KONSPEKT_z_dilovodstva

Структура тексту посадової інструкції

1.Загальні положення.

2.Функції працівника.

3.Посадові обов’язки.

4.Права.

5.Відносини.

6.Відповідальність.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір із працівником.

5. Правила як службовий документ організаційного характеру Правила — це службові документи організаційного характеру, у

яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку.

За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді вони становлять їхню складову частину.

Оформляють правила на загальному або спеціальному бланку формату А4.

Правила мають вивішуватись на видному місці, тому допускається їх художнє оформлення.

Реквізити:

гриф затвердження;

назва виду документа (ПРАВИЛА);

дата;

індекс;

місце видання;

заголовок до тексту;

текст;

підпис особи, яка відповідає за складання правил;

гриф погодження (у разі потреби);

візи (у разі потреби);

позначка про виконавця (у разі потреби).

Правила обов’язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1.Які документи відносяться до групи організаційних?

2.Що таке береги документа? Для чого вони призначені?

3.Які існують види бланків ділових паперів?

4.Які варіанти розташування постійних реквізитів використовуються для виготовлення бланків документів?

5.Які види положень розрізняють за змістом?

33

6.Які розділи можуть складати структуру тексту положення?

7.Які існують групи статутів?

8.Розкрийте реквізити статуту.

9.Назвіть групи інструкцій.

10.Які реквізити мають правила як вид організаційної документації?

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Документація, що призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих організацій та установ, називається:

а) організаційною; б) розпорядчою;

в) довідково-інформаційною; г) кадрово-контрактною.

2.Модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів та основні реквізити, називається:

а) документом; б) реквізитом; в) бланком;

г) формуляром-зразком.

3.Правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їхніх структурних підрозділів, а також установ, що їм підпорядковуються, називається:

а) правилами; б) положенням; в) статутом; г) інструкцією.

4.Площа уніфікованої форми документа, призначена для заповнення основними реквізитами, називається:

а) бланком документа; б) робочою площею документа; в) берегами документа.

5.Зведення правил, які регулюють основи організації і діяльності установ певної галузі господарства або державного управління, називається:

а) положенням; б) статутом; в) інструкцією; г) правилами.

34

ТЕМА 3. РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

МЕТА: розкрити особливості правових актів розпорядчого характеру; з’ясувати специфіку укладання й оформлення постанови, ухвали, розпорядження; схарактеризувати основні види наказів; розглянути структуру вказівки як розпорядчого документа.

ПЛАН

1.Постанова, ухвала як правові акти. Особливості їх укладання.

2.Загальні й часткові розпорядження.

3.Накази: види, структура тексту та реквізити.

4.Вказівки як розпорядчі документи, їх призначення.

ЛІТЕРАТУРА

1.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2.Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. – Донецьк – К., 1996.

3.Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навч. посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – Вінниця: НОВА КНИГА, 2003.

4.Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

5.Зубков М. Сучасна українська ділова мова. 2-ге вид., доповнене. – Х.: Торсінг, 2002.

6.Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. – К.: Каравела, 2005.

7.Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури,

2006.

8.Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення. – К., 1999.

9.Соколовська Ж.П., Власенко В.В., Щербачук Л.Ф. У ділове

спілкування – державну мову. – К.: Грамота, 2004.

10.Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

1. Постанова, ухвала як правові акти. Особливості їх укладання

Серед різних форм розпорядчо-виконавчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов’язковому виконанню. За

36

допомогою цих документів розв’язують найбільш важливі завдання управління.

Розпорядчі документи – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, а також оперативне керівництво в навчальному закладі, установі, організації тощо.

До розпорядчих належать такі документи: постанова, ухвала, розпорядження, наказ, вказівка.

Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами колегіального управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Цим терміном називають також заключну частину протоколу засідання, зборів, правління. Ця постанова входить у протокол чи додається до нього, або ж може бути оформлена як витяг із протоколу.

Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Реквізити:

Державний Герб України;

назва установи, що підготувала постанову;

назва виду документа (ПОСТАНОВА);

дата;

індекс;

місце видання;

заголовок (стислий виклад змісту постанови);

текст;

підписи.

Текст постанови складається з двох частин: констатаційної і розпорядчої. У першій викладають мотиви дій, оцінку становища чи посилання на правовий акт вищої установи. У другій частині наводять перелік запропонованих постановою заходів, визначають виконавців та термін виконання.

Найчастіше постанову оформляють на бланку.

Датою постанови є дата засідання, на якому вона прийнята. Підписують постанову відповідальні службові особи: голова колегіального органу і керуючий справами (секретар).

Зразок:

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

Про нагородження Почесною грамотою Кабінету Міністрів України

37

Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:

За сумлінну працю та вагомий особистий внесок у формування і реалізацію державної політики соціального захисту населення, активну участь у підготовці законопроекту «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» нагородити Почесною грамотою Кабінету Міністрів України з врученням пам’ятного знака таких працівників Пенсійного фонду:

КОЛБУНА Віктора Андрійовича – начальника управління пенсійного реформування;

РЯБЦЕВУ Тетяну Борисівну – начальника управління правового забезпечення;

ПРИДНЮ Тетяну Григорівну – начальника управління бюджетної політики та методології бюджетного процесу.

Прем’єр-міністр України (підпис) В. ЯНУКОВИЧ

Інд. 26

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами.

Ухвала може прийматися як результат діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Ухвали можна поділити на дві групи:

1.Нормативні (ухвали про роботу підприємств торгівлі, побутового обслуговування населення тощо).

2.Індивідуальні (ухвали про прийняття до експлуатації будівлі, встановлення опіки тощо).

Ухвали готують члени держадміністрацій, місцевих рад, постійні комісії, депутати, спеціалісти та зацікавлені організації.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов’язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

Державний Герб України;

назва вищої установи;

місце видання;

назва виду документа (УХВАЛА);

дата чи дата й номер;

заголовок (стислий виклад змісту ухвали);

текст;

підписи;

печатка.

38

Текст ухвали складається з констатаційної частини, в якій викладають стан питання, що розглядається, й ухвальної, яка містить перелік заходів із зазначенням термінів реалізації поставлених завдань, а також тих, на кого покладено контроль за виконанням рішення. Підписують ухвалу голова та секретар держадміністрації чи іншої вищої установи.

2. Загальні й часткові розпорядження Розпорядження – це правовий акт управління службової особи,

державного органу, організації, установи, підприємства (незалежно від форми власності), що видається в межах їхньої компетенції та має обов’язкову юридичну силу для громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження. Розпорядження має обмежений термін дії і стосується вузького кола осіб – виконавців документа.

Розпорядження є підзаконними актами й поділяються на дві групи:

1.Загальні (стосуються питань загального характеру, як правило, тривалої дії).

2.Часткові (стосуються конкретного вузького питання). Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради,

голови обласних державних адміністрацій, Постійний представник Президента України в Автономній Республіці Крим, а також керівники колегіальних органів державного управління та місцевого самоврядування, адміністрації підприємств, закладів у межах наданих законом прав для розв’язання оперативних питань.

Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово „НАКАЗУЮ” заміняють його відповідниками: „ВИМАГАЮ”,

„ДОЗВОЛИТИ”, „ДОРУЧАЮ”, „ЗАБЕЗПЕЧИТИ”, „ЗОБОВ’ЯЗУЮ”,

„ПРОПОНУЮ”. На відміну від наказу, який може стосуватися загальних, усеохоплюючих питань, розпорядження частіше висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.

Реквізити:

Державний Герб України (для державних організацій);

назва міністерства, якому підпорядкована організація (для державних);

повна назва органу управління, що видає розпорядження;

назва виду документа (РОЗПОРЯДЖЕННЯ);

дата видання;

індекс;

місце видання;

заголовок до тексту;

39

текст;

додатки (якщо потрібно);

посада відповідальної особи, її підпис і розшифрування. Текст розпорядження складається з двох частин:

а) констатаційної – де сформульовано мету чи причину видання; б) розпорядчої – де сформульовано порядок дій, які потрібно

виконати, та зазначено особи, відповідальні за виконання.

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4. Для вирішення численних оперативних питань може оформлятися витяг із розпорядження.

Зразок:

Київське виробниче об’єднання «Агат»

про подання графіків проведення демонтажних робіт

У зв’язку з реконструкцією виробничих потужностей ЗОБОВ’ЯЗУЮ:

1.Усіх начальників цехів та керівників відділів розробити та затвердити графік проведення демонтажних робіт та інвентаризації верстатів, механізмів, інструментів і сировинних матеріалів.

2.Графік проведення демонтажних робіт до 10.11.2007 подати головному інженерові ВО Потапову П.Н.

3. Накази: види, структура тексту та реквізити Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником

установи, підприємства, організації (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче значення.

Укладання й оформлення наказу регламентуються інструкціями з діловодства підприємства (установи), правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне і всебічне вирішення питання.

40

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організація праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на два види:

1.Накази щодо особового складу (кадрові).

2.Накази з основної діяльності (організаційні):

–ініціативні;

–на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів.

Наказами щодо особового складу оформляють призначення,

переміщення, переведення працівників на інші посади, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Накази з основної діяльності – це правові акти, якими оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів.

Ініціативні накази видаються з метою оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства).

Накази на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів

видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Реквізити:

назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних);

повна назва організації, установи;

назва виду документа (НАКАЗ);

індекс (до номера через дефіс додають літери ВК (відділ кадрів), номер наказу (посередині);

дата укладання (ліворуч);

місце укладання (праворуч): назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа;

заголовок „про...”;

текст;

посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч);

гриф погодження (оформляють у разі потреби);

візи (у разі потреби): „Проект наказу внесено…”, „Проект наказу погоджено…”.

41

Текст наказу складається з констатаційної та розпорядчої частин. Констатаційна частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (указується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатаційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст певного розділу статті документа вищого органу (установи), що є підставою для видання конкретного наказу.

Констатаційна частина викладається не в усіх наказах. Її може не бути:

а) якщо дії чи завдання, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень;

б) якщо це накази із різнопланових питань (у таких випадках текст наказу складається з параграфів).

Розпорядча частина наказу починається словом „НАКАЗУЮ” і складається з пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін її виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.

Вимоги до укладання тексту наказу

1.Розпорядчу частину наказу викладають у наказовій формі. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі („Зарахувати”, „Призначити”, „Здійснити”, „Наголосити”, Звільнити” та ін.). Якщо ж фактові надається значення більше, ніж особі, тоді вживається пасивна форма („Грубі порушення виявлено...”); активна форма вживається для вказування на ініціатора певної дії („...завідувач навчальної частини зобов’язаний...”).

2.Як виконавців вказують організацію, підрозділ або службову особу із зазначенням у давальному відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо

водному пункті перелічують декілька осіб, то їхні прізвища наводяться за абеткою.

3.Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

4.Наприкінці кожного пункту зазначають підставу для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).

5.В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу. Наприклад:

„Контроль за виконанням наказу покласти на технічного директора об’єднання Шаповалова Я.В”.

6.У наказах з основної діяльності, що видають на виконання ухвал керівних (вищих) органів, замість констатаційної частини подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа.

Проект наказу погоджується:

42