3.1. С прокладка схемы и порядка проведения приема
Для того, чтобы прием по и ш ов четко и организованно, заранее формируется схема его проведения. Предусматриваются время и место встречи гостей хозяином, время приглашения к столу и провозглашение тостов и т.д.. Состоит распределение обязанностей на приеме для дипломатического работника в (оказание внимания определенным гостям и т.д.). Дипломатические работники и их жены должны активно помогать хозяину и хозяйке дома в проведении приема, не замыкаться в обществе своих друзей - сотрудников посольства. Иногда на больших приемах для наиболее видных гостей отводится отдельный зал, который, однако, должен быть изолирован от других гостей, или место в зале. Хозяину дома (приема) следует выбрать время, чтобы обойти все залы и оказать внимание всем приглашенным.
3.2. С прокладка списке приглашенных и рассылка приглашений
Одним из важнейших элементов организации приема является составление списков гостей. Приглашение на дипломатический прием всегда носит политический характер, поэтому составление списков должно поручать ися ответственному работнику и утверждаться руководителем учреждения, устраивает прием. Составитель списка прежде всего, должен определить общее количество гостей, которое предполагается пригласить на прием. Это количество не должно превышать нормальных возможностей обслуживания и размеров помещений, где проходит прием, при этом необходимо учесть определенный процент гостей, через разного рода причин не смогут или откажутся быть на приеме. Этот процент может быть высш е или ниже, в зависимости от вида приема и повода, по которому он устраивается.
В список гостей с иностранной стороны, прежде всего, включаются представители официальных властей, дипкорпуса, если он приглашается, и представители общественных ости. С особой осторожностью следует подходить к приглашению представителей организаций, а также отдельных лиц, находящихся в оппозиции к правительству. На п рийомы, проводимых в узком составе, не рекомендуется приглашать ать лиц с резко противоположными друг другу политическими взглядами и позициями. Чтобы такие приемы о и шли успешно, на них целесообразно приглашать лиц одинаковой партийной принадлежности или связанных взаимной дружбой и интересами.
На официальные завтраки, обеды и т.д., даваемые в честь премьер-министра или министра иностранных дел страны пребывания, уместно приглашать также нескольких иностранных послов, аккредитованных в данной стране.
Каждая протокольная служба систематически и тщательно проверяет свои списки приглашаемых на приемы и вносит в них изменения. Иначе возм ивые досадные ошибки, вроде раз силки приглашения ложным указанием служебного положения запрашиваемого или, еще хуже, умершему. Вызывает претензию приглашение холостом прийти на прием с женой и т.п.. Предстоит правильным написание инициалов и фамилии приглашаемого.
Приглашение на дипломатический прием рассылаются на бланке, отпечатанном типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или на компьютере, но преимущественно от руки. Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки, на которых, наверху бланка, указано, по которому поводу проводится прием.
В приглашении не ставятся дат а отправка и подпись. Первые строки запчасти рошення дают информацию о том, кто и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот "приглашает" или "имеет честь пригласить", далее следует фамилия, имя, отчество приглашаемого. Эти фразы могут быть указаны и в самом тексте пригласительного бланка (но не повторно).
Во второй части приглашения указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др..), Когда он состоится и где.
В приглашен ни на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, принято указывать время начала и окончания приема напри мер 12.00-13.30.
Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения присутствовать на приеме, как е часто обозначается латинскими буквами "RSVP" (Repondez, sil vous plait) - просим ответить (франц.). В случаях, когда завтрак или обед дается в честь премьер-министра или министра иностранных дел страны пребывания или другого высокопоставленного лица, приглашение ему посылается только после того, как ему была сделана устное приглашение и оно им принято. В этом случае буквы RSVP на бланке приглашения этому лицу зачеркиваются и над ними пишутся буквы "pm", или "для памяти", или "toremind», или «pour memoire». Во всех случаях, когда в полученном запр глашение на завтрак, обед, ужин или другой вы д приема оставлены НЕ зачеркнутыми буквы "RSVP", необходимо заранее по телефону или письмом сообщить, принимается приглашение или нет.
Формы пригласительного бланка следующие:
Приглашения рассылаются в зависимости от местной практики не позднее чем за дв а-три недели я к приему. Рассылка в более короткие сроки может привести к отказу ввиду принятия приглашений, присланных ранее. В зависимости от конкретных обстоятельств приглашения рассылаются с курьером или, что крайне редко, по почте.Приглашение официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.
Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии следует в течение суток со дня получения приглашения.Можно также сделать это по телефону или факсу - последнее предпочтительнее, поскольку сохраняет текст подтверждения. Отсутствие ответа или опоздание его рассматривается как проявление невежливости и неучтивости. В случае если по каким-либо причинам ответ не может быть дан а заблаговременно, лучше отказаться от приглашения, чем вообще не дава ты ответа или затягивать его.
По приглашению, на котором (на бланке приглашения) написаны буквы RSVP форма письменного положительного ответа следующая (в третьем лице, без подписи):
Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно - в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашен не может присутствовать.
Форма отрицательного ответа следующая:
