14.7. Бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов

Для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей приобретаются необходимые бензин, дизельное топливо и смазочные материалы.

"Бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов организуется на основе строгого соблюдения установленного порядка, приемки и отпуска-топлива и смазочных материаклов, а также на основе тождественности данных их оперативно-складского и бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов должен обеспечить правильное и своевременное документальное оформление операций по приему и отпуску топлива и смазочных материалов; получение полных и достоверных данных об их движении и остатках как в натуральном, так и в денежном выражении и систематический контроль за сохранностью и использованием топлива и смазочных материалов, соблюдением норм их расхода.

Бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов в банке осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15 мая 2002 г. № 74 (с изменениями и дополнениями). Заполнение бланков путевых листов производится в строгом соответствии с инструкциями по их заполнению, утвержденными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31 марта 2000 г № 31 Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению (с изменениями и дополнениями).

Порядок утверждения и применения норм расхода топлива для транспортных средств осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Мини-

391

стерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31 декабря 2008 г. № 141. Величина повышения (снижения) норм расхода топлива устанавливается приказом руководителя обособленного подразделения.

Бензин, дизельное топливо обособленное подразделение приобретает на автозаправочных станциях (АЗС) в соответствии с заключенными договорами с поставщиками.

Отпуск топлива АЗС в баки транспортных средств производится по кредитным карточкам со специальными кодами, идентифицирующими потребителя в соответствии с заключенным договором. Ответственным лицом на основании записей в путевом листе заполняется карточка учета расхода топлива автомобилем, заведенная на каждое транспортное средство. В карточку учета расхода топлива автомобилем записываются фактические и нормативные расходы топлива и выводится результат. Обо всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива незамедлительно докладывается руководителю обособленного подразделения для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.

На основании карточек учета расхода топлива автомобилем составляется сводная ведомость использования топлива в разрезе подотчетных лиц. По данным сводной ведомости составляется сводная ведомость на списание смазочных материалов. Вышеназванные ведомости составляются ответственным лицом.

По окончании отчетного месяца поставщик представляет в обособленное подразделение первичный учетный документ, подтверждающий количество и стоимость отпущенного топлива.

Карточки учета расхода топлива автомобилем, сводная ведомость использования топлива в разрезе подотчетных лиц, сводная ведомость на списание смазочных материалов представляются ответственным лицом в бухгалтерскую службу не позднее 12-го числа месяца, следующего за отчетным, для списания с подотчета водителей топлива и смазочных материалов.

Бухгалтерская служба производит сверку данных карточек учета расхода топлива автомобилем, сводной сличительной ведомости результатов расхода топлива, сводной ведомости на списание смазочных материалов с полученным от поставщика первичным учетным документом по отпуску топлива и смазочных материалов, используемых за отчетный месяц.

Аналитический учет ведется по видам топлива и смазочных материалов, ответственным лицам (водителям), местам хранения (на складе, в баках транспортных средств).

Стоимость топлива, фактически израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, ежемесячно списывается со счета 5600 «Материалы» (лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»). Не допускается списание на расходы банка топлива, остающегося в баке автомобиля.

392

С целью контроля за сохранностью топлива в баках ежемесячно по состоянию на 1-е число производится замер остатков топлива.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета операций, связанных с приобретением и использованием топлива и смазочных материалов, представлена в табл. 14.8.

Таблица 14 8 Корреспонденция счетов бухгалтерского учета приобретения и использования

топлива и смазочных материалов

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
1. Перечислены денежные средства за топливо АЗС в порядке предварительной оплаты с НДС	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»	Счет поставщика
2. Отражено получение от поставщика сведений о количестве заправленного топлива	5600 «Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»
3. Отражена выдача смазочных материалов под отчет водителю со склада	5600 «Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»	5600 «Материалы», лицевой счет «На складе»
4. Отражено списание топлива и смазочных материалов на расходы банка по учетным ценам	9324 «Расходы на содержание транспорта»	5600 «Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»
5. Отражена выявленная недостача топлива и смазочных материалов в баках транспортных средств на стоимость недостающих топлива и смазочных материалов	6570 «Расчеты с прочими дебиторами»	5600 «Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»
6. Отражено взыскание стоимости недостающих топлива и смазочных материалов с виновных лиц	10IX «Денежные средства в кассе», счета плательщика	6570 «Расчеты с прочими дебиторами»

При направлении водителей в командировки при необходимости в отдельных случаях могут выдаваться наличные денежные средства на приобретение топлива. Выданные под отчет и использованные на приобретение топлива и смазочных материалов денежные средства отражаются в бухгалтерском учете только при предъявлении подтверждающих документов (квитанции, копии чека, кассового чека, путевого листа).

393

14.8. Бухгалтерский учет автомобильных шин

Стоимость автомобильных шин, поступающих вместе с новым автомобилем (покрышки, камера и ободная лента) и находящихся на колесах автомобиля (а также запасного комплекта), входит в общую стоимость автомобиля и учитывается в составе балансовой стоимости автомобиля на балансовом счете 5522 «Транспортные средства».

Автомобильные шины, приобретенные в запас для замены требующих ремонта или пришедших в негодность, учитываются на балансовом счете 5600 «Материалы».

Правила эксплуатации автомобильных шин, утвержденные постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 21 декабря 2000 г. № 52 (с изменениями и дополнениями), регламентируют нормы эксплуатации, вопросы обслуживания, учета, списания автомобильных шин.

На каждую шину, установленную на автомобиль при его комплектации или во время эксплуатации, ответственное лицо заводит карточку учета работы автомобильной шины. Все графы карточки должны быть заполнены.

Шины учитываются по заводским номерам, которые записываются в карточку учета работы автомобильной шины со всеми буквами и цифрами. В карточке учета работы автомобильной шины указывается техническое состояние шины, находящейся на автомобиле (дефекты, характер и размер повреждений). Для шин, бывших в эксплуатации на другом автомобиле, записывается их предыдущий пробег. После ремонта местных повреждений учет работы шины продолжается в той же карточке.

Ежемесячно ответственным лицом в карточку учета работы автомобильной шины вносится фактический пробег автомобиля по спидометру, если не было замены ее запасной шиной.

При замене шины на ходовых колесах запасной шиной водитель обязан сообщить дату замены, заводской или гаражный номер замененной шины, показания спидометра в момент установки и снятия запасной шины. Эти данные фиксируются в карточках учета работы автомобильной шины. Не допускается определение пробега каждой шины делением общего пробега шин ходовых колес на число всех шин автомобиля (включая запасную), так как это приводит к начислению пробега на неработающую запасную шину и неправильному определению фактического пробега каждой шины.

При снятии автомобильной шины с эксплуатации в карточку учета работы автомобильной шины записываются данные о ее полном пробеге, ее техническом состоянии, куца направляется шина - в ремонт, на восстановление или в утиль.

При направлении шины на восстановление или в утиль карточка учета работы автомобильной шины подписывается комиссией и в данном случае является актом списания шины.

394

На шины, поступившие после восстановления, заводятся новые карточки учета работы автомобильной шины.

При выходе шин из строя ранее гарантий изготовителей комиссия устанавливает причины (производственные или эксплуатационные) преждевременного выхода шин из строя.

При преждевременном выходе из строя по производственным причинам комиссия составляет акт рекламации на шину. Шина, подлежащая рекламации, направляется организации-изготовителю или шиноремонтной организации вместе с карточкой учета работы автомобильной шины и актом рекламации на шину. В сопроводительном письме указывается полный заводской номер шины, фактический ее пробег по спидометру и обнаруженные на ней дефекты.

При выходе шин из строя по производственным причинам организация-изготовитель производит бесплатную замену шин или доплату за их недо-пробег в соответствии с действующими стандартами или техническими условиями на шины.

Шиноремонтная организация при выходе шин из строя ранее гарантийного пробега из-за некачественного ремонта обязано безвозмездно произвести повторный ремонт или восстановление. При невозможности этого шиноремонтное предприятие возмещает заявителю стоимость не-допробега шины в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

При выходе шин из строя по эксплуатационным причинам комиссия составляет заключение по рассмотрению причин преждевременного выхода шин из строя, в котором указывается причина выхода шины из строя. Одновременно определяются лица, виновные в преждевременном выходе шин из строя, для принятия мер в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если шины пришли в негодность до достижения эксплуатационной нормы пробега по вине водителя, то с водителя удерживается стоимость шин, приходящаяся на недопробег. Возмещение стоимости производится в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

С целью контроля за наличием и движением автомобильных шин, бывших в употреблении после вулканизации (ремонта), находящихся в эксплуатации (установленных на автомобиле), в обороте (в вулканизацион-ных и шиноремонтных цехах, в обороте службы технической помощи и т.д.), переданных для ремонта шиноремонтным организациям, изношенных, но подлежащих восстановлению, изношенных и подлежащих сдаче в утиль, организуется внесистемный учет в количественном выражении по местам их хранения и ответственным лицам.

Ежемесячно по состоянию на 1-е число ответственное лицо составляет ведомость остатков товарно-материальных ценностей (шин), которая передается в бухгалтерскую службу для сверки с данными бухгалтерского

395

учета. Результат сверки удостоверяется подписями ответственного лица, работника бухгалтерской службы и главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета операций, связанных с использованием автомобильных шин, представлена в табл. 14.9.

Таблица 14 9 Корреспонденция счетов бухгалтерского учета операций, связанных с использованием автомобильных шин

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
1	2	3
1 Перечислены средства поставщику на покупку автошин на условиях предварительной оплаты с НДС	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»	Счет поставщика
2 Оприходованы на склад шины от поставщика	5600 «Материалы», лицевой счет «На складе»	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»
3 Отражена выдача шин со склада под отчет материально ответственному лицу	5600 «Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»	5600 «Материалы», лицевой счет «На складе»
4 Списаны выданные материально ответственному лицу шины при представлении в бухгалтерскую службу акта на установку шин на автомобиль	9324 «Расходы на содержание транспорта»	5600 Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»
5 Перечислены денежные средства на условиях предварительной оплаты за произведенный ремонт шин шиноремонтной организацией по тарифам с НДС	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»	Счет шиноремонтной организации
6 Оприходованы шины, полученные после восстановления (ремонта)	9324 «Расходы на содержание транспорта»	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»
7 Отражено возмещение преждевременного выбытия шин при установлении лица, по вине которого шины пришли в негодность	101Х «Денежные средства в кассе» 6610 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет плательщика	8399 «Прочие операционные доходы»
8 Перечислены денежные средства за услуги по утилизации изношенных шин	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»	Счет организации, занимающейся утилизацией автошин

396

Окончание табл. 14.9

1	2	3
9. Отнесена на расходы банка стоимость услуг по утилизации изношенных шин	9399 «Прочие операционные расходы»	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»
10. Отражен полученный доход от утилизации изношенных шин	Счет организации по утилизации изношенных шин	8399 «Прочие операционные доходы»

14.9. Бухгалтерский учет запасных частей к машинам и оборудованию

Бухгалтерский учет запасных частей, предназначенных для ремонта транспортных средств и оборудования, а также основных агрегатов (двигатель, коробка передач, передний и задний мост, рулевое управление в сборе, рама, кабина транспортного средства и др.) производится в соответствии с общими положениями по учету ТМЦ.

При проведении ремонта транспортных средств получение со склада запасных частей, не относящихся к основным агрегатам, осуществляется на основании поданной водителем заявки на имя заведующего гаражом (механика), в которой указываются наименование и количество необходимых запасных частей. Заведующий гаражом (механик) получает со склада необходимые запасные части по требованию на отпуск материальных ценностей, а непригодные запчасти сдает на склад. Списание непригодных запасных частей производится на основании акта на списание непригодных запчастей (основных агрегатов).

Первый экземпляр акта на списание непригодных запчастей (основных агрегатов) направляется заведующему гаражом (механику), второй экземпляр - ответственному лицу для внесистемного учета. Внесистемный учет ведется в количественном выражении по местам их хранения и ответственным лицам.

При замене основных автомобильных агрегатов выдача новых агрегатов оформляется на основании акта технического состояния транспортного средства произвольной формы. Снятые с транспортных средств основные агрегаты сдаются на склад согласно акту на списание непригодных запчастей (основных агрегатов).

При проведении ремонта транспортных средств сторонними организациями стоимость запасных частей относится на расходы банка на основании заказа-наряда формы № ЗН-1 согласно приказу Министерства финансов Республики Беларусь от 30 сентября 1999 г. № 267 Об утверждении бланка заказа-наряда формы № ЗН-1 и порядка его заполнения и заключенному договору.

397

При возврате сторонней организацией непригодных запчастей последние приходуются на склад согласно акту на списание непригодных запчастей (основных агрегатов) и учитываются внесистемно.

При эксплуатации батарей аккумуляторных свинцовых стартерных для автомобилей и автобусов следует руководствоваться Правилами эксплуатации стартерных батарей, утвержденными постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 4 июня 2002 г. № 16 (с изменениями и дополнениями).

Выдача со склада материалов и запасных частей для ремонта вычислительной, счетно-денежной техники и другого оборудования производится по требованию на отпуск материальных ценностей.

Перед проведением ремонта предметов в составе оборотных средств составляется дефектный акт произвольной формы.

Списание материалов и запасных частей, использованных при проведении ремонта сотрудниками обособленного подразделения, оформляется актом о проведении ремонта. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу для отражения по счетам бухгалтерского учета, второй -остается у подотчетного лица.

При проведении ремонта сторонними организациями стоимость материалов и запасных частей относится на расходы банка на основании первичных учетных документов, подтверждающих факт проведения ремонтных работ.

Окончательно изношенные, а также не подлежащие ремонту основные агрегаты, узлы и детали транспортных средств, непригодные материалы и запасные части к оборудованию учитываются внесистемно на складе. Вторичное сырье, не пригодное для повторного использования, должно быть сдано специализированным организациям, на которых возложен сбор такого сырья.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета операций, связанных с движением запасных частей и агрегатов, представлена в табл. 14.10.

Таблица 14.10. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета движения запасных частей и агрегатов

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
1	2	3
1. Приобретены запасные части и агрегаты
1.1. Перечислены средства в порядке предварительной оплаты поставщику с НДС	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»	Счет поставщика
1.2. Оприходованы на склад запасные части и агрегаты	5600 «Материалы», лицевой счет «На складе»	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»

398

Продолжение табл 14.10

1	2	3
1.3. Отражена выдача под отчет ответственным лицам запасных частей и агрегатов со склада	5600 «Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»	5600 «Материалы», лицевой счет «На складе»
1.4. Отражено списание запасных частей и агрегатов с подотчета ответственных лиц на основании документов, подтверждающих их установку	9321 «Расходы на ремонт» 9324 «Расходы по содержанию транспорта»	5600 «Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»
2. Проведение ремонта запасных частей и агрегатов
2.1. Перечислен аванс за ремонт агрегатов сторонними организациям с НДС	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»	Счет организации
2.2. Получены запчасти и агрегаты со склада для передачи специализированной организации	5600 «Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»	5600 «Материалы», лицевой счет «На складе»
2.3. Списана стоимость ремонтных работ на основании заказа-наряда, акта или другого первичного учетного документа по факту выполненных ремонтных работ на сумму, равную сумме перечисленных авансов	9321 «Расходы на ремонт» 9324 «Расходы по содержанию транспорта»	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»
2.4. Списана стоимость ремонтных работ на основании заказа-наряда, акта или другого первичного учетного документа по факту выполненных ремонтных работ на сумму, большую чем сумма перечисленных авансов	9321 «Расходы на ремонт» 9324 «Расходы по содержанию транспорта»	6630 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»
2.5. Отражена возникшая задолженность перед специализированной организацией на сумму, большую чем сумма перечисленных авансов	6630 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»	6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»
2.6. Перечислена сумма превышения стоимости проведенного ремонта над суммой аванса	6630 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»	Счет специализированной олрганизации

399

Окончание табл. 14.10

1	2	3
2.7. Списаны запчасти, указанные в заказе-наряде, акте или другом первичном учетном документе как запчасти заказчика	9321 «Расходы на ремонт» 9324 «Расходы по содержанию транспорта»	5600 «Материалы», лицевой счет «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке»
3. Получены средства за сданные в переработку изношенные запасные части в качестве металлолома по приемо-сдаточному акту	Счет организации по сбору металлолома	8399 «Прочие операционные доходы»