Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Информатика Лекции ЭК 1курс.doc
Скачиваний:
190
Добавлен:
04.03.2016
Размер:
12.32 Mб
Скачать

3. Об'єкти Access

Окремі компоненти БД, які використовуються для зберігання й подання інформації, називаються об'єктами. Кожний об'єкт має ім'я, що може містити до 64 символів, включаючи пробіли. В Access основними об'єктами є: таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі. Всі об'єкти однієї БД зберігаються в загальному файлі з розширенням .mdb.

Таблиця використовується для зберігання інформації в БД.

Таблиця - основний структурний елемент системи управління реляційною базою даних (СУБД). В Microsoft Access таблицею називають об'єкт, у якому дані зберігаються у форматі записів (рядків) і полів (стовпців). Дані в окремій таблиці звичайно належать до певної категорії, наприклад, такої, як відомості про співробітників або замовлення.

Запит дозволяє вибрати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. За допомогою запитів можна модифікувати існуючі таблиці, а також створювати нові таблиці.

Форма використовується для уведення даних у таблицю й для перегляду в заданому форматі даних з таблиці або запиту. З її допомогою можна також запустити на виконання макрос або процедуру.

Звіт призначений для створення документа на основі даних з таблиці або запиту. Цей документ можна роздрукувати або включити в документ іншого додатка, наприклад, Word або Excel.

Макрос являє собою опис стандартних дій, які потрібно виконати у відповідь на певну подію. Наприклад, можна визначити макрос, що у відповідь на вибір деякого елемента в одній формі відкриває іншу форму.

Модуль — це програма, написана мовою Visual Basic for Applications (VBA). Використання модулів дозволяє автоматизувати виконання складних дій, які не можна описати за допомогою макросів.

Для створення таких об'єктів, як таблиці, запити, форми або звіти можна використовувати спеціальні засоби — майстри. Майстер задає користувачеві питання й створює об'єкт відповідно до його відповідей.

Також можна скористатися більш складним засобом – конструктором.

4. Створення бази даних

Створення БД повинне починатися з її проектування. Процес проектування БД включає наступні основні етапи:

  1. Визначення призначення БД. На першому етапі проектування БД необхідно визначити список завдань, які потрібно розв'язувати за її допомогою, та які дані для цього потрібні.

  2. Визначення структури таблиць. Це один з найбільш складних етапів у процесі створення БД. Правильна структуризація БД дозволяє швидко витягти потрібні дані, виключає їхнє дублювання й забезпечує цілісність інформації, що зберігається. Процедура поділу складних даних на кілька таблиць називається нормалізацією. Фахівцями із проектування БД була розроблена теорія нормалізації БД. Вона рекомендує при проектуванні таблиць керуватися наступними основними принципами:

  • Кожна з таблиць повинна містити інформацію про набір однотипних об'єктів, наприклад, відомості про студентів або підсумки здачі сесії.

  • Кожному з таких наборів даних повинна відповідати окрема таблиця. Наприклад, відомості про студентів і про отримані ними оцінках у сесію повинні зберігатися в різних таблицях. Тоді при видаленні відомостей про оцінки студента інформація про нього залишиться в БД.

  • Інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинне бути повторень і між таблицями. Це виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях і робить роботу із БД більше ефективної.

3. Визначення полів. Кожна таблиця містить інформацію про набір об'єктів одного типу. При розробці полів для таблиці необхідно пам'ятати наступне:

  • У таблиці повинна бути присутня вся необхідна інформація про даний набір об'єктів.

  • Кожне поле повинне містити відомості про ту або іншу властивість саме цього, а не інших наборів об'єктів. Виключенням можуть бути поля, використовувані для зв'язку з іншими таблицями.

  • Не рекомендується включати в таблицю дані, які є результатом обчислення значення деякого вираження, так звані обчислювані поля.

  • Інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці. Наприклад, у таблицю з відомостями про адреси студентів краще включити поля Гуртожиток і Кімната, а не загальне поле Адреса. Це дасть можливість здійснити в БД пошук студентів, що живуть у даній кімнаті, або зробити сортування записів по номерах кімнат.

  1. Визначення ключових полів. Для того щоб Access міг зв'язати дані з різних таблиць, кожна таблиця повинна містити первинний ключ, або просто ключ. Це одне або кілька полів, сукупність значень яких однозначно визначає кожний запис у таблиці. Наявність ключа в таблиці виключає можливість появи в ній двох однакових записів. При створенні нової таблиці Access пропонує побудувати ключ шляхом додавання додаткового поля з унікальними значеннями.

  2. Визначення зв'язків між таблицями. Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язку між таблицями. Ці зв'язки Access буде використовувати при створенні багатотабличних запитів, форм і звітів.