KONSPEKT_z_dilovodstva

10.Хоменко М.Ф., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

11.Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.

1. Контракт, трудова угода. Особливості їх укладання й оформлення

Документація з кадрово-контрактових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, установи чи закладу, зафіксовану в автобіографіях, характеристиках, наказах про особовий склад, заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, контрактах, трудових угодах.

Кадрово-контрактова документація ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона виділена в окрему групу, що зумовлено її надзвичайною важливістю та особливостями документування.

До таких документів належать: контракти, трудові угоди, особові листки з обліку кадрів, особові картки, заяви (про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки тощо), трудові книжки, накази щодо особового складу, автобіографії, резюме та характеристики.

Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між організацією, установою чи підприємством і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності.

Через контракти громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України „Про підприємство”, „Про власність”.

Положення про порядок укладання контрактів під час прийняття (наймання) на роботу працівників, затверджене Кабінетом Міністрів України від 19 березня 1994 р. №170, визначає порядок укладання контрактів із працівниками незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності підприємства чи установи.

Реквізити:

назва виду документа (КОНТРАКТ) із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов’язків…, на управління підприємством, на організацію і ведення бухгалтерського обліку в товаристві тощо);

дата;

місце підписання;

орган, що наймає працівника (керівника);

посада, прізвище, ім’я та по батькові того, кого наймають;

текст;

підписи сторін – укладачів контракту;

печатка.

83

Структура тексту контракту

1.Загальні положення.

2.Функції та обов’язки працівника (керівника), де зазначаються:

–основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці;

–зобов’язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.

3.Компетенція і права працівника (керівника).

4.Формування й умови діяльності дирекції (апарату) підприємства.

5.Матеріальне та соціально-побутове забезпечення працівника (керівника), де зазначаються:

–посадовий оклад (тарифна ставка) за певний період;

–надбавка та інші виплати;

–компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок;

–щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної відпустки;

–додаткові пільги, компенсації, гарантії.

6.Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається:

–яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов’язків;

–порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства.

7.Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається:

–як можуть вноситися зміни та доповнення до контракту;

–дострокове розірвання контракту;

–припинення дії контракту.

8.Термін дії та інші умови контракту. Відповідно до Рекомендацій Мінпраці України від 14.01.92 № 01 контракт може бути укладено на термін до 5 років (але не менше, ніж на 1 рік).

9.Адреси сторін та інші відомості.

Порядок укладання контракту

Ініціатором укладання контракту може бути як керівник підприємства, установи, так і особа, яка наймається на роботу.

Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України контракт укладається у письмовій формі й підписується роботодавцем та працівником, якого наймають на роботу за контрактом. Слід пам’ятати, що

84

згідно зі ст. 22 КЗпП України забороняється необґрунтована відмова у прийнятті на роботу. Обґрунтованою вважається відмова, яка спричинена:

–відсутністю вакантних місць;

–відсутністю у претендента на роботу належної кваліфікації;

–прямим обмеженням, установленим чинним законодавством. Забороняється приймати на роботу: осіб, позбавлених вироком суду

права обіймати певні посади й займатися певною діяльністю; близьких родичів службовців, коли їхня служба пов’язана з безпосередньою підлеглістю або підконтрольністю один одному; на посади з матеріальною відповідальністю осіб, які раніше були засуджені за злочини, скоєні з корисливих мотивів.

Усі умови контракту обов’язково мають погоджуватися сторонами. Укладаючи контракт, сторони можуть передбачити:

а) додаткові пільги, гарантії та компенсації, не встановлені чинним законодавством (наприклад, за рахунок власних коштів підприємства виплату додаткової винагороди, надання матеріальної допомоги до щорічної відпустки, сплату банківської позики чи заборгованості, захист від інфляційних процесів, виплату компенсації за використання власного автомобіля у службових справах тощо);

б) випробування працівника для перевірки відповідності його посаді (за згодою сторін);

в) грошові компенсації понад установлену пенсію та виплати у зв’язку з виходом працівника на пенсію, покаліченням під час роботи. Відповідно до чинного законодавства ці питання вирішуються громадськими об’єднаннями (профспілками) або органами громадського самоврядування колективу (радою, правлінням). Можливість унесення до контракту подібних умов має бути попередньо узгоджена з відповідними об’єднаннями чи органами.

Контракт укладається у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу. Вони зберігаються у кожної зі сторін, про що і зазначається у тексті документа.

Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті. До моменту підписання контракту сторони мають визначити термін його дії – початок і кінець.

На основі контракту видають наказ про прийняття працівника на роботу. З посиланням на даний наказ робиться запис у трудовій книжці.

Підстави для зміни й розірвання контракту

Умови контракту можна змінювати в будь-який час (за згодою сторін). Ініціатором змін може бути одна зі сторін. Зміни оформляють у вигляді окремого доповнення до раніше укладеного контракту. В доповненні зазначається, що сторони дійшли згоди про внесення в контракт певних змін, після чого наводиться текст відповідних пунктів

85

контракту в новій редакції та обумовлюється термін, від якого вони починають діяти.

Коли одна зі сторін виступає з ініціативою про дострокове розірвання контракту, порядок і підстави визначаються залежно від того, хто є ініціатором розірвання й які його причини.

З ініціативи керівника контракт може бути розірвано на підставах, передбачених ст. 40, 41 КЗпП України. Коли ініціатором розірвання є працівник, слід керуватися ст. 39 КЗпП України, а за взаємною домовленістю – згідно з пп.1,8 ст. 36 КЗпП України.

Контракти мають зберігатися 75 років, якщо немає наказів по особовому складу, і 5 років після звільнення працівника, якщо є відповідний наказ.

Трудова угода – це документ, яким оформляються взаємовідносини між установою (організацією, підприємством) і працівником, який не належить до складу цієї установи, для виконання певних видів робіт, якщо вони не можуть бути виконані на договірних засадах із відповідними установами та підприємствами.

Іноді трудова угода укладається зі штатними працівниками. У такому випадку їм належить виконувати функції, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.

Реквізити:

назва виду документа (ТРУДОВА УГОДА);

дата і місце складання;

індекс (проставляють у день підписання);

перелік сторін, що уклали угоду;

зміст угоди із зазначенням обов’язків виконавця і замовника;

підписи сторін;

печатка підприємства або організації.

Структура тексту трудової угоди

1.Предмет угоди.

2.Розмір і порядок оплати.

3.Відповідальність сторін.

4.Термін дії.

5.Дострокове розірвання угоди.

6.Порядок вирішення суперечок.

7.Юридичні адреси сторін.

Трудова угода складається у кількох примірниках, один із яких передається виконавцеві, а інші зберігаються у справах організаціїзамовника.

Трудова угода оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 або на загальному чи трафаретному бланку підприємства. Трафаретні бланки можна заповнювати машинописним способом або від руки.

86

2. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, що

заповнюється особою при зарахуванні на роботу (навчання) або для участі в певному конкурсі. Такий документ є узагальненням автобіографічних відомостей про особу шляхом фіксації їх у таблицях.

Реквізити:

назва виду документа (ОСОБОВИЙ ЛИСТОК);

прізвище, ім’я та по батькові;

дата і місце народження;

фото особи, що заповнює документ (праворуч у верхньому куті);

відомості про освіту;

відомості про науковий ступінь, вчене звання;

вказівка про те, якими мовами володіє особа, що заповнює документ;

трудова діяльність (дані виписуються з трудової книжки);

державні нагороди;

наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні й міжнародні);

відомості про родину;

паспортні дані;

домашня адреса, телефон;

особистий підпис;

дата заповнення документа.

Зразок:

ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ

87

6. Якими мовами володієте українською, російською, французькою

володію вільно; англійською читаю і перекладаю зі словником

7. Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і спеціальних навчальних закладах, військову службу і роботу за сумісництвом)

8.Учений ступінь

9.Які маєте державні нагороди орден «За заслуги» ІІ ступеня

10.Відношення до військового обов’язку та військове звання старший лейтенант запасу

11.Родинний стан (перелічити членів сім’ї із зазначенням дат народження)

Дружина – Брянцева Любов Іванівна, 1961 року народження;

донька – Брянцева Оксана Романівна, 1983 року народження

11. Паспорт: серія СН № 126798 ким і коли виданий

Голосіївським РУГУ МВС України в м. Києві 10 липня 2003 р.

12. Домашня адреса і телефон 03050, вул. Прилуцька, буд. 25, кв. 45,

м. Київ; тел. 760-54-66

Трудова книжка – це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Вона служить для встановлення загального,

88

безперервного й спеціального трудового стажу працівника. Точність її заповнення має велике значення.

Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати визначений Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників (Назва в редакції наказу Мінпраці та соцполітики України № 259/34/5 від 08.06.01), яка затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58.

Порядок ведення трудових книжок

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі – підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємства, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подати власнику трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України та військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил колишнього Союзу РСР і Збройних сил держав – учасниць СНД, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, установи, фірми, організації, де її власник працює, як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка повертається йому під розписку в журналі обліку. Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Якщо власник втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи.

Порядок заповнення трудових книжок

Трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською мовою. Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником підприємства чи установи або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться такі відомості:про працівника:

89

–прізвище, ім'я та по батькові;

–дата народження;

про роботу:

– переведення на іншу постійну роботу;

– звільнення;про нагородження й заохочення:

– про нагородження державними нагородами України та відзнаками України;

– заохочення за успіхи в роботі;

– інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;про відкриття:

–про відкриття, на які видані дипломи;

–про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції;

–про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи у трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства й з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення й повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору і завіряються печаткою записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць – двозначними, рік – чотиризначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 14 травня 2008 року, у графі 2 трудової книжки записується:

14.05.2008.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення та звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, у якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Якщо виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, нагородження та заохочення тощо виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

90

Уразі необхідності власник або уповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірену виписку з трудової книжки.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності – вищою за належністю організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення тощо мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).

Уразі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання осіб не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Урозділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису і дати його внесення у графі 3 пишуть: «Запис за №… недійсний. Прийнятий за професією… на посаду…» і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

Утакому ж порядку визначається недійсним запис про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишуть: «Запис за №… є недійсним; поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишуть: «Запис за №… є недійсним. Звільнений…» і наводять правильне формулювання. У графі 4 в такому разі роблять посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаний недійсний, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Витяг із трудової книжки

Якщо працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за сумісництвом, то йому на вимогу видають завірений витяг із його трудової книжки у вигляді

91

ксерокопії чи оформлений на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.

У витягу з трудової книжки обов’язково є позначка про завірення копії; слово «Копія» у правому верхньому куті аркуша не зазначають.

3. Заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпустки

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

–особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи (пишеться власноруч в одному примірнику);

–службова заява, що укладається службовою особою від власного імені або від імені організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до службової особи іншої організації, структури тощо. Може бути відтворена механічним способом у декількох примірниках і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви поділяються на:

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, посвідчення та ін.). Укладаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (установи, організації) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов’язковими викладені вище вимоги. За складністю заяви поділяються на:

–прості;

–складні, де подаються відомості про додані до заяви документи на

підтвердження правомірності висловленого в ній прохання. Особисті заяви, залежно від змісту, можуть бути таких видів: а) заява про прийняття на роботу;

б) заява про встановлення режиму праці (скороченого робочого дня, неповного робочого тижня);

в) заява про переведення на іншу посаду; г) заява про звільнення;

ґ) заява про надання (перенесення, поділ, відміну, часткове надання) чергової відпустки;

д) заява про надання частково сплачуваної відпустки по догляду за дитиною;

е) заява про надання відпустки за свій рахунок;

92