Автоматичне форматування таблиць

Автоматичне форматування таблиць виконують за допомогою вбудованого засобу Автоформат яке запускають командою Таблиця > Автоформат (за наявності виділеної таблиці). Набір пропонованих форматів представлений в списку Формати, а результат, який виходить при їх використовуванні, — в полі Зразок. Робота по форматуванню таблиці повністю автоматизована і зводиться до того, щоб вибрати такий формат і так встановити супутні елементи управління, щоб представлений зразок найбільш відповідав запланованому результату.

Лекція 8. Робота з діаграмами, використання графічних об’єктів у текстовому процесорі microsoft word

ПЛАН

1. Використання діаграм у документах

2. Засоби побудови діаграм

3. Редагування та форматування діаграм

Діаграми є зручним засобом візуального представлення даних і -наряду з таблицями дуже широко використовуються в звітній документації. Для створення діаграм текстовий процесор Microsoft Word має засіб Microsoft Graph, що підключається. Відповідно, для процесора Microsoft Word використовується програма Microsoft Graph. Як і описаний вище редактор формул Microsoft Equation 3.0, ця програма є зовнішнім компонентом, і її установка повинна спеціально замовлятися при установці текстового процесора.

1. Два методи створення діаграм

Текстовий процесор Microsoft Word надає два методи для вставки діаграм в документ. Більш загальний метод заснований на тому, що спочатку в документ вставляється довільна базова діаграма, з якою пов'язана якась базова таблиця даних. Далі проводиться настройка діаграми, яка полягає в настройці зовнішнього вигляду і в редагуванні змісту. Оскільки зміст заснований на базовій таблиці, то воно редагується шляхом заповнення цієї таблиці потрібними даними.

Другий, приватний метод, заснований на тому, що діаграма створюється на базі конкретної таблиці, вже є в документі. В цьому випадку настройка діаграми полягає тільки в настройці зовнішнього вигляду. Цей метод очевидно більш зручний, але зловживати їм не витікає, оскільки дані в таблиці і діаграмі дублюють один одного, а не у всякому документі це виправдано.

Створення базової діаграми

Створення діаграми починається із створення базової діаграми командою Вставка > Об'єкт. В діалоговому вікні, Вставка об'єкту, що відкрилося, слідує вибрати пункт Діаграма Microsoft Graph 2000, після чого в документ вставляється діаграма, з якою пов'язана якась базова таблиця. Розглядайте цю таблицю як шаблон. Її осередки слід заповнити власними даними, причому заповнення можна автоматизувати шляхом імпорту даних з якої-небудь іншої таблиці, наприклад з таблиці Microsoft Excel.

Настройка зовнішнього вигляду діаграми

Існує безліч різних типів діаграм і графіків, відмінних способом візуального представлення пов'язаних з ними даних. Вибір типу діаграми проводять в діалоговому вікні Тип діаграми (Діаграма > Тип діаграми), яке має пару вкладок (для стандартних і нестандартних типів діаграм).

Тип діаграми вибирають в полі Тип, проглядаючи при цьому зовнішній вигляд зразка в полі Вигляд. Вибравши форму діаграми, приступають до її настройки. Настройка діаграми полягає у виборі елементів оформлення діаграми і елементів представлення даних і виконується в діалоговому вікні Параметри діаграми (Діаграма > Параметри).

Елементи представлення даних — це крапки на графіках, стовпці гістограм, секторы кругових діаграм — загалом, все те, що служить для безпосереднього

відображення даних. Елементи оформлення — ця назва діаграми, назви її осей, «легенда» (спеціальне поле, в якому приведені умовні позначення для груп элементор даних), підписи до елементів даних і лінії координатної сітки. Настройку виконують підключенням або відключенням тих або інших елементів.

Елементи діаграми бувають зв'язаними або приєднаними. Приєднані елементи можна редагувати, а зв'язані — не можна. Так, наприклад, назву діаграми, назви її осей і легенду можна редагувати окремо — це приєднані елементи оформлення. Підписи до елементів даних редагувати на діаграмі не можна — вони пов'язані із значеннями в базовій таблиці і тому вважаються зв'язаними елементами.

Для кожного з приєднаних елементів оформлення можна виконати індивідуальне форматування. Для цього треба в полі діаграми клацнути двічі на полі приєднаного елемента — відкриється відповідне діалогове вікно форматування (Формат легенди, Формат осі, Формат назви діаграми, Формат області побудови і т. д.). Склад вкладок і інших елементів управління цих діалогових вікон залежить від властивостей конкретного приєднаного елемента. Так, наприклад, засоби форматування осей діаграми відрізняються від засобів форматування її назви.

Настройка елементів даних і елементів оформлення — це як би внутрішні засоби настройки діаграм. Вони визначають властивості діаграми як об'єкту. Проте можливо також і редагування об'єкту в цілому у складі документа. З прийомами редагування загальних властивостей об'єктів Word ми вже познайомилися. Так, наприклад, для виділеної діаграми можна за допомогою миші змінювати горизонтальний і вертикальний розміри об'єкту шляхом перетягування маркерів. При зміні розміру діаграми можливо автоматичне перемасштабирование її елементів оформлення.