3.4. Розробка рекомендацій щодо впровадження інформаційної системи «Експедитор Стандарт»

Для оцінки економічного ефекту від впровадження системи «Експедитор Стандарт» виділимо типи тридцятилітніх ефекту й дамо їм характеристику.

Перший-ефект від обліку додаткової інформації (принесеного впровадженням інформаційної системи)-на жаль, досвід впроваджень не показав істотного економічного ефекту від автоматизації обліку, але є ряд непрямих слідств, що впливають на ефективність рішень, прийнятих людьми на основі більше достовірної інформації. Другий-ефект від нормування й обліку процесів: обліку організаційних, виробничих процесів більше відчуємо, тому що дозволяє бачити картину в динаміку, робить прозорої завантаження персоналу, ресурсів, а від такої прозорості вони «починають ворушитися швидше». Третій-ефект від планування, оптимізації, керування процесами й ресурсами.

На думку експертів, це самий значний, самий прямий ефект, тому що складається в безпосереднім скороченні ресурсів і прискоренні процесів (при досягненні тих же цілей) за рахунок їх «правильної організації», і саме на такому ефекті варто більш докладно зупинитися. На перший погляд, завдання одержання своєчасної інформації про реальний стан справ на підприємстві - це та мета, що спонукує будь-якого директора братися за впровадження в себе на підприємстві інформаційних систем. Дійсно, перше джерело ефективності Іт-Проекту-це різні вигоди від простої наявності необхідної інформації, від її точності й вірогідності, від прискорення її збору, передачі, пошуку. Так, інформація необхідна для прийняття рішень, для своєчасного формування зовнішньої звітності (із чого звичайно всі й починається). Без її бізнес просто «втомиться», помилки в інформації з, часом, втратою ринку, руйнуванням і аналогічними неприємностями різного масштабу.

Зниження ризику помилок. Занадто складно буває часом правильно розрахувати реальну «ціну помилки»-для цього потрібна статистична інформація про додаткові витрати при їхньому виникненні й частота, з якої помилки ці виникають. Як правило, таких даних на підприємствах просто немає. Приміром, іноді через помилки в обліку підприємство вимушено платить штрафи після податкових перевірок (як у явної, так і в неявній формі, що утрудняє розрахунок подібних ризиків). Але як часто трапляються такі перевірки, у який момент виникають штрафи, яка їхня середня величина, наскільки наявність інформаційної системи реально може знизити ймовірність помилок, щоб запобігти цим витратам? Зараз навіть з'явився цілий напрямок досліджень подібних ситуацій, іменоване в управлінській теорії ризик-менеджментом.

Скорочення часу, затрачуваного співробітниками на збір, обробку, пошук, передачу інформації, а як слідство-скорочення чисельності персоналу, зайнятого такою обробкою.

Зниження ризиків через своєчасний доступ до інформації. Це основне джерело підвищення ефективності від впровадження ІТ, тому що в ньому «ховається» реальний потенціал керування підприємством (не можна управляти тим, що не можна хоча б побічно виміряти). Володіючи інформацією, точної й у потрібний час, люди приймають більше обґрунтовані, більше адекватні управлінські рішення. Лихо лише в тім, що приймають їхні живі люди, хоч і з використанням даних, але в основному на базі свого досвіду, професіоналізму, інтуїції. Сама наявність інформації ще не гарантує прийняття правильних рішень. Тим самим ефект непередбачений, суб'єктивний. Добре відомо, що з ростом складності структури підприємства відбувається одночасний ріст кількості процедур, які необхідно виконувати в його обліковій системі для одержання своєчасної інформації. При більшому обсязі даних все більша частина організації повинна займатися підтримкою власної інформаційної структури, і витрати на забезпечення керування можуть уже виявитися неефективними (тобто зусилля по зборі й обробці такого обсягу інформації перевищать ефект).

Крім того, у першу чергу реалізується облік, орієнтований на «внутрішні» потреби підприємства, а тільки потім облік його «зовнішнього оточення» (приміром, обліком взаємодій з контрагентами займаються CRM-системи). У швидко мінливих ринкових умовах саме зовнішні фактори можуть виявитися більше небезпечними для бізнесу.

Істотним фактором при впровадженні систем класу «Експедитор Стандарт» є оцінка реального масштабу підприємства (потужності його виробництва, річного обороту). За даними експертів Gartner Group, ефективність від впровадження системи рівня «Експедитор Стандарт» цілком залежить від масштабу підприємства, на якому це впровадження здійснюється. Основний ефект процесного обліку складається в можливості відслідковувати не одиночні, а в сукупності взаємозалежні операції (виробничі завдання, роботи, функції, бізнес-процеси), передачу продуктів виробництва, результатів бізнес-процесів, документів з етапу на етап. По-істоті, тут є присутнім ефект якоїсь структурної верифікації бізнес-процесів. Це дозволяє проаналізувати й виявити неправильну логіку процесу, виявити «вузькі місця» або так звані botle-necks, як їх іменують у модному нині напрямку менеджменту-теорії обмежень TOC (Theory of Constraints). Позитивний результат досягається за рахунок забезпечення інформаційного потоку по максимальній довжині міхурник ланцюга на всіх ієрархічних рівнях. Чималу роль тут грає можливість відстеження всього шляхи проходження конкретних виробів - від постачальника до покупця, по всій мережі виробничих переділів.

Однієї з найбільш динамічних областей є логістика. Основне завдання інформаційної логістики-забезпечення й координація інформаційного потоку по всій міхурник ланцюгу на всіх ієрархічних рівнях. Прямий ефект від оптимізації процесів і ресурсів. Які саме процеси–чи виробничі, організаційні–не суть важливо. Важливо, що порядок їхньої обробки, правильний розподіл ресурсів (співробітників, устаткування, технологічного оснащення й т.п.) дає економічний ефект. Сам збір необхідної інформації здатний принести деякий ефект у продуктивності праці - за рахунок певної прозорості, що розкриває на рівні бізнес-процесів всі затримки без об'єктивних причин, всі помилки, число ітерації узгодження й ін., підвищуючи персональну відповідальність співробітника за кожний етап обробки інформаційного потоку. Всі ці питання ставляться до області моделювання й оптимізації бізнес-процесів. Це питання потокового, динамічного, імітаційного моделювання, такі як IThink, Arena, PowerSim і ін. Основним джерелом зниження виробничих витрат є зниження невиробничих часів, простоїв устаткування, на цій групі критеріїв оптимізації виробництва, реалізованих системою «Експедитор Стандарт».

З обліком викладеного экспертним шляхом припустимо, що економічний ефект від внедрени системи дозволить підвищити ефективність діяльності компанії на 10%, що складе по даним 2006 року збільшення доходу (Д) на 99,8 тис грн. Витрати на придбання програмного забезпечення (ПО) 20 тис.грн.Придбання встаткування (ПВ)- 12 тис.грн. Навчання персоналу (ПП)-7 тис.грн.

Як показують розрахунки, доцільні придбання й впровадження системи «Експедитор Стандарт». В умовах ринкової економіки й високого рівня конкуренції компанія ТОВ «Карго-Сервіс» зможе поліпшити свої фінансові показники й забезпечити свій розвиток.