Конспект лекції

Вступ

Процес управління — це достатньо серйозна і складна сфе­ра і до цього часу спроби вчених виробити хоча б відносно одно­значне уявлення про її зміст та її визначення успіху не принесли. У викладенні цієї проблеми різними вченими часом можна вияви­ти самі розбіжні підходи, часто суперечливі один одному. Однак нам треба виробити власний погляд на процес управління.

Цілеспрямований упорядковуючий вилив на різноманітні суспільні зв'язки, випливаюча відтіля взаємодія суб'єкта та об'єк­та управління і т. ін. — усе це дозволяє дійти висновку про те, що зрозуміти реальний механізм дії цього інструменту можна лише за умови вивчення його основних елементів, їх взаємозв'яз­ків, значущості кожного з них, яка виявляється в процесі дося­гання мети соціального управління. Отже, соціальне управління як реально діюча (функціонуюча) категорія може і повинне бути проаналізоване з процесуальних позицій.

Так виникає проблема соціального управління як процесу, що має велике методологічне значення. Вона, звичайно, не нова, як не є новим і сам підхід до соціального управління як до особ­ливого роду діяльності. Проте наукова література поки що не про­понує однозначного розв'язання питання як про сутність соціаль­ного управління з позицій процесу, так і про його структуру. Де­які аспекти цієї проблеми не втратили своєї дискусійності й нині.

Питання 1. Загальна характеристика процесу управління.

Процес характеризується як перебіг якогось явища, послі­довної зміни станів, етапів, стадій розвитку; сукупності послідов­них дій для досягнення якого-небудь результату. Розуміння про­цесу управління як діяльності, причому не однозначно визначе­ної а такої, що має свою внутрішню, побудовану на началах по­слідовності окремих дій структуру. Дані загальнонаукові позиції можуть і повинні бути використані з метою процесуальної харак­теристики соціального управління.

Під процесом соціального управління можна розуміти за­гальне виявлення його функціонування. Так, наприклад, його ха­рактеризують саме як дію системи управління, як хід реалізації його управлінських функцій, як динамічну характеристику соці­ального управління. Інакше кажучи, процес управління — це функціонування системи соціального управління.

Принциповим в цьому плані є ось таке положення: ряд ав торів вважають, що категорія "процес управління" має розгляда­тися щодо діяльності лише суб'єкта соціального управління, але не по відношенню до усіх елементів соціальної керованої систе­ми. На думку автора, ця позиція не переконлива, а точніше по­милкова. Не молена розглядати процес управління, тобто процес функціонування системи управління, не включаючи в цей розг­ляд усі її елементи: суб'єкта управління, об'єкта управління, ка­налу прямого зв'язку, каналу зворотного зв'язку та навколишньо­го середовища. Система управління створюється для того, щоб функціонувати для досягнення певної меш. Відсутність хоча б одного з вказаних елементів позбавляє нас підстав розглядати взагалі існування системи управління, не кажучи вже про її фун­кціонування. Чи можна визначати процес управління як діяль­ність лише суб'єкта управління, не звертаючи уваги на реакцію об'єкта управління, адекватність його поведінки прийнятим суб'є­ктом управління рішенням? Чи можна уявити процес вироблення і реалізації управлінського рішення без об'єкта управління? За­гальновизнаною стала вже класифікація кадрів управлінців, від­повідно до якої працівники сфери управління діляться на керів­ників, спеціалістів та допоміжний персонал, і навряд чи можна уявити можливість функціонування системи управління без усіх трьох категорій, незважаючи на доволі різну їх роль в процесі управління.

Місце процесів управління в системі управління.

Основними своєрідними "вузлами" системи управління є: меха­нізм управління (цілі, функції, принципи, методи); управляюча система в статиці (структура управління — органи управління, кадри управління, техніка); управляюча система в динаміці (управляюча система в статиці + процес управління). До цього також можна додати ще удосконалення системи управління (як продовження функціонування та особливу стадію в динаміці).

Процес управління посідає в системі управління особливе місце. Якщо механізм характеризує основоположні, фундамен­тальні, "наріжні камені" системи управління, а структура — ос­новні елементи цієї системи та їх співвідношення, то сам процес управління характеризує реальне життя системи. Як будь-яке ре­альне функціонування, процес управління найбільш повно та розгорнуто характеризує систему управління. В той же час це і найбільш складна для аналізу частина системи управління.

В процесі управління діють і взаємодіють елементи механі­зму та елементи структури управління. Тому процес управління означає виникнення якісно нових ознак у системи управління, які не можна виявити при аналізі управління в статиці. В процесі управління найбільш повно реалізуються основні риси управлін­ня, такі, зокрема, як системність, комплексність.

При аналізі процесу управління вивчається система управ­ління з урахуванням фактора часу та фактора строків. Це надз­вичайно важливий момент, що серйозно "трансформує" багато ас­пектів управління.

При аналізі процесів управління досліджуються цикли управління, які мають свій власний зміст.

Процеси управління порівняно з іншими ділянками системи управління носять більш творчий характер. У них більше елемен­тів мистецтва. Тут важче знайти якісь суворі принципи, і велико­го значення набуває фактор ситуації. Саме ця ділянка системи управління дала підстави для постановки проблеми: що ж таке управління — наука чи мистецтво?

Як і в інших науках, аналіз стадії функціонування в теорії управління — це аналіз найбільш конкретних реальних проблем. Якщо аналіз системи в цілому дозволяє виявити якісно нові риси, то тим більше такі риси виявляє аналіз функціонування цієї сис­теми. К. Маркс у своїй головній праці — "Капітал" — довів, що саме на стадії аналізу процесу здійснюється сходження від абст­рактного до конкретного, конкретне відтворюється в усій його складності та розмаїтості. Цю ж думку можна підкріпити співвід­ношенням, наприклад, таких наук, як анатомія та фізіологія. При цьому характерно, що реальне функціонування веде до появи "перетворених форм", здійснюється певне 'затушовування" раніш чітко визначених цілей", "принципів", "методів" і т. ін.

Усі вони в процесі управління виступають в конкретно різ­номанітному комплексі, із якого їх у свій час виділив теоретич­ний аналіз. Ось чому дослідження процесу управління є необхід­ною ланкою аналізу системи управління.

Підходи до аналізу процесу управління. Процес управління досліджувався у рамках загального аналізу проблем управління з різних позицій.

Насамперед слід назвати групу підходів, за якими дослі­джувалися змістовні сторони процесу управління. При цьому яіс зміст висуваються або суто виробничі проблеми, або комплекс виробничих, технічних, економічних, соціальних і т. д. проблем, або власно управлінські проблеми.

Інша група підходів до аналізу проблем процесу управлін­ня може бути названа організаційною. В цій групі також є свої різновиди. Так, в одних випадках досліджується цикл управлін­ня, його етапи і стадії, в інших — учасники процесу управління.

Третю групу підходів до аналізу процесу управління можна назвати технологічною. Важливішим у цій групі є кібернетико- іпформаційний підхід. До даної групи відноситься аналіз проце­сів управління на предмет їх моделювання, для цілей формуван­ня автоматизованих систем управління і аналіз процесу управлін­ня як бази організації правильної системи діловодства.

Четверта група підходів аналізує процес управління як ви­яв творчої активності людей, що беруть участь в процесі упра­влінні. Тут, насамперед, необхідно відмітити психологічний та правовий аналіз процесу-управління.

Змістовний аналіз процесу управління. Зміст цього аналізу залежить від специфіки об'єкта управління. Стосовно систе­ми органів внутрішніх справ змістовному аналізу піддається, насам­перед, оперативна обстановка, яка включає: навколишнє середовище (його криміногенні та антикриміногенні фактори); стан злочинності та охорони громадського порядку; сили та засоби органу внутрішніх справ; результати діяльності органу внутрішніх справ.

Окрім змістовного аналізу процесу управління з позицій об'єкта, ведеться змістовний аналіз цього процесу з позицій само­го управління. В цьому разі в центрі уваги аналізу опиняються проблеми змісту управлінської діяльності. Зокрема, можуть до­сліджуватися цілі управління, методи, кадри і т. д. Ці проблеми досліджувалися раніш в інших розділах теорії управління, тепер же вони розглядаються не самі по собі, а як частини єдиного процесу управління в їх взаємодії, взаємовпливі. Це дозволяє, наприклад, з'ясувати співвідношення цілей та методів управлін­ня, що становлять важливу проблему.

Інший аспект змістовного управлінського аналізу процесу управління — дослідження того, що робиться в процесі управ­ління, які проблеми розв'язуються, як і чому. Це більш глибокий аналіз, чим просто дослідження взаємодії цілей, методів, кадрів і т. д. У ході аналізу досліджуються ті рішення, які приймаються з точки погляду їх змісту. Процес управління виступає як процес вибору цілей, відповідаючих цим цілям методів, підбору необхід­них кадрів, їх конкретній розстановці і т. ін.

Змістовний аналіз дозволяє розкрити ряд важливих проб­лем процесу управління.

Організаційний аналіз процесу управління. Най­більш розвинутими є організаційні концепції процесу управління. Передусім тут слід виділити аналіз послідовних етапів процесу управління, підкресливши при цьому, що при виділенні етапів управлінського циклу різними авторами спостерігаються істотні розбіжності. Предметом цих розбіжностей є цільова стадія, яку іноді неправомірно виключають із циклу, співвідношення прогно­зування та планування, місце стадії аналізу і т. ін.

Інший, досить поширений підхід до визначення змісту ета­пів управлінського циклу пов'язаний з підготовкою, прийняттям та реалізацією рішення. Автор поділяє цей погляд, і більш до­кладно мова про це йтиме в главі 11 підручника.

Проблему етапів управлінського циклу ретельно досліджу­вав ще А. Фаиоль. Він виділив стадії передбачення, організації та ін. В роботах теоретиків системного аналізу виділені, наприк­лад, такі стадії, як підготовка рішення, аналіз інформації.

Тепер дискусія про співвідношення підходів до аналізу управлінського циклу ще точиться. Багато непорозумінь тут ви­никає передусім через те, що різні автори вкладають різний смисл в одні й ті ж слова. Це стосується таких понять, як етап, стадія, операція.

Так, Г.І. Петров називає лише гри стадії управлінського циклу: рішення; виконання; контроль.

І.П. Шадрін включає в управлінський цикл чотири стадії: рішення; організація; облік; контроль

В.Г. Афанасьєв вважає, що цей цикл складається з п'ятьох стадій: вироблення та прийняття управлінського рішення; органі­зація; регулювання; коригування; контроль та облік.

Ю.А. Тихомиров переконує, що управлінський цикл об'єд­нує одинадцять стадій: прогнозування; планування; збирання ін­формації; аналіз інформації; підготовка управлінського рішення; прийняття управлінського рішення; організація; регулювання; контроль; координація; оцінка результатів.

Були спроби виділити в управлінському циклі такі стадії, як попереднє управління; оперативне управління; контроль.

Наведений перелік підходів до визначення змісту управлінсь­кою циклу звичайно не є вичерпним, існує багато інших точок зору щодо цієї проблеми. Інша організаційна концепція процесу управління робить наголос на аналіз суб'єктів, що беруть участь у процесі управ­ління, порядок їх взаємодії та ін.

З погляду суб'єктів, процес управління постає як взаємодія державних органів та громадських організацій. Державні органи, у свою чергу, поділяються на органи законодавчої, виконавчої та судової влади. Найбільший обсяг управлінської діяльності вико­нується органами виконавчої влади, до якої належать Кабінет Міністрів України, державні адміністрації, органи міжгалузеві, функціональні, органи управління галузями, органи управління об'єднаннями та підприємствами. Всі ці органи (їх підрозділи) беруть різну участь у різних стадіях процесу управління; порядок їх взаємодії, їх права та обов'язки в процесі цієї взаємодії різні.

До організаційних характеристик процесу управління від­носиться і процедурна характеристика. Вона як би розвиває про­цесуальну та суб'єктну концепції процесу управління. Тут виді­ляються елементи процесу управління. Потім визначаються поря­док та послідовність розташування цих елементів — процедури.

Стадії процесу управління, як ми згадували вище, аналізу­вав ще А. Фаиоль, а вивчення процедур процесу та його елемен­тів пов'язано з ім'ям Ф.У. Тейлора. Слід зауважити, що Тейлора цікавили переважно процедури фізичної праці, процесу виробни­цтва. Однак розроблену ним методологію вдалося відносно швид­ко пристосувати і до аналізу процесів управління.

На базі процедурного аналізу процесу управління можливо проектування цього процесу, складання технологічних карт і т.д.

У роботах вітчизняних учених процедурний аналіз процесу управління подано доволі широко. Активно досліджувався про­цедурний аспект управління і фахівцями з сітьових графіків. Особливо актуальним є процедурний підхід при аналізі процесу управління на мікрорівні — всередині органу, установи, на робо­чому місці і т. д.

Питання 2. Технологічні характеристики процесу управління

Одним із значних результатів розвитку наукових досліджень останніх десятиріч є розвиток трактувань процесу управління як процесу перетворення інформації та відкриття загальних кіберне­тичних законів процесів управління. Кібернетика і теорія інфор­мації зробили найбільший внесок в аналіз саме процесів управ­ління. І саме тут знайшли найбільше застосування розроблені ними відкриття.

Одним з таких законів є законнерозривного зв'язку проце­су управління та процесів обробки інформації. Кожний елемент системи органів внутрішніх справ і система в цілому, викопуючи функції-завдання, безперервно оперують інформацією, перероб­ляючи її в процесі управлінської діяльності.

Технологічними елементами (стадіями) управління, а отже, процесу оперування інформацією є: її здобування та відображення; фіксування та збереження; копіювання та множення; передача та прийом; обробка, аналіз та синтез.

Це є формально-логічний (кібернетичний) алгоритм про­цесу управління. Слід мати на увазі, що запропоноване ділення технологічних елементів (стадій) оперування інформацією пев­ною мірою умовне.

Іншою технологічною характеристикою процесу управління є його аналіз з погляду характеру процедур, що в ньому здійс­нюються. При цьому виявляються стандартність, повторюваність цих процедур та досліджуються можливості їх формалізації.

Формалізація процесу управління (правильніше, його час­тин) створює основу для описання цього процесу за допомогою системи різних математичних моделей. Моделювання та матема­тизація — також один з напрямів аналізу процесу управління.

Однак деякі автори не проводять чіткої грані між моделю­ванням економічних та управлінських процесів. При всій зв'яза­ності цих процесів вони різні за суттю: одні пов'язані з перетво­ренням речовини природи, інші — з перетворенням інформації. Відповідно є особливості й в моделюванні.

Вельми гострим є питання про межі (точніше, про можли­вості) формалізації процесу управління. Сьогодні в основному лишилися невиконаними претензійні обіцянки деяких вчених про "повну формалізацію" процесу управління, і їм не вдалося описа­ти його виключно у вигляді системи взаємопов'язаних моделей. Цс виявилося нездійсненим через характер процесу управління і через можливості самої математики. Але визнання такого роду нездійсненності не означає негативного ставлення до математики. Більш того, це єдина розумна основа правильного підходу до ро­лі математичних методів. Саме при аналізі процесу управління більш за все необхідно використовувати математичні моделі, оскільки саме в цьому розділі управління від них можна чекати найбільшого ефекту.

Ще один технологічний підхід пов'язаний з дослідженням цього процесу з точки зору можливостей автоматизованих сис­тем управління. Дійсно, АСУ в першу чергу орієнтується на ре­алізацію процесу управління. При цьому підхід з позицій АСУ як би синтезує результати кібернетико-інформаційного аналізу процесу управління і аналізу можливостей формалізації та мате­матизації цього процесу.

В той же час передача операцій процесу управління ЕОМ і системі, пов'язаних з нею засобів перетворення інформації, вису­ває на перше місце в процесі управління аналіз можливостей алго­ритмізації, механізації, скорочення строків обробки даних і т. ін.

У роботах фахівців з АСУ процес управління досліджуєть­ся як проблема функціонування АСУ. Під час аналізу процесу документообігу також вдалося отримати корисні результати.

Правове та психологічне трактування процесу управління. Більшість фахівців права тяжіють до статичного аналізу управління: структура, права, функції, норми і т. д. Ра­зом з тим усе більшу увагу юристи приділяють правовим аспек­там саме процесу управління. Це дуже важливо, тому що ускла­днення процесу управління, необхідність краще його організувати потребують більшої правової регламентації цього процесу.

При аналізі процесів управління важливе місце посідають психологічні аспекти. Так, встановлення постійних прямих зв'яз­ків між соціальними системами (органами, установами, підприєм­ствами і т. д.) має і чисто психологічні переваги: між працівни­ками двох соціальних систем виникає психологічний контакт, який істотно полегшує розв'язання проблем з урахуванням ін­тересів відповідних систем.

Як уже підкреслювалось, для аналізу процесу управління особливе значення мають закономірності, що встановлені кіберне­тикою. Тому треба детально розглянути кібернетичну та інфор­маційну характеристики процесу управління.

Питання 3. Комплексна характеристика процесу управління.

Ми дослідили декілька основних підходів до аналізу про­цесу управління, кожен з яких дозволяє розкрити якісь риси, ознаки, принципи, закономірності процесу управління певною сферою суспільного життя. В той же час очевидна обмеженість кожного з підходів. В одному випадку робиться акцент тільки на організаційні аспекти, в другому — на правові, в третьому на інформаційні. Відповідно залишаються оез уваги інші, не менш важливі характеристики процесу управління. Тому визріває ідея комплексного підходу, який би інтегрував усі окремі підходи в єдине ціле, зробив би їх складовими частинами теорії процесу управління.

Останнього часу в підручниках та роботах з управління стали частіше виділяти главу (або, навіть, декілька глав) про процес управління. Але, як і в науковій роботі, в навчальному матеріалі трактування процесу управління тяжіє або до інформа­ційного, аоо до процедурного трактування. Жоден підручник не робить спроби змістовного описання процесу управління, не ка­жучи вже про комплексне його трактування.

Спробуємо на основі вищевикладеного сформулювати деякі відправні моменти теорії процесу управління.

Процес соціального управління — це діяльність об'єд­наних у певну структуру субєктів та об'єктів управління, спря­мована па досягнення поставлених цілей управління шляхом реа­лізації певних функцій та застосування відповідних методів та принципів управління.

Ця діяльність має макроплан — процеси між всіма або гру­пами органів управління та мікроплап — процеси всередині орга­ну управління, на окремо взятому робочому місці і т. ін.

Така діяльність єдина за своєю суттю. Різні можливі ас­пекти її теоретичного аналізу якраз і складають теорію процесу управління. На наш погляд, теорія процесу управління повин­на включати наступні характеристики: змістовну, організацій­ну, технологічну. Ці три основні .характеристики в єдності та взаємозв'язку дадуть достатньо повне визначення процесу управління.

Єдність та взаємозв'язок характеристик можна виразити ланцюгом логічно пов'язаних питань: що здійснюється у процесі управління? хто діє? як і яким чином здійснюються ці дії?

Змістовна характеристика повинна відповідати на запитання: що робиться у процесі управління? І насамперед, що робиться з погляду об'єкта управління? Аналіз свідчить, що процес управління — це процес розв'язання проблем оператив­но-службової діяльності, проблем забезпечення процесу управ­ління, процес розв'язання виникаючих при цьому соціальних проблем і т. ін.

Процес управління має спільні риси з процесами, що здійс­нюються у соціальній системі. Він визначається об'єктивними за­конами функціонування і розвитку цієї системи і в той же час пе­вною мірою залежить від суб'єктивних факторів.

Зміст процесу управління передусім визначається характе­ром розв'язуваних проблем і являє собою сукупність стадій (опе­рацій), що згруповані за його етапами. Етапи характеризують по­слідовність якісної зміни робіт у процесі управління і є своєрід­ними ступенями внутрішнього розвитку управлінського впливу.

У науковій літературі можна знайти такі підходи до визна­чення змісту процесу управління, в зв'язку з цим розрізняють:

методологічний зміст процесу управління, який передбачає виділення певних закономірно минаючих етапів та стадій, які ві­дображають як загальні риси трудової діяльності людини, так і специфічні риси управлінської діяльності. Виходячи з цього, процес управління можна уявити як послідовність двох основних етапів: 0 підготовки та прийняття управлінського рішення і 2) організації виконання управлінського рішення;

функціональний зміст процесу управління, який виявляєть­ся у масштабній послідовності та перевазі реалізації основних функцій управління: прогнозування, планування, організації, ре­гулювання та контролю;

економічний зміст процесу управління, втілений в наступ­них формах: установлення економічних потреб, оцінка наявності ресурсів, розподіл ресурсів, використання ресурсів;

соціальний зміст процесу управління визначається роллю людини у його здійсненні, оскільки об'єктом та суб'єктом соці­ального управління завжди є людина. Певне місце в цьому змісті процесу управління посідають психологічні проблеми;

організанійно-правовий зміст процесу управління виявляє­ться в послідовності використання організаційних важелів впли­ву: регламентування, нормування, інструктування, відповідально­сті, які мають в основному правове закріплення;

інформаційний зміст процесу управління практично поля­гає у його формально-логічному (кібернетичному) алгоритмі, який є виявленням закону нерозривного зв'язку процесу управ- лінпя та процесів обробки інформації, про який вже йшлося в цій главі вище.

Існує багато інших трактувань змісту процесу управління. Так, Ю.М. Козлов вважає, що зміст процесу соціального управ­ління "може бути розкритий за умови відповідної характеристи­ки: а) стадій управлінського процесу, б) функцій соціального управління, в) методів соціального управління, г) управлінських відносин.

На думку авторів підручника "Теорія управління соціаліс­тичним виробництвом", зміст процесу управління характеризу­ють: "1) етапи і стадії процесу, 2) операції та їх розподіл по ста­діях, 3) способи здійснення операцій" .

Можна було б навести ще багато різних думок щодо цього.

У багатьох джерелах (у тому числі й тих, що тільки-но бу­ли названі) використовується і така характеристика процесу управління, як його властивості. В різних джерелах даються рі­зні переліки цих властивостей. Процес управління, безумовно, володіє такими специфічними властивостями, як, наприклад, без­перервність, циклічність, послідовність, мінливість (динаміч­ність), сталість.

Безперервність відображає необхідність постійності управ­лінської діяльності. Ця властивість по-різному виявляється зале­жно від рівня управління. В системі органів внутрішніх справ ця властивість процесу управління певною мірою реалізується, зо­крема, черговими частинами.

Циклічність виявляється у закономірному повторенні етапів та стадій процесу управління все в нових і нових циклах. Резуль­татом управлінської діяльності є переведення керованої системи, або її частини, в новий стан, що приводить до постановки нової мети управління або до корегування попередньої. При цьому ста­дії і етапи управлінського циклу повторюються. Іноді нема необ­хідності в зміні мети управління. В цьому разі процес управління повторює цикл, спонукаючи до пошуків найбільш ефективних шляхів досягнення раніш поставленої мети.

Послідовність характеризує певний порядок здійснення етапів та стадій процесу управління. Як правило, процес управ­ління стає менш ефективним, якщо нри його здійсненні не до­тримують певної послідовності або не виконують деяких його стадій та груп операцій. Нерідко рішення розробляються без вра­хування реальних умов. При такому підході відсутня або слабко виражена стадія аналізу ситуації, що іноді призводить до волюн­таризму. Можлива також інша крайність, коли рішення розроб­ляються тільки на ситуаційній основі, без достатнього з'ясування цілей. Тоді рішення бувають суперечливими, позбавленими дов гострокової орієнтації. Мета систематизує сукупність рішень, до­дає їм загальну спрямованість;- ситуація визначає практичну зна­чущість рішення. Кожна стадія процесу управління є обов'язко­вою, також як і послідовність їх виконання.

Мінливість (динамічність) виявляється в постійній зміні процесу управління за його спрямованістю, проблематикою та характером перебігу, в активній взаємодії його різних етапів, стадій, операцій. Процес управління здійснюється в усій системі управління, і цей вплив залежно від мети буде різним для різ­них частин системи. Крім того, він постійно змінює свою головну орієнтацію, відшукуючи вузькі та слабкі місця в керованій систе­мі або виявляючи послаблення зв'язків при зміні зовнішніх умов функціонування системи. Відповідно до специфіки розв'язуваної проблеми по-різному відбувається процес управління по етапах, стадіях, за операціями. Властивість мінливості, яку іноді ще на­зивають гнучкістю процесу управління (що взагалі не зовсім справедливо), певною мірою визначає оперативність управління, що дуже важливо для ефективності всієї управлінської діяльнос­ті. Безперечно, така мінливість має визначені межі, чому сприяє інша властивість процесу управління — сталість.

Сталість виявляється у виникненні в процесі управління і відповідному закріпленні певних форм та каналів його перебігу. Це виявляється, наприклад, у структурі системи управління, що закріплюється в організаційних актах, її стабілізації, і служить організуючим фактором процесу управління.

Деякі автори, характеризуючи змістовну сторону процесу управління, виділяють види процесів управління^,г\ На їхню дум­ку, в різних умовах процес управління може бути побудований різними способами при збереженні всіх його специфічних власти­востей. Це дозволяє класифікувати процеси управління, виділити найбільш типові їх види:

цільовий тип процесу управління (має місце тоді, коли в процесі управління, незалежно від його масштабів, умов та особ­ливостей, мета відіграє провідну роль і визначає характер усіх управлінських дій);

програмний тип процесу управління заснований на-ретель­ній розробці конкретних завдань, що розподіляються між ланка­ми системи управління з вказівкою послідовності їх виконання. Сукупність таких завдань, що ведуть до реалізації поставлених цілей, називається програмою. В системі МВС такий тип процесу управління досить поширений;

ситуаційний тип процесу управління має місце тоді, коли меті в процесі управління не надається великого значення і її ста­тус не дуже високий (характеризується також тим, що він вини- кас як би по ситуації, при якій із неї ж головним чином виходить і пошук проблеми, і розробка рішення);

лінійний тип процесу управління (характеризується суво­рою послідовністю здійснення його етапів та стадій і використо­вується тоді, коли є повна та достатня визначеність відносної ме­ти впливу, ситуації і т. д.);

коригований тип процесу управління (характеризується не­обхідністю додаткового коригування кожної стадії процесу упра­вління після проходження попередньої стадії);

розгалужений тип процесу управління (полягає в методоло­гічному розподілі робіт на окремі частини на певних стадіях);

пошуковий тип процесу управління (виходить із повної яс­ності мети управління, але неможливості оцінити ситуацію та сформулювати проблему. В цьому випадку рішення виробляється на основі мети та найбільш загальної оцінки ситуації і вже потім па основі рішення уточнюється ситуація).

Організаційна характеристика процесу управління вклю­чає в себе ряд моментів:

по-перше, характеристику учасників процесу управління, порядок їх взаємодії. Це визначено насамперед змістом процесу управління. Тому без аналізу змісту не можна розкрити організа­цію процесу.

Учасники процесу управління та порядок їх взаємодії ви­значені також існуючою структурою управління. Ця структура може бути більше або менше пристосованою до вирішення змісто­вних завдань управління;

по-друге, організація процесу управління описує процес як змінювані в часі етапи і стадії процесу, а також включає аналіз процесу управління як процесу прийняття та реалізації управлін­ських рішень. Деякі підходи до визначення змісту управлінського циклу були викладені на початку цієї глави і більш докладно зміст управлінського циклу буде викладений в наступній главі, а також у другій частині підручника;

по-третє, визначення процедури взаємодії різних органів, підрозділів, конкретних виконавців у процесі управління. Проце­дура описує окремі процеси як набір певним чином стандартних управлінських дій, операцій, які чергуються. Характер цього на­бору залежить від змісту процесу управління, а також від за­вдань, що поставлені перед процедурою аналізу. Залежно від цих факторів операції деталізуються більше або менше. Варіантом процедурного аналізу є, наприклад, аналіз процесу управління з позицій вимог наукової організації управлінської праці. Як еле­менти аналізу в цьому випадку виділяються трудові операції пра­цівника.

Процес управління, крім змістовної та організаційної хара­ктеристик, має також і технологічну характеристику.

Технологічна характеристика процесу управління включає три компоненти, а саме:

організацію системи інформації. Управлінська інформа­ція — це сукупність зведень про стан об'єкта та суб'єкта управ­ління. Інформаційні процеси супроводжують весь процес управ­ління. Інформація, що використовується у процесі управління, створює інформаційну структуру управління. Існує багато під­ходів до класифікації інформації. Як варіант можна назвати кла­сифікацію, котру пропонує Закон України "Про інформацію";

діловодство (документування та документообіг). У процесі управління використовуються такі основні види доку­ментів: постанови, накази, розпорядження, вказівки, статути, положення, інструкції, рішення, акти, приписи, протоколи, звіти, реферати, переліки. З метою раціональної організації потоків документованої інформації їх необхідно регламентува­ти, вказуючи при цьому конкретного здобувача, відправника та номенклатуру документів. В принципі схема документування зв'язків повинна відповідати структурі органу управління та його зовнішнім зв'язкам;

процедури. Вони повинні бути розроблені для усіх основ­них видів управлінської діяльності: підготовки плану основних організаційних заходів, проведення службової наради, оператив­ної наради, засідання колегії та іп. Чітко організована технологія процесу управління завжди передбачає набори різних управлін­ських процедур.

В технологію процесу управління входить також моделю­вання процесу управління, що являє собою описання за допомо­гою стандартних операцій. Але закони цього описання визначені вимогами формальної логіки, математики і математичної логіки. Моделювання — це продовження організаційного та процедурно­го аналізів за новим методом. Моделювання дозволяє здобувати нові результати і тим самим впливає не тільки па організацію, але й на зміст процесу управління. Тут ще раз відчувається внут­рішній зв'язок різних характеристик процесу управління, їх вза- ємообумовленість.

Кібернетичний аналіз призначений виявляти технологію процесу управління з гочки зору загальних законів взаємодії управляючої та керованої підсистем, характеру регулятора, типу зворотного зв'язку і т. ін. Такого роду аналіз дозволяє враховути деякі фундаментальні риси процесу управління та усувати айбільш грубі помилки в організації процесу. В той же час слід мати на увазі, що кібернетичні закони занадто загальні для того, щоб на їх основі можна було виробляти кінцеві рекомендації що­до організації процесу управління в конкретній соціальній систе­мі. Такі рекомендації дає тільки увесь комплекс методів теорії процесу управління. Кібернетичні закони — це своєрідні фільтри або контрольно-пропускні пункти. Якщо їх дотримувати, то мож­на вести роботу далі.

Інформаційний аналіз технології процесу управління опи­сує його як процес перетворення інформації — від стадії здобу­вання інформації до стадії її логічної обробки. Він близький до інших видів технологічного аналізу, але має й свої завдання. Тут визначається кількість інформації, її потоки. Досліджується пропускна здатність окремих ланок системи управління. Здійс­нюється виділення видів інформації.

Інформаційний підхід до процесу управління (як і моделю­вання) є безпосередньою базою аналізу процесу управління з то­чки зору можливості його механізації та автоматизації. У свою чергу при створенні автоматизованих систем управління узагаль­нюються й інші організаційні та процедурні характеристики про­цесу управління.

В іншому плані інформаційний аналіз (вже разом з проце­дурним) служить базою для аналізу процесу управління як про­цесу документообігу, як системи руху документів у процесі діло­водства.

Технологічну характеристику процесу управління не можна уявити без техніки, яка використовується у процесі управління.

Техніка управління — це знаряддя та засоби праці, що призначені для виконання інформаційних перетворень у проце­сі управління. Техніку управлінської праці можна умовно роз­поділити на три групи: матеріальні носії інформації; засоби перетворення інформації; засоби оснащення процесів інформа­ційних перетворень (обладнання, службові та підсобні примі­щення і т. ін.).

Техніка управління розвивається за декількома напрямами. По-перше, створюються нові високопродуктивні пристрої та ма­шини, що призначені для автоматизації трудомістких процесів інформаційних перетворень (багатоаспектної вибірки та порів­няння даних, фіксації інформації на носіях, передаванню та на­дання необхідних даних і т. д.). По-друге, удосконалюються ті технічні засоби, застосування яких стало традиційним (створення ЕОМ високої продуктивності та пам'яті, друкарських машинок з елементами логіки, факсимільної апаратури, відеотерміналів га ін.). По-третє, здійснюється агрегування технічних засобів та си­стем (створення мереж передачі даних, автоматизованих систем управління, розробка та виробництво технічних комплексів засо­бів оргтехніки та ін.). По-четверте, створюються багатофункціо­нальні машини та системи, що призначені для різних рівнів управління (комплекси ЕОМ, організаційні універсальні автома­ти і т. ін.).

Виділяються такі форми використання техніки н апараті упрашііїшя: централізована, при якій управлінська техніка зосе­реджується в одному місці і обслуговує весь апарат управління; децентралізована, коли уся наявна управлінська техніка розподі­ляється по структурних підрозділах апарату управління; зміша­на, при якій частина техніки експлуатується централізовано, час­тина — окремими підрозділами або працівниками управління.

Автор намагався дати комплексну характеристику процесу управління, підкреслюючи взаємозв'язок усіх названих характе­ристик. В той же час важливо зазначити, що роль кожного із прийомів аналізу процесу управління не однакова. Безумовно, головне значення належить змістовному аналізу процесу, хоча організація і технологія також відіграють досить важливу роль. Гіри аналізі процесу управління роль факторів організації і тех­нології більша, ніж при дослідженні інших блоків системи упра­вління. Тому аналіз процесу управління треба починати як зміс­товний, але під час дослідження використовувати принципи орга­нізаційного і технологічного підходів.

Слід також брати до уваги, що в реальній дійсності нема окремого організаційного процесу або окремого процесу перетво­рення інформації. Ми завжди маємо справу з конкретною (і тому різноманітною) практичною дією. Існуючі розробки з теорії про­цесу управління рекомендують нам деякі підходи до аналізу цієї діяльності.

Було б помилкою розкласти процес управління на окремі характеристики і на цьому закінчити аналіз. Усі підходи погріб­ні, оскільки кожен з них робить свій внесок у здійснення процесу управління (як єдиного та комплексного) на глибоких наукових засадах.

Тому тільки синтез результатів, що здобуті при різних під­ходах до аналізу процесу управління, дозволяє дати більш чи менш загальне уявлення цього процесу.

Питання 4. Ефективність управління.

Ефективність соціального управління — це один з основ­них показників досконалості управління, що визначається за до­помогою зіставлення результатів управління і ресурсів, витраче­них на його досягнення.

Проблема ефективності соціального управління є дулее ва­жливою і ще в більшій мірі складною. Важливість проблеми, ви­дається, не потребує особливого аргументування. Складність же її полягає в значній різноманітності соціальних систем, що не до­зволяє навіть виробити безспіриих універсальних методологічних підходів до її визначення. Написано чимало наукових праць, присвячених загальним методологічним засадам визначення ефек­тивності управління у соціальній сфері, а також щодо визначення ефективності конкретних соціальних систем (у тому числі систе­ми органів внутрішніх справ). Ефективність управління можна оцінити шляхом порівнян­ня одержаного прибутку та витрат па управління. Але така еле­ментарна оцінка не завжди коректна. По-перше, тому, що резуль­тат управління не завжди полягає у прибутку. ГІо-друге, приво­дить до безпосереднього або опосередкованого результату. Останній приховує роль управління у його досягненні. Прибуток часто виступає як опосередкований результат. По-третє, резуль­тат управління може бути не тільки економічним, але й соціаль­ним, соціально-економічним, соціально-психологічним. Це, в свою чергу, породжує таку складність, яка полягає у визначенні об'єктивних показників оцінки діяльності соціальної системи, яка не займається матеріальною предметною діяльністю, а також у складності визначення багатьох суспільних явищ та процесів за допомогою їх квантифікації. По-четверте, витрати на управління не завжди можна достатньо суворо виділити. Тому на практиці ефективність управління найчастіше визначається аналітичним або експертним шляхом, зіставленням багатьох елементів, як-то: продуктивність, ступінь досягнення мети, керованість, ритміч­ність праці, приріст якості, задоволеність працею, економія часу в процесі управління, формування корпоративної культури.

Оскільки розкриття змісту соціального управління, на дум­ку автора, неможливе без хоча б самих загальних уявлень про ефективність управління в цій сфері, то спробуємо це зробити за допомогою існуючих підходів.

Про дійсну ефективність соціального управління можна казати у трьох випадках:

коли витрати на управління скоротилися, а показники управління не змінилися або, навіть, поліпшилися;

коли витрати на управління не змінилися, а якість управ­лінської діяльності стала ліпше;

коли витрати на управління зросли і більшою мірою полі­пшились показники якості управління.

Таким чином, вказана методологія дослідження ефективно­сті управління базується на порівнянні ефекту, тобто результату, здобутого у системі, з витратами, пов'язаними з його досягнен­ням. Ефект управління виявляється у тому, що всі елементи соці­альної системи (і керованої і управляючої підсистем, і їх складо­вих) приведені в дію і використовуються згідно з їхнім призна­ченням найбільш раціональним способом, тобто кінець-кінцем це системний ефект, що відображає як якісні та кількісні характери­стики кожного елементу системи, так і принципово нову якість, що виникає в результаті системних зв'язків та відносин.

Витрати на соціальне управління складаються із управлін­ських витрат по всіх рівнях та ланках управління і включають: заробітну плату працівників управління з нарахуванням на соці­альне страхування та експлуатаційні витрати, пов'язані з викори­станням предметів та засобів управлінської праці (будинки, тех­ніка, засоби зв'язку та ін.) і утримання апарату управління (ви трати на відрядження, підготовку управлінських кадрів, при­дбання канцелярського приладдя та оргтехніки і т. п.). Є певні особливості в обчисленні витрат на утримання управлінського апарату залежно від сфери суспільного життя, де він функціонує.

Вимір ефективності управління дозволяє аналізувати і зі­ставляти різні варіанти систем управління, виявляти резерви їх­нього удосконалення, виливати на зацікавленість і підвищувати відповідальність управлінських працівників за результати управ­лінської діяльності.

У теорії та практиці соціального управління пропонуються і застосовуються різні методи визначення ефективності управ­ління, серед яких можна назвати таких два:

згідно з першим методом ефективність управління вимірю­ється ефектом, що здобутий в соціальній системі будь-якого рів­ня. Цей ефект порівнюється з витратами системи управління. В самому загальному вигляді даний підхід може бути виражений за допомогою формули:

Еу = Рк : Ву,

де Еу — ефективність управління; Рк — кінцевий результат (ефект), здобутий соціальною системою в цілому; Ву — витрати на управління;

згідно з другим методом ефективність управління Еу пере­дбачається вимірювати, зіставляючи безпосередні результати дія­льності апарату управління Ру із витратами на управління Ву, тобто не за ефектом, здобутим в соціальній системі, а за обсягом і характером (включаючи якість) дій, що виконуються у процесі управління. Тому саме загальне трактування цього методичного підходу може бути виражене формулою:

Еу = Рy : Ву,

де Ру — ефект управління, виражений параметрами, які оціню­ють дії апарату управління

Висновок

Отже, основними своєрідними "вузлами" системи управління є: меха­нізм управління (цілі, функції, принципи, методи); управляюча система в статиці (структура управління — органи управління, кадри управління, техніка); управляюча система в динаміці (управляюча система в статиці + процес управління). До цього також можна додати ще удосконалення системи управління (як продовження функціонування та особливу стадію в динаміці).

Змістовна, організацій­на, технологічна характеристики в єдності та взаємозв'язку дадуть достатньо повне визначення процесу управління. Ефективність соціального управління — це один з основ­них показників досконалості управління, що визначається за до­помогою зіставлення результатів управління і ресурсів, витраче­них на його досягнення.

Ефективність соціального управління визначається у трьох випадках:

коли витрати на управління скоротилися, а показники управління не змінилися або, навіть, поліпшилися;

коли витрати на управління не змінилися, а якість управ­лінської діяльності стала ліпше;

коли витрати на управління зросли і більшою мірою полі­пшились показники якості управління.

ТЕМА Підходи до добору та організації роботи з персоналом.

Вступ

1. Основні аспекти роботи з персоналом.

2. Концепція людських ресурсів.

3. Напрями (системи) добору персоналу.

4. Методи підбору персоналу.

Висновок