, русизми в українському тексті), що утруднює сприймання, або коли наведені в тексті аргументи суперечать один одному чи взаємовиключаються.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням усього змісту документа, складанням його плану, добором аргументів.

Лаконічним називається той текст, у якому немає зайвих слів, повторень, багатослівної аргументації.

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в діловому папері думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних.

Переконливість є надзвичайно важливою рисою документів: так, наприклад, переконливо, аргументовано укладений діловий лист може прискорити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань тощо.

4. Рівні стандартизації і структура тексту документа

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії.

1.Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв’язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин і змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика тощо).

2.Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка тощо).

3.Документи з високим ступенем стандартизації, що мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, котрими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт тощо).

Бланки цих ділових паперів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки).

11

Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації, послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.

Розповідь – спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хронологічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цього принципу є лише наголошування залежності роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій (напр.: автобіографія, протокол, характеристика).

Опис – це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (напр.: акт, наказ, розпорядження, постанова).

Міркування – це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводить певне положення шляхом причиннонаслідкових зв’язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв’язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (напр.: службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція).

Текст документа складається з таких логічних елементів:

1)вступу (зазначається привід, що призвів до написання ділового папера, викладається історія питання);

2)доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3)закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ). Текст ділового папера, що складається з самого закінчення,

називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, –

складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ, закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

5. Правила підготовки і написання ділових паперів

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1.Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2.Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

автобіографія (Я, ..., народилася, ... навчаюсь ...);

заява (Прошу зарахувати ..., працюю на посаді ...);

наказ (Наказую ...);

12

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]