Питання 1. Проблеми визначення та постановлення цілей управління.

Теорія управління надає великого значення ви­робленню стратегії та розгляду цілей як системоутворюючої озна­ки будь-якої організації. Оскільки організації є цільовими систе­мами, остільки мета є їхньою основною ознакою, яка відрізняє дану систему від іншої.

Формування та вибір цілей є початковим пунктом управ­ління. Будь-який вид управління тим і відрізняється від управління в технічних та біологічних системах, що вплив суб'єкта управління на об'єкт відбувається насамперед шляхом визначення мети діяльності. Формування цілей та завдань управління виходить із глибокого та всебічного аналізу розвитку суспільства, його конкретної сфери та певної системи. Управління втілюється в системі цілей: перспективних і теперішніх, організаційно-технічних та соціально-економічних, господарчих, галузевих, регіональних. При цьому воно поклика­но планувати, організовувати, координувати, стимулювати, конт­ролювати діяльність колективів та окремих людей, спрямовану на досягнення поставлених цілей.

Якщо соціальні системи (наприклад, сім'я, територіальна спільність) не мають визначеної мети, то керування ними в тради­ційному вигляді стає неможливим; воно трансформується в різноманітні форми непрямого стимулювання, з урахуванням впливу на вказані системи різного роду факторів і т.д. Однак і таке управління реальне лише за умови, що суспільство в цілому виробило уявлення про бажаний стан стихійно виника­ючих соціальних підсистем, тобто сформулювало мету їхнього розвитку.

"Мета є найважливішою характеристикою процесу управ­ління, його змістом. Власне задля досягнення певних цілей і здійснюється процес управління. ... Оскільки змістом управлін­ня є його мета, остільки зміст цілей управління становить його сутність".

Мета завжди виступає як єдність мотивів, засобів та ре­зультатів. Це положення потребує деяких пояснень. Під моти­вом, як відомо, розуміється прагнення задовольнити ту чи ін­шу потребу. Для набуття визначеності мотив повинен бути під­кріплений наявністю засобів, використання яких може привес­ти до бажаного результату. Таким чином, мета формулюється при з'єднанні мотиву із засобами (ресурсами, умовами, можли­востями). Тут і вирішується питання про спосіб задоволення потреби.

Слід мати на увазі, що в соціальному управлінні мета ні­коли не може бути тотожною результату. При взаємодії із засо­бами, навіть при досягненні мети, в результат привносяться інші наслідки, які не збігаються із початковим передбачуваним ре­зультатом. Це означає, що при формулюванні мети необхідно враховувати можливі наслідки, до яких приведе діяльність по її досягненню.

Так, одним із способів досягнення мети щодо скорочення п'янства та алкоголізму було обмеження продажу спиртних на­поїв. Хід міркувань суб'єкта прийняття рішення, імовірно, був таким: чим менше буде спиртного в роздрібній торгівлі, тим ниж­чий буде рівень його споживання, а отож, скоротяться і масштаби пияцтва, кількість захворювань на алкоголізм. Однак досягнення найближчого результату — скорочення обсягів продажу населен­ню спиртних напоїв — автоматично не привело до бажаного ско­рочення їх споживання, оскільки стали діяти такі фактори, як збільшення масштабів самогоноваріння, споживання населенням різного роду сурогатів і т.д.

Оскільки мета визначається суб'єктом управління свідомо, то поряд з раціональним моментом вона містить і суб'єктивний, ціннісний орієнтир (настановлення, ваблення, інтереси). Тому "нераціональний" елемент завжди присутній в меті. Таким чином, мета не існує в об'єктивній дійсності в "готовому вигляді", її тре­ба визначити і належним чином сформулювати. На цей процес впливають минулий досвід, наявні засоби, найбільш актуальні потреби і т.д.

Існує три види цілей, загальні для всіх організацій: 1) цілі-завдання; 2) цілі-орієнтації; 3) цілі власно системи.

Цілі-завдання ставляться вищестоящим суб'єктом управ­ління і, як правило, нормативно закріплені. В них відображає­ться призначення системи в зовнішньому світі, тобто те, заради чого вона створена (охорона громадського порядку, підготовка тих чи інших фахівців і т. п.).

Цілі-орієнтації відображають загальні інтереси колективу, призначеного здійснювати поставлену ціль-завдання. Визначення змісту цілей даного виду вельми складне, тому що мотиви діяль­ності можуть бути досить різноманітними і важко піддаються ви­явленню.

Цілі власно системи як відносно автономного утворення відображають її прагнення зберегти свою стабільність та ціліс­ність, рівновагу у взаємодії із навколишнім середовищем. Саме в цьому виді цілей виявляються зусилля системи, які спрямо­вані на удосконалення її структури, забезпечення необхідними ресурсами і т.д.

Всі вказані види цілей не перебувають у відносинах підпо­рядкування. Вони можуть бути такими, що взаємодоповнюють одна одну, і такими, що суперечать одна одній. Зв'язки між ни­ми мають надто складний характер. Якщо цілі-завдання абсолю­тно адекватно відображатимуть цілі-орієнтації (що практично не можливо), а також забезпечуватимуть усі умови для збереження та упорядкування організації (що теж малоймовірно, оскільки остання створюється суспільством для розв'язання своїх за­вдань, а не заради самого факту існування даної організації), тоді зміст усіх трьох видів цілей буде однаковий. В будь-якій інший ситуації між ними існує своєрідна конкуренція. Це при­родно, оскільки кожна конкретна організація зорієнтована не тільки на досягнення цілей, які визначені «зверху», але й на ви­конання внутрішніх завдань.

Ця обставина нерідко ігнорується суб'єктом управління, якому властиво вважати, що організація, яка є об’єктом його виливу, прагне досягти лише цілей-завдань. Разом із тим при їх постановці та здійсненні можуть і повинні враховуватися і цілі-орієнтації, і цілі власно системи.

Методологічні засади цілепокладання в управлінні

Цільове управління має два основних аспекти: методологіч­ний та організаційний. Перший зводиться до методологічного ви­значення, вибору і поставлення цілей та побудови дерева цілей. Другий — до організаційної перебудови системи управління, приведення її у відповідність до вибраної мети або перебудови існуючої системи управління, пристосування її до поставленої мети. Основним аспектом є методологічний, оскільки зміст мети визначає організацію цільового управління.

Мета розробляється людиною і, природно, містить елемент суб'єктивного. Важливо, щоб частка суб'єктивно­го не переважала в меті. Це залежить від рівня знання, враху­вання та аналізу інформації про об'єктивні умови, якість методик розробки мети, від колегіальності її розробки і т.д.

Отже, формування мети управління може здійснюватися за такими етапами:

1. Виділення необхідних обставин, закономірних станів си­стеми та включення їх в мету управління.

2. Визначення можливих, але небажаних обставин та ста­нів, яких слід уникати та від яких треба відмежовувати мету управління.

3. Визначення можливих та бажаних обставин та станів і включення їх в мету управління.

4. Відмежування мети від бажаних, але об'єктивно немож­ливих обставин та станів системи.

Проблеми визначення та поставлення цілей управління

Аналіз процесу визначення цілей дозволяє виявити ряд проблем, розв'язання яких сприяє вдосконаленню управління системами-організаціями.

Проблема "збереження мети". Як відомо, загальна мета конкретизується в завданнях, що є однією із важливих умов, які забезпечують її досягнення. При цьому виникає непевність того, що зміст мети не знайде свого повного відбиття в поставлених завданнях і якась частка "розвіється", буде втрачена. Щоб правильно уявити собі смисл поняття мети, треба уяв­ляти її ієрархічний понятійний ряд. Найвищим поняттям в цьому ряду є проблема, потім йде саме мета, потім завдання, функція, критерій.

Проблема — це відмінність між бажаним та наявним ста­ном системи.

Мета — майбутній бажаний стан об'єкта управління або його окремих параметрів (тобто якісно виражених характерис­тик); результат, який підлягає досягненню, деякий кінцевий стан системи.

Завдання — конкретизована реальна мета.

Функція — діяльність по досягненню наміченої мети.

Критерій — мірило, яке ми використовуємо для того, щоб дізнатись наскільки досягнута мета.

Наступна проблема — це проблема сприйняття цілей завдань тієї організації, перед якою вони поставлені. В даному випадку основна складність полягає в подоланні можливих супе­речностей між змістом такої мети та сподівання членів колективу, призначених її здійснювати. Чимале значення для сприйняття мети має ясність її формулювання.

Проблема методологічного підходу до визначення цілей-орієнтацій. Тут треба з'ясувати, чи є мета колективу сумою інди­відуальних цілей, або метою більшості його членів, або метою "лідируючого" і т.ін.

Соціологами роз­роблені дві моделі формування колективних цілей. Перша з них — "тактична коаліція" — заснована на припущенні того, що в колективі поступово здійснюється взаємоузгодження індиві­дуальних цілей. При цьому кожен індивід чимось поступається, чогось досягає, і в результаті такого масового процесу визначає­ться загальна мета.

Друга модель — "багатократний суб'єкт" — приймає за ко­лективну мету якоїсь соціальної організації те загальне, що влас­тиве всім індивідуальним цілям (наприклад, підвищення матері­ального добробуту). Індивіди, тобто члени колективу, можуть мати також інші цілі (наприклад, не тільки добре заробляти, але й підвищувати кваліфікацію, поліпшувати житлові умови і т.п.). Однак зміст колективної мети такі спрямування не можуть визна­чати, якщо вони не будуть притаманні усім членам колективу.

Управління тяжіє до другої з них. Природно, як відмічають дослідники, спиратися на те, "чого ба­жають усі", вельми практично, малоризиковано. Поки праця в організації є для людей головним джерелом здобування засобів існування, провідна роль матері­альних стимулів зберігається.

Проблема поширення різноманітності засобів впливу на організацію тісно пов’язана із попередньою. Життя доводить, що можливість використання матеріального фактору як стимулятора цілей-завдань не безмежна. Зокрема, підвищення зарплати тієї чи іншої категорії працівників дає лише тимчасовий ефект і не впливає істотно па підвищення якості їхньої діяльності. Також низькою є ефективність управлінських впливів "караючого" хара­ктеру. Незначна віддача і від системи внутрішньовідомчого конт­ролю, який постійно ускладнюється.

Усе це спонукає до пошуку таких заходів, які стимулюють досягнення цілей-завдань, котрі враховували б існування і цілей-орієнтацій, і цілей власно системи. Таку можливість дає глибоке вивчення мотивів діяльності членів організації, а отже, і пізнання специфіки орієнтацій різних вікових, кваліфікаційних та інших груп. Наявність подібної інформації дозволяє суб'єкту управлін­ня оптимально використовувати творчий потенціал підлеглих у необхідному для суспільства напрямі.

Проблема врахування суб'єктом управління цілей власно системи. Як зазначалося, цілі будь-якої організації полягають в досягненні сталості власної системи, оскільки її працівники по­требують постійних зв'язків, норм, вимог. Сталість є постійною метою організації, існування якої рівнозначно набуттю нових ре­сурсів. Тут мається на увазі подолання плинності кадрів, скоро­чення числа реорганізацій, зниження конфліктності, що ефектив­но в соціальному та виробничому аспектах.

Однак наявність такої мети створює грунт і для розвитку негативних процесів, які можуть бути зведені до двох видів. По-перше, коли організація досягає певної сталості, вона набуває і такий же ступінь інерційності, що є джерелом консерватизму, небажання перемін, нездатності реагувати на зміни зовнішнього середовища. По-друге, сам процес досягнення сталості загрожує перетворити її на самоціль.

В такій обстановці в організації починають створюватися спеціальні служби, підрозділи, посади, які призначаються ви­ключно або головним чином для підтримки та збереження систе­ми. Як правило, їм додають контрольні повноваження. Не вклю­чені безпосередньо в здійснення цілей-завдань, такі служби по­требують підвищеного самоствердження. Це виявляється в їхньому прагненні розширити власні владні повноваження, проконтролювати не тільки результат, але й сам процес діяльнос­ті тих підрозділів, які реально виконують цілі-завдання.

Проблема соціалізації цілей. Як було зазначено вище, цілі-орієнтації та цілі власно системи виникають спонтанно. Фактично ж таким, що керується, є тільки процес формування цілей-завдань. Вони-то і є єдиним засобом впливу на мотивацію пове­дінки членів колективу для зміни в бажаному напрямі цілей- орієнтацій, а також засобом запобігання відриву від реальних потреб суспільства. І те, і інше по­требують соціалізації цілей-завдань, тобто постійного їх співвід­несення з існуючими в даний історичний період суспільними ін­тересами та питаннями. Більш конкретно проблема соціалізації цілей зводиться до пошуку правильної відповіді на запитання: "Що є кінцевим результатом функціонування тієї чи іншої орга­нізації?" Наприклад, для промислових підприємств таким ре­зультатом можна вважати і виготовлену продукцію і ступінь за­доволення певної суспільної потреби; для пасажирського транс­порту — або прибуток, або скорочення чисельності людей, які перебувають на зупинках; для медичних установ — кількість осіб, які пройшли лікування, або зниження захворюваності. До­корінні реформи економічної та політичної системи, які здійсню­ються в нашій країні, власно і повинні бути спрямовані на мак­симальне врахування та задоволення потреб членів суспільства, тобто реальних людей. Однак в кожному конкретному випадку визначення змісту поняття "кінцевий результат" та показників, що характеризують ступінь досягнення наміченої мети, потребує глибокого наукового аналізу, нестандартних рішень, додаткової інформації і т. д.

Соціалізація цілей-орієнтацій припускає установлення прямої залежності між матеріальним, посадовим, політичним статусами працівника та колективу в цілому, з одного боку, та досягненням кінцевих результатів, з іншого. Окрім проблеми забезпечення відповідності кількості та якості праці одержува­ній винагороді, тут необхідно поширити практику участі вико­навців у прийнятті та реалізації загальноорганізаційних рі­шень, пристосувати режим праці (організація робочого часу, розподіл функцій і т. д.) до особливостей персоналу даної ор­ганізації. Максимальне зближення цілей-завдань та цілей-орієнтацій найбільш ефективно усуватиме можливості цілей власно системи перетворення на самоціль.

Цілі соціальних систем і цілі управління

Питання про співвідношення цілей системи-організації та цілей управління нею має важливе теоретичне та практичне значення. Відносна самостійність частин суспільної системи — соціальних інститутів, а також правоохоронних органів, створює можливість виникнення окремих завдань і відповідних їм функцій, які не обумовлені ні об'єктивними потребами суспільства, ні цілями даної соці­альної системи.

Ця небезпека найбільш реальна, коли мова йде про ті стру­ктурні підрозділи, які виконують функції управління тим або іншим видом діяльності. В даний час домінуюче положення в економіці займають великі, зі складною ієрархією управлінські органи та організації, перед якими стоять специфічні функції. В цих умовах є можливий відрив тих чи інших ланок управління від за­гальних, головних цілей системи, окрім того, загальні, головні цілі віддаляються, втискуються специфічними цілями, зв'язок механізму управління з головними цілями ясно не проглядається. Звідси той факт, що часом управління виступає як самоціль, а дійсна ціль, заради досягнення якої, власне, був створений орган упра­вління, відходить на другий план.

Саме тому одним з найважливіших напрямів удосконалення структури державного апарату, включаючи органи внутрішніх справ, є заходи, які повинні перешкоджати створенню та існуванню зайвих ланок управління. Тільки за умови успішного вирішення даного завдання кожен державний орган, кожний його підрозділ будуть працювати для задоволення суспільних потреб, а не для задоволення власних.

Крім того, при визнанні рівності між цілями виконавчої (оперативно-службової) та цілями управлінської діяльності ста­ють нереальними ні роздільна оцінка їхньої ефективності, ні ви­явлення специфічних функцій суб'єктів управління. В зв'язку із викладеним стає можливим виділити в загальному вигляді "влас­но" управлінські цілі, тобто цілі управління соціальною систе­мою, змістовно зорієнтовані та підпорядковані досягненню голов­ної її мети.

Визначення пріоритетів цілей та випливаючих з них за­вдань системи. Ця мета набуває особливо важливого значення, якщо керована система не має упорядкованої ієрархії цілей, останні не з'єднані внутрішнім змістом і т.д. Прикладом подібної багато та різноцільової системи можуть служити органи внутрі­шніх справ. У законах, підзаконних актах неможливо знайти від­повіді на запитання, яка із проголошених цілей їх діяльності найпріоритетніша, а яка менш важлива. "Боротьба зі злочинніс­тю", "охорона громадського порядку", "виконання покарань" — подібні цілі розглядаються тут як рівнозначні. Однак саме суб'єкт управління в конкретних умовах повинен визначати, який із напрямів діяльності, що відповідають вказаним цілям, є основним.

Аналогічна управлінська оцінка проводиться і в рамках конкретного напряму діяльності органів внутрішніх справ. Так, у сфері охорони громадського порядку пріоритетною може стати раціоналізація дислокації постів та маршрутів патрульно-постової служби, в сфері боротьби зі злочинністю — профілактика квар­тирних крадіжок і т.д. Отже, визначення відносної важливості кожного із завдань, які розв'язуються системою, є безпосередня мега управління.

Розподіл ресурсів для забезпечення максимально повного досягнення цілей системи. Ця мета управління здійснюється шляхом оптимального розподілу наявних сил та засобів між ке­рованими організаційними системами з урахуванням різних видів їхньої діяльності (тобто щодо кожної із їхніх функцій). Очевид­но, що мета, яка розглядається, нерозривно пов'язана з попе­редньою, оскільки ступінь важливості того чи іншого завдання безпосередньо виявляється в пріоритетності ресурсного забезпе­чення процесу його виконання.

Оптимальний розподіл ресурсів, що, як правило, завжди обмежені, припускає врахування факторів регіонального та фун­кціонального характеру. Суб'єкту управління при цьому треба визначити, в який саме орган, в який із підрозділів та для розв'я­зання якого завдання повинен бути направлений конкретний вид ресурсів. У системі управління, яка має декілька рівнів, питання про ресурсне забезпечення вирішуються на кожному з них, але з різним ступенем конкретизації.

Надлишковий деталізований розподіл ресурсів на самому верхньому рівні управління паралізує ініціативу та скорочує ступінь маневреності суб'єкта управління, найбільш наближе­ного до виконавської діяльності, ставить його перед необхідні­стю або використовувати сили та засоби, що виділяються, явно нераціонально, або приховувати дійсну картину їх розподілу. Дійсно, якщо загальний обсяг ресурсів істотно нижчий за об'єктивні потреби системи, це неминуче призводить до зву­ження кола завдань, що нею розв'язуються, а після всього — до деформації цілей.

Удосконалення ресурсного забезпечення системи. Ця мета управління досягається шляхом здійснення заходів, що спрямо­вані па підвищення професійної підготовки кадрів, їх належний відбір, оптимізацію інформаційних потоків, матеріально-технічне та фінансове забезпечення, впровадження передових методів пра­ці і т. д.

Треба мати на увазі, що функціонування будь-якої систе­ми — організації — є процес, в якому люди (члени організації) діють згідно з певними правилами, використовуючи різні предме­ти матеріального світу і керуючись власними уявленнями про ці­лі, яких треба досягти. Саме тому соціальна система може розг лядатися як обмежене поєднання чотирьох компонентів: 1) люди; 2) предмети матеріального світу; 3) правила поведінки; 4) ідеї (цінності, уявлення і т.д.). Поліпшення якості кожного з вказаних компонентів (зрозуміло, вирішальним з них є люди) означає і підвищення якості системи в цілому.

Ресурсне забезпечення може удосконалюватись в якісному та кількісному відношенні. Якісне його поліпшення, як правило, більш складна проблема, але й позитивний ефект тут значніший. Наприклад, зростання чисельності особового складу не створить "професійного ядра" кадрів. Більш того, кваліфіковані працівни­ки здатні справлятися з завданням, що поставлено перед систе­мою, не числом, а вмінням.

Аналогічним чином стоїть справа з матеріально-технічним забезпеченням. Так, старанно продумане територіальне розміщен­ня експертно-криміналістичних лабораторій, які оснащені техні­кою для провадження складних експертиз, може задовольнити потреби в їх проведенні із меншими витратами, ніж просте збільшення відповідного устаткування, і т.д. Природно, удоско­налення ресурсного забезпечення потребує попереднього аналізу потреб системи та ступеня їхньої відповідності наявним резервам, а також можливості їх перерозподілу та використання з ураху­ванням науково обгрунтованих нормативів.

Виділення цілей управління дозволяє конкретизувати за­вдання, які стоять перед його суб'єктом. Відсутність диференціа­ції в цілях управляючої та керованої підсистем може порушити нормальне функціонування системи: управлінці почнуть підміню­вати виконавців, при оцінці якості праці "внесок" до неї керівни­ків та підлеглих буде оцінюватися неадекватно, ті чи інші аспекти діяльності залишаться без уваги і т.ін.