KONSPEKT_z_dilovodstva

а) із заступником керівника установи (підприємства, організації); б) з куратором питань, які зазначені в документі;

в) з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

г) з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.

Накази на підприємстві (з основної діяльності й щодо особового складу) підписує перший керівник. Накази щодо особового складу може підписувати спеціально призначена керівна особа, наприклад, заступник директора з кадрової роботи або заступник директора з управління персоналом. Якщо така особа в структурі підприємства не передбачена, то під час відсутності першого керівника (у випадку його відрядження, хвороби, відпустки) накази підписує виконуючий його обов’язки із зазначенням своєї фактичної посади й прізвища.

У наказах щодо особового складу, крім основних реквізитів, залежно від їх змісту зазначають:

а) про призначення, зарахування на роботу:

–на яку посаду;

–до якого структурного підрозділу (відділу);

–з якого числа;

–вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом тощо);

–умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);

–особливі умови (з повною матеріальною відповідальністю, зі скороченим робочим днем тощо);

–умови оплати праці (відповідно до штатного розкладу);

б) про переведення на іншу роботу:

–з якої посади на яку;

–вид, термін (постійно, тимчасово);

–підставу (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.);

–форму й систему оплати праці;

–умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);

в) про надання відпустки:

–вид відпустки (основна, тарифна; додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, як винагорода чи заохочення; навчальна, академічна; у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, хворобою, лікуванням, післяопераційною реабілітацією, пологами (декретна); без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок тощо);

–загальну кількість робочих днів;

–дату виходу у відпустку й повернення з неї (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

43

–період, за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової);

г) про припинення трудового договору (контракту):

–дату звільнення;

–причину (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.);

–підставу із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів;

–умови;

–гриф погодження профспілкової організації (якщо вона діє);

ґ) при направленні працівника у службове відрядження:

–строк відрядження;

–місце відрядження;

–підстава.

Згідно з трудовим законодавством начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов’язані ознайомити зі змістом наказу (про призначення, переміщення, звільнення тощо) осіб, прізвища яких фігурували в документі. Візу ознайомлення оформляють так: „З наказом ознайомлений (ознайомлена). Підпис, ім’я та по батькові, прізвище. Дата”.

Наказ набуває чинності лише з моменту його підписання керівником установи, підприємства чи організації.

Зразки:

Акціонерне товариство «Арсенал»

1.1Музиченка Василя Петровича на посаду старшого інженера з 23.05.2007 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава: заява Музиченка В.П.

1.2Лемешева Юрія Григоровича на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 23.05.2007 з тримісячним випробувальним терміном.

Підстава: заява Лемешева Ю.Г. 2. ПЕРЕВЕСТИ:

Мальцеву Віру Денисівну, бухгалтера-касира товариства, на посаду економіста І категорії планово-економічного відділу з 25.05.2007 з посадовим окладом 756 грн.

Підстава: заява Мальцевої В.Д. від 20.05.2007. 3. НАДАТИ:

Чупрову Анатолію Ігоровичу, водієві вантажівки ГАЗ-53, тарифну відпустку з 24.05 по 26.06.2007 (на 24 робочі дні) за період роботи.

44

Підстави: 1) графік відпусток;

2)заява Чупрова А.І.

4.ЗВІЛЬНИТИ:

4.1Ковальського Віктора Костянтиновича, технолога цеху № 3, з 23.05.2007 за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.

Підстава: заява Ковальського В.К.

4.2Панфілову Олександру Тимофіївну, інженера з технічного нагляду,

узв’язку з закінченням терміну дії контракту з 23.05.2007.

Підстави: 1) контракт від 14.03.2002; 2) заява Панфілової О.Т.

Про заходи щодо забезпечення протипожежної безпеки та посилення охорони

вперіод святкових днів

Узв’язку з травневими святами з метою забезпечення протипожежної безпеки та посилення охорони в період з 30.04.07 по 02.05.07 та

09.05.2007р. НАКАЗУЮ:

1. У зазначений період посилити контроль та забезпечити нормальне функціонування товариства, суворе дотримання працівниками правил протипожежної безпеки.

2.Диспетчерові пожежного зв’язку Головачу С.Т. організувати прибирання території і перевезення у безпечне місце предметів, які легко займаються.

3.Інженерові з техніки безпеки Дворнику Б.М. перевірити стан електричного обладнання і не пізніше як за 2 години до закінчення робочого дня 29 квітня 2007 року вимкнути всі електроприлади.

4.Заступникові начальника відділу кадрів Шевченко А.І. скласти список осіб, які повинні бути присутні на товаристві у святкові дні.

5.Контроль за виконанням наказу покласти на головного інженера Середу М.В.

4. Вказівки як розпорядчі документи, їх призначення Вказівка – це розпорядчий документ керівників органів та установ

державної влади та місцевого самоврядування переважно інформаційно-

45

методичного характеру, який створюють для організації виконання наказів, інструкцій та інших правових актів вищих органів управління.

Вказівки готують міністри, керівники органів, установ, об’єднань, організацій. Видають ці документи при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також з метою доведення до виконавців нормативних матеріалів. Право підписувати вказівку має перший керівник підприємства (установи) та його заступники.

Реквізити:

назва відомства, закладу та структурного підрозділу;

назва виду документа (ВКАЗІВКА);

дата (дата підписання);

місце видання;

індекс;

заголовок до тексту;

текст;

підпис;

гриф погодження.

Текст вказівки складається з двох частин:

1)констатаційної (вступної);

2)розпорядчої.

Констатаційна частина традиційно починається такими словами:

„Для…”, „Згідно з...”, „Про...”, „Відповідно до...” тощо, а закінчується переважно словами „ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, „ПРОПОНУЮ” (останнє вживають тоді, коли виконавця не можна зобов’язати виконувати дії, що не належать до його обов’язків згідно з посадовою інструкцією), які друкують великими літерами та після них ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину викладають у наказовій формі, наводячи заходи і дії, інколи вказуючи посадових осіб, які відповідатимуть за реалізацію цих дій, а також указують термін виконання завдань. Цю частину часто поділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Оформляють вказівки на бланках (загальних чи спеціальних) формату

А4.

Зразок:

Міністерство вугільної промисловості України Добровільне виробниче об’єднання з видобування вугілля

Про проведення комплексної ревізії діяльності Управління з монтажу, демонтажу і ремонту шахтного обладнання

46

З метою виконання затвердженого плану проведення документальних ревізій ЗОБОВ’ЯЗУЮ:

1.Провести документальну комплексну ревізію виробничої та фінансово-господарчої діяльності Управління з монтажу, демонтажу і ремонту шахтного обладнання в період з 1 листопада 2004 року по 1 листопада 2005 року.

2.Доручити проведення ревізії комісії у складі:

голова комісії – ст. інженер КРО Григоренко Ю.А.; члени комісії: 1) голов. гірник виробничої дирекції Костиря К.К.;

2)ст. інженер відділу ОТК Масюк С.Б.

3.Директорові шахтоуправління Голубу Ю.М. забезпечити включення до складу ревізійної бригади кваліфікованих бухгалтерів матеріального та розрахункового відділів.

4.Ревізію розпочати 20 листопада 2005 року. Про результати ревізії доповісти 20 грудня 2005 року.

Ревізію проводити з постійним місцем проживання в м. Водяне.

Директор об’єднання з економіки (підпис) М.І. Дробноход

При укладанні розпорядчих документів використовуються такі мовні звороти:

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1.Дайте характеристику розпорядчих документів.

2.З’ясуйте, з яких частин складається текст постанови.

3.З якою метою укладають постанову?

4.На які групи поділяються ухвали? Схарактеризуйте їх.

47

5.Що таке розпорядження? Назвіть реквізити розпорядження.

6.Із яких частин складається текст розпорядження?

7.Що таке наказ? Які бувають накази за призначенням?

8.Які основні вимоги висуваються до укладання наказів: а) про прийняття на роботу; б) про надання відпустки; в) про звільнення?

9.З’ясуйте, що спільного та відмінного між наказом і розпорядженням.

10.Укажіть на особливості укладання вказівок.

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1.Які з перерахованих не належать до розпорядчих документів: а) постанова; б) інструкція; в) доручення; г) наказ;

ґ) розпорядження; д) ухвала?

2.З’ясуйте, зміст якого поняття розкриває подане нижче визначення: «Правовий акт, що приймається законодавчими і виконавчими органами державної влади з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань». Це:

а) постанова; б) вказівка; в) наказ;

г) розпорядження; ґ) ухвала.

3.Постанови приймаються:

а) місцевими радами; б) держадміністраціями, виконавчими комітетами;

в) Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України; г) керівниками підприємств, організацій, установ на правах

єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

4. Правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, наданої посадовій особі, називається:

а) постановою; б) наказом;

в) розпорядженням; г) вказівкою.

48

ТЕМА 4. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ ТА ВИМОГИ ДО ЇХ ДОКУМЕНТУВАННЯ

МЕТА: подати відомості про довідково-інформаційні документи; ознайомитися з порядком написання та оформлення актів, довідок, оголошень; визначити основні складові протоколів, витягу із протоколів, службових записок; схарактеризувати види службових листів та їх стиль; розкрити зміст планів роботи, звітів, доповідей; з’ясувати специфіку укладання службових телеграм, телефонограм, факсів.

ПЛАН

1.Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання.

2.Призначення й основні складові протоколу, витягу з протоколу, службових записок.

3.Види, особливості та структура тексту службових листів.

4.Зміст і реквізити планів роботи, звітів, доповідей.

5.Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів.

ЛІТЕРАТУРА

1.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб.

та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2.Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств та громадян. – Донецьк: Сталкер, 1997.

3.Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навч. посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – Вінниця: НОВА КНИГА, 2003.

4.Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

5.Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ

„БАО”, 2006.

6.Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

7.Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

8.Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1993.

9.Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення. – К., 1999.

10.Соколовська Ж.П., Власенко В.В., Щербачук Л.Ф. У ділове спілкування – державну мову. – К.: Грамота, 2004.

50

11.Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

12.Хоменко М.Ф., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

13.Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. – К.: Літера ЛТД, 2002.

1. Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації і не обов’язкові для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Акт – це офіційний документ правової чинності, що підтверджує будь-які встановлені факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, а також приватних або службових осіб.

Для об’єктивного відображення певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується наказом керівника установи чи іншим розпорядчим документом. Деякі акти складаються однією уповноваженою особою (ревізором, інспектором).

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі (ті, що містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів) та адміністративні (на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних із діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб).

Адміністративні акти укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1.Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2.Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3.Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4.Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5.Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія.

51

6.Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7.Зміна керівництва.

Акти приймання-передавання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи чи організації. Оскільки акт є документом суворої звітності, на його підставі порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

Виклад і форма тексту акта чітко регламентовані. Текст акта складається з двох частин:

1)вступна, де вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також присутніх при його складанні, їх завдання;

2)констатуюча, в якій викладають суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, пропозиції, висновки.

Реквізити:

повна назва установи, закладу, відомства, організації;

гриф затвердження (посада, підпис, розшифрування підпису, дата) – праворуч;

дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи);

місце укладання (праворуч);

назва виду документа (АКТ);

номер;

заголовок (,,про…”);

текст;

кількість примірників акта й місце їх зберігання;

додатки до акта (кількість примірників і сторінок);

підписи голови, членів комісії (обов’язково), присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.

Утексті акта вказують:

–підставу (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);

–присутніх;

–мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік

установлених фактів та висновків.

Якщо акт укладено комісією, то замість слова ,,Присутні” пишуть: ,,Голова комісії”, потім – ,,Члени комісії” з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови комісії, а далі за абеткою. Якщо були присутні свідки, то перелічують і їх.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який після ознайомлення зі змістом акта підписує його.

52