KONSPEKT_z_dilovodstva

23

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1.Сформулюйте визначення поняття „діловодство”.

2.Назвіть складові частини діловодства.

3.Що являє собою служба діловодства?

4.Які існують види служб діловодства в практиці управління?

5.Які функції виконує служба діловодства?

6.Що таке реквізит?

7.Назвіть загальні функції ділових паперів.

24

8.Перерахуйте специфічні функції документа. Розкрийте їх зміст.

9.Які вимоги до слова ставляться при написанні ділових паперів?

10.Які реквізити використовують для укладання документів?

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Структуру діловодства складають:

а) система документації, документування, організація роботи з документами; б) управління справами, загальний відділ, канцелярія;

в) класифікація документів, реквізити, формуляри-зразки.

2. До складу служби діловодства входять:

а) управління справами, загальний відділ, канцелярія; б) підрозділ з обліку та реєстрації документів, копіювальномножильне бюро, архів.

3.Матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу, називається:

а) реквізитом; б) документом;

в) формуляром-зразком.

4.За призначенням документи поділяються на:

а) загальні, спеціалізовані; б) організаційні, розпорядчі, кадрово-контрактові, довідковоінформаційні;

в) стандартні, нестандартні, індивідуальні.

5.За місцем виникнення ділові папери поділяються на: а) внутрішні, зовнішні; б) вхідні, вихідні;

в) стандартні, нестандартні, індивідуальні.

6.За способом фіксації інформації документи поділяються на: а) письмові, графічні, фото-, кіно-, фонодокументи; б) на папері, диску, магнітній стрічці, дискеті; в) рукописні, відтворені механічним способом.

7.За джерелами виникнення ділові папери поділяються на:

а) звичайні, для службового користування, секретні, цілком секретні; б) стандартні, нестандартні, індивідуальні;

в) первинні, вторинні.

25

ТЕМА 2. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

МЕТА: схарактеризувати організаційну документацію як таку, що призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих організацій та установ; розвивати в студентів навички укладання цих документів; виховувати культуру писемного ділового спілкування.

ПЛАН

1.Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках.

2.Положення: види, структура тексту, реквізити.

3.Статут як юридичний акт, що регулює основи організації і діяльності установ.

4.Інструкція: групи, особливості укладання.

5.Правила як службовий документ організаційного характеру.

ЛІТЕРАТУРА

1.Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К.,

2005.

2.Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – К.: Центр навчальної літератури, 2003.

3.Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

4.Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

5.Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ „БАО”, 2006.

6.Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

7.Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

8.Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.

9.Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те

вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

10.Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

11.Хоменко М.Ф., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

27

1. Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційна документація. Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності й призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм установ.

Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Формуляр-зразок — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання , формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструктивної сітки та основні реквізити. Сукупність деяких реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги документа. Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка

документа, що використовується для заповнення основними реквізитами. Береги документа — це площі, призначені для закріплення

документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.

За державним стандартом установлено такі розміри берегів формуляра-зразка: лівого — 20 мм, правого — не менше 8мм, верхнього — не менше 10 мм, нижнього — не менше 8 мм. Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2,20 (емблема організації, позначка про контроль), а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений для збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставлення сторінок (вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв), нанесення реквізитів 1,4,5 (Державний Герб, код підприємства, код форми документа); нижній —для нанесення реквізитів 29,30,31 (позначка про виконання документа, відмітка про перенесення даних на машинний носій, позначка про надходження).

Бланк документа — це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією й місцем, залишеним для змінної.

Установлено 2 види бланків:

1)загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень

тощо);

2)для службових листів.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів існує два варіанти розташування реквізитів:

кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша;

28

поздовжнє — постійні реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша.

Кутове і поздовжнє, у свою чергу, може бути:

флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

У разі виготовлення бланків для службових листів обов’язково наносять реквізити 1 – 3, 6 – 9, трафаретні частини реквізитів 11 – 13.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка треба продублювати цією мовою. На бланках із кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкуються постійні реквізити державною мовою, а нижче — іноземною. На бланках із поздовжнім розташуванням постійні реквізити друкуються ліворуч державною мовою, праворуч — іноземною.

У разі виготовлення загальних бланків обов’язкове нанесення реквізитів 1 – 3, 6 – 8, також можуть наноситись трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14.

На основі загального бланка можна виготовляти бланки для окремих видів документів (наказів, розпоряджень тощо), які доповнюють реквізитом 10 (друкують великими літерами).

2.Положення: види, структура тексту, реквізити

Положення — це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їхніх структурних підрозділів, а також установ, організацій і підприємств, що їм підпорядковуються.

За змістом розрізняють такі положення:

–положення про установи та їхні структурні підрозділи;

–положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;

–положення про організацію й проведення різних заходів (культурних і спортивно-масових заходів, конкурсів, оглядів),

структуру і зміст яких визначають установи, що є організаторами. Групи:

1.Типові — розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, фірм (затверджуються вищим органом управління).

2.Індивідуальні — створені за вказівкою керівництва на підставі типових безпосередньо на підприємствах (затверджуються керівником організації).

Реквізити:

Державний Герб України;

назва відомства;

гриф затвердження;

назва організації;

29

назва структурного підрозділу;

назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ);

дата;

індекс;

місце видання;

заголовок до тексту;

текст;

підпис;

відмітка про погодження.

Структура тексту положення про структурний підрозділ

1.Загальні положення.

2.Основні завдання і функції.

3.Права та обов’язки.

4.Керівництво.

5.Взаємовідносини.

6.Майно, кошти.

7.Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

8.Реорганізація та ліквідація.

Положення набуває чинності з дня його затвердження.

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту можна поєднувати з назвою виду документа: „Положення про Міністерство фінансів України".

Текст положення поділяється на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

3. Статут як юридичний акт, що регулює основи організації і діяльності установ

Статут — це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності; це зведення правил, які регулюють основи організації, діяльності установ певної галузі господарства або державного управління.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів (для товариств з обмеженою відповідальністю, приватних і малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, указаної в статуті), де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

30

Лише після реєстрації підприємство має право розпочинати свою діяльність.

Статути бувають:

1.Типові — розробляються для однотипних підприємств, затверджуються вищими органами державної влади та управління, з’їздами громадських організацій.

2.Індивідуальні — створюються для певної організації шляхом конкретизації типових і затверджуються вищою установою, якій підпорядковуються.

Статути після їх затвердження підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити:

гриф затвердження вищою установою чи органом управління;

назва виду документа (СТАТУТ);

дата;

місце укладання;

заголовок;

текст;

відмітка про погодження;

відмітка про реєстрацію.

Структура тексту статуту підприємства

1.Загальні положення.

2.Мета і завдання діяльності.

3.Функції.

4.Утворення й використання коштів. Майно підприємства.

5.Управління.

6.Створення та використання пайового фонду.

7.Членство, права й обов’язки.

8.Звіт, звітність і контроль.

9.Виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяльність.

10.Реорганізація та ліквідація.

Текст статуту поділяється на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби до нього слід уносити доповнення та зміни.

Мета створення й діяльність підприємства, що відображаються в статуті, не повинні суперечити чинним законам України.

Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом. Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям,

31

представникам податкової інспекції, партнерам по бізнесу. Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, які створюються на підприємстві.

4. Інструкція: групи, особливості укладання Інструкція — правовий акт, який створюється органами державного

управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності й відносин установ, службових осіб.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

1.Такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу.

2.Посадові — це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує

умови для його ефективної праці.

Текст інструкції викладається у вказівно-наказовому стилі із формулюваннями типу „повинен, слід, необхідно”. Текст даного документа повинен бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування.

Зміст викладають від 2-ї, 3-ї особи, рідше в безособовій формі. Датою інструкції є дата її затвердження керівником установи. Готують інструкцію не менш як у двох примірниках на загальному або спеціальному бланку або на чистих аркушах формату А4 (якщо не виходить за межі підприємства).

Реквізити:

гриф затвердження;

назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ);

дата;

індекс;

місце складання чи видання;

заголовок до тексту;

текст;

позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

підпис (керівника підрозділу-розробника);

гриф погодження (у разі потреби);

візи (у разі потреби);

позначка про виконавця (у разі потреби).

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові організації.

Усі зміни до інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству.

32