7. Дайте визначення документної комунікації та класифікуйте документні системи, що забезпечують функціонування документних комунікацій у суспільстві.

Документна комунікація (ДК) - процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів.

Функціонування ДК у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС), що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання. ДС поділяються на генералізаційні (де створюють та виробляють документи - авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, типографії, теле- та радіокомпанії, студії звукозапису, фото та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів на оптичних дисках та ін.), транзитні {транспортують та розповсюджують документи - передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документ в, документоторговельні установи, поштові відділення, кур'єрські служби, провайдери комп'ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організують використання документів - архіви, бібліотеки, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо та відеотеки, власники комп'ютерних серверів та ін.).

8. Дайте визначення документним потокам та масивам.

Функціонування ДК передбачає постійний рух документів по комунікаційним каналам від комуніканта (створювача документованої інформації) до реципієнта (споживача документованої інформації). Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік (ДП). ДП - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів. Канал - це абстрактний шлях, по якому "рухаються документи. Він забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам.

Тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу, та транспортуванню) - це документні масиви (ДМ).

9. Дайте визначення інформаційного забезпечення та назвіть, від чого залежать обсяги та зміст інформації, необхідної суб’єктам управління.

Інформаційне забезпечення можна визначити як комплекс організаційних, правових, технічних і технологічних заходів, засобів та методів, котрі забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні зв'язки її елементів (суб'єктів і об'єктів) шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань .

Управлінська інформація - це частина соціальної інформації, необхідна для забезпечення організаційно-правових процесів формування і реалізації ефективних управлінських впливів.

Для прийняття правильних управлінських рішень необхідна інформація про зовнішнє і внутрішнє середовище організації.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним керівникам (суб'єктам управління), залежать від:

- масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає керівник;

- кількості й характеру параметрів, які керуються і регулюються в керованій системі (об'єкта управління);

- кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи (об'єкта управління);

- різноманітності та складності здійснюваних дій;

- кількості та якості показників, які характеризують результати роботи системи;

- структури системи управління тощо.