Конспект лекції

Вступ

Досить часто вирази "документаційне забезпечення управління" та "діловодство" використовують як синоніми. Незважаючи па певні підстави для такого підходу, знак рівності ставити між ними не можна.

Документаційне забезпечення управління - це діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення (фіксації та оформленню) документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Дічоводство - це діяльність, що охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами, організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль за виконанням документів і підготовку документів для передачі до архіву.

Питання 1. Правові та організаційні аспекти документаційного забезпечення управління та діловодства

Основним носієм інформації в сучасному апараті державного управління, а отже, і в органах і установах виконання покарань, є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямком наукової організації праці працівників апарату управління, засобом оптимізації процесу управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу.

Причини зростання обсягів управлінської інформації, що досить відчутно в органах і установах виконання покарань, можна розділити на дві групи:

1. об'єктивні, які залежать від збільшення масштабів і зростаючої складності керованих систем та вирішуваних ними завдань;

2. суб'єктивні, що залежать від форм та методів реалізації функцій управління.

Суб'єктивні причини зростання обсягів управлінської інформації, в свою чергу, мають дві основні складові:

відсутність науково обгрунтованих комплексних документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління;

недосконалість технології роботи з документами в процесі управління.

Ці причини пояснюють і низьку в багатьох випадках якість управлінської документації. Вирішення зазначених, суб'єктивних за своєю природою, питань роботи з документами є одним з найважливіших, до того ж таких, що дає змогу швидко одержати позитивний ефект, резервів удосконалення управління.

Основним поняттям у цій сфері, безумовно, є документ.

Офіційне визначення документа в Україні таке:

"Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ — це документ, що містить вихідну інформацію.

Вторинний документ — це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів".

У процесі управління документ виконує такі функції: соціальну; правову; інформаційну; комунікативну; управлінську; облікову; культурну; історичну.

Управлінська діяльність органів і установ виконання покарань фіксується в основному управлінськими (організаційно-розпорядчими) документами, до яких відносяться:

організаційні документи (статути, положення, настанови, інструкції).

У них містяться приписи, спрямовані на організацію системи управління (наприклад, Положення про Державний департамент України з питань виконання покарань);

розпорядчі документи (накази, рішення колегії, вказівки тощо). За допомогою цих документів суб'єкт управління' здійснює керівництво підлеглими об'єктами шляхом передачі управляючої, тобто розпорядчої, документації;

довідково-інформаційні документи (листи, акти, довідки, рапорти, доповідні записки тощо).

Перші дві групи відносяться до правових документів, оскільки інформація, що в них міститься, має юридичні наслідки, третя - до неправових документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і; ефективної роботи органів і установ виконання покарань шляхом якісного і своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, контролю на виконанням документів та здаванням їх до архіву.

Елементами діловодства є документування та документообіг.

Документування управлінської діяльності - це фіксація за установленими формами необхідної для управління інформації, тобто С пюрення документів.

Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення пДо одержання до завершення виконання (здавання до архіву) або відправлення. Іншими словами, документообіг, тобто організація роботи з документами, являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, і рупування документів у справі, експертизу наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх схоронності, передача справ до архіву.

Документування і документообіг взаємозв'язані, хоча виконуються річними категоріями службовців. Створюють і виконують документи фахівці структурних підрозділів органів і установ виконання покарань. Організовує роботу з документами допоміжний персонал (працівники канцелярій, секретаріатів).

Діловодство - це забезпечуюча функція управління. Завдяки діловодству в управлінській діяльності здійснюється процес оперування інформацією, без якого не можна виконати головні завдання, які поставлені перед органами і установами виконання покарань.

Залежно від кола питань, які вирішуються органом (установою), обсягу та характеру його компетенції, порядку розв'язання завдань (на основі колегіальності або єдиноначальності), а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами (установами) формується комплекс документів органу (установи) і визначається система діловодства. Відомі три системи діловодства: централізована, децентралізована та змішана.

Централізована система передбачає, що всі документи — вхідні, вихідні та внутрішні реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат).

Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з річним документообігом 100 тис. документів і більше, а також в тих, де є територіально уособлені структурні підрозділи та особливі умови роботи.

Змішана система передбачає, що найважливіша внутрішня документація та листування керівництва реєструється в канцелярії, решта документів - у структурних підрозділах.

Питання 2. Загальні вимоги до найбільш поширених у практиці органів і установ виконання покарань управлінських документів

У практиці управлінської діяльності видання розпорядчих документів є досить значною її частиною. Розпорядчі документи, що надходять до органів і установ виконання покарань з вищих органів влади, у разі потреби доводяться відповідними суб'єктами управління шляхом видання самостійних розпорядчих документів — наказів, вказівок, в яких викладається зміст документів вищого органу влади щодо завдань даного органу, або шляхом ознайомлення з ними.

У той же час важливе значення в системі управлінської документації мають документи, що складаються безпосередніми виконавцями тих чи інших управлінських дій (об'єктами управління), які містять відомості про виконання відповідних команд, планів, функціональних обов'язків та ін. і які створюють базу для прийняття в подальшому суб'єктами управління управлінських рішень, у тому числі у формі різних розпорядчих документів.

Викладемо деякі загальні вимога до найбільш уживаних управлінських документів ненормативного характеру, які займають значний обсяг у практиці управлінської діяльності органів і установ виконання покарань. Мова йде про протокол, звіт, акт, огляд, висновок, доповідну записку, пояснювальну записку, довідку, лист, рапорт.

Протокол — це документ, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад тощо, склад присутніх, зміст питань порядку денного, прізвища та ініціали осіб, доповіді та виступи яких заслухані, рішення, терміни їх виконання та виконавців.

Протокол має юридичне значення. Його укладає офіційна компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт, а підписує головуючий. ІЗ управлінській діяльності органів і установ виконання покарань і кладаються протоколи так званого розпорядчого характеру, в яких фіксуються хід обговорення питань і рішення, прийняті по них на зборах, нарадах, засіданнях тощо. Складовими частинами таких протоколів є: найменування ("протокол") і порядковий номер, назва наради (зборів, іік ідання), дата проведення, склад (при необхідності кількість) учасників, прізвища, ініціали керівника та учасників наради (голова, члени президії), ирішище, ініціали особи, яка склала протокол (секретар), порядок денний, ижстова частина (як правило, при підведенні підсумків роботи), рішення нцради з кожного питання порядку денного, перелік додатків (при необхідності), підпис головуючого наради.

Виділяється дві основні форми складання протоколу наради.

Перша - протоколи щотижневих нарад.

Друга - протоколи підбиття підсумків за певний період роботи (місяць, квартал, півріччя, рік).

Протоколи щотижневих нарад, як правило оформлюються без текстової частини (фабули), а матеріали (тези доповідей, виступів, довідки) готуються шчдалегідь і долучаються до них. Після назви кожного питання порядку денного зазначаються прізвища та ініціали осіб, які брали участь в його пін оворенні, у порядку їх виступів (доповідей). Далі фіксуються рішення з розглянутого питання із зазначенням конкретного терміну виконання та Виконавця. Рішення повинні формулюватися чітко, зрозуміло та не містити закликів до поліпшення роботи.

Протоколи підбиття підсумків за певний період роботи повинні мати іскетову частину (фабулу), в якій зазначаються стан справ, заходи, що иживалися для його поліпшення, недоліки у роботі та проблемні питання, що погребують вирішення. Далі стисло дається оцінка результатів проведеної роботи (загальна або за напрямками діяльності), визначаються заходи (рішення), що випливають з тексту фабули, з визначенням конкретних іермінів виконання та виконавців.

Звіт — це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання будь-якої роботи або доручення. Звіти бувають статистичні (або цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом, бланках, текстові — на івичайному папері, але здебільшого за встановленою формою. Матеріал звіту повинен охоплювати точно визначений період часу. Реквізити звіту: назва документа; період, за який складається звіт; назва підрозділу, органу, про роботу яких звітують; текст звіту; підпис; дата складання звіту і номер (індекс) документа; гриф затвердження.

Звіти про виконання роботи мають текстову форму і викладаються послідовно за пунктами планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного або часткового невиконання плану і викладаються перспективи його виконання з перерахуванням необхідних для цього заходів.

Звіти про результати виконання одноразових завдань і доручень, відряджень відрізняються від періодичних звітів тим, що не затверджуються; їх адресують керівникам, від яких було одержано завдання.

У них міститься:

назва посади і прізвище керівника;

назва документа;

заголовок;

текст, який повинен розпочинатися посиланням на одержане завдання: "Відповідно до Вашого доручення від...", "за Вашим завданням...". Це і є вступна частина документа. Далі йдуть:

висновок-аналіз проведеної роботи й одержаних результатів з висновками і пропозиціями;

відмітки про додаток, якщо він є; підпис автора із зазначенням посади і прізвища; дата й номер (індекс).

Вимоги до періодичного звіту: він повинен характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу, переконливістю аргументації, точністю формулювань, які виключають можливість суб'єктивного тлумачення, конкретного викладу результатів роботи, доказовістю висновків і рекомендацій. Він має містити вичерпні відповіді на всі питання наступної схеми:

У заголовку, крім слова звіт, вміщуються дані про підрозділ, орган, який звітує, за який період і за який вид роботи.

У вступній частині вказується коло завдань, які були поставлені перед підрозділом, органом на звітний період за планом роботи.

Наступна частина звіту повинна містити точний опис виконаної роботи (з кожного питання плану із зазначенням позитивних і негативних прикладів; при цьому мають бути названі конкретні особи, факти, цифри та ін.).

У звіті мають бути подані розгорнуті висновки, які випливають з опису всіх видів робіт, пропозиції, перспектива на майбутній строк.

У весь матеріал звіту в разі потреби може бути поділений на частини. Ці частини, як правило, нумеруються арабськими цифрами.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його дістають самостійну назву. Ці назви повинні бути короткими, відповідати змістові й записуватися у вигляді заголовків.

Акт — це документ, складений спеціально уповноваженою посадовою особою або ірупою осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

Акт повинен мати заголовок, в якому дається короткий зміст актованого факту, події.

Текст акта, як правило, складається з двох частин: вступної і констатуючої.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта, перераховуються ті особи, які його склали, а також ті, які були присутні під час його складання.

У констатуючій частині викладаються мета і завдання акта, сутність і чирпктер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед додатками, якщо вони є), у разі погреби повідомляється про кількість примірників акта й місце їх зберігання.

Для актів з постійно повторюваною інформацією слід використовувати (лишки з трафаретним текстом.

При наявності в акті додатка посилання на них дається у кінці тексту перед підписами.

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні, без ці значення посад.

При наявності окремих думок у складачів акта або у присутніх при його вкладанні їх слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або им спеціальному аркуші.

Акти приймання-передачі, а також акти обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищим органом або керівником підрозділу.

Місце і дата складання акта повинні відповідати місцю і даті події, мки актується.

Огляд - це документ, складений для інформування підвідомчих органів і установ про роботу в тій чи іншій галузі, про діяльність групи органів і установ за певний період часу.

Формуляр огляду включає такі реквізити:

1. Найменування виду документа.

2. Заголовок.

3. Період часу, за яким зроблено огляд.

4. Текст.

5. Дата і ким складений.

Висновок — це документ, в якому викладаються підсумки перевірки, пналізуються встановлені факти і вносяться пропозиції щодо порядку розв'язання питань. Він складається за підсумками службового розслідування дисциплінарних проступків працівників органів і установ виконання покарань, за результатами перевірок звернень громадян, заяв про втрату посвідчень тощо. Як правило, висновки містять такі дані: заголовок ("Висновок щодо скарги громадянина..."), прізвище та ініціали посадової особи, яка склала висновок, підстави для складання документа, опис »становлених фактів, пропозицій про порядок розв'язання питання, підпис особи, яка склала висновок.

Доповідна записка — це службовий документ на ім'я керівника органу або одного із його структурних підрозділів з описом певного факту (в ній повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень, подається інформація про певні події тощо).

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру Вони діляться також на миутрішні (якщо адресовані керівникові органу, установи або структурного підрозділу, у якому працює особа, яка готує доповідну записку) та зовнішні (якщо адресовані керівникові вищого органу).

У доповідних записках повинні бути такі реквізити: посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка; заголовок (назва документа); короткий зміст доповідної записки (з якого питання складена); текст; перелік додатків із зазначенням кількості аркушів; посада; прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис; дата складання записки.

Доповідні записки, складені для надсилання до вищих органів, підписуються керівником органу або установи, а внутрішні — керівником структурного підрозділу, який підготував цей документ.

Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій частині викладаються факти, які дали привід для написання доповідної записки, у другій — висновки, повідомлення про вжиті заходи і конкретні пропозиції.

Якщо наведені факти або зроблені висновки та пропозиції потребують цифрового або документального підтвердження, вони оформлюються як додаток.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу, наведені факти — достовірними, пропозиції чітко сформульованими.

Пояснювальна записка припускає два види документів з цією назвою. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, проекту тощо). У ній подається опис роботи, виробів.

Пояснювальною запискою є також документ особистого характеру, в якому пояснюють певні дії або вчинки посадової особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання якоїсь роботи тощо). Така пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації.

Довідка — це документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів, подій.

Довідки, які містять різні відомості про роботу органів і установ виконання покарань за певний час, складаються уповноваженими органами або посадовими особами і призначені для вищих органів чи керівників.

Довідки повинні мати заголовок до тексту.

Довідки підписуються особами, які проводили перевірку, узагальнювали досвід тощо.

Для складання довідок про підтвердження місця роботи, навчання, посади, яку обіймають, заробітної плати тощо, як правило, використовуються надруковані у друкарні бланки. Крім назви органу, який видає довідку, дати, реєстраційного номера (індексу), найменування виду документа (довідки), ці бланки мають надрукований типовий текст.

Текст у більшості випадків починається із зазначенням у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку сповіщаються відомості.

Текст довідки засвідчується підписом посадової особи і печаткою.

Лист — це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які служать засобом спілкування між установами, організаціями, підприємствами і приватними особами, повідомлення про що-небудь, оповіщення про щось.

Текст листа має складатися з двох логічно пов'язаних між собою чистин: у першій наводиться опис фактів або подій, які були підставою для ішнисання листа; у другій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення по суті змісту. Навіть якіцо лист складається з однієї фрази, то її побудова також повинна відповідати цьому принципу.

Листи-запити і листи-прохання за змістом розділяються на дві частини: Мотивуючу та основну, в якій висловлюється запит чи прохання.

Листи-відповіді повинні давати відповідь на запит і містити — як обов'язковий реквізит — посилання на номер, дату й суть листа-запиту. Наприклад: на № 3118 від 12.08.2003.

Лист-інформація містить повідомлення про стан якихось справ, про виконання планів, про події та явища, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається. Порядок і форма викладу визначаються його автором.

Листи цього типу надсилаються не лише до вищих органів та організацій, але й до підпорядкованих підрозділів.

Різновидом інформаційного листа є доповідна записка.

Супровідний лист — це коротке повідомлення про документ, який надсилається. Ключовими словами тексту супровідного листа є дієслова "надсилаємо", "повертаємо", що розпочинають текст листа. Вислів "при цьому" (як зайвий) вживати не рекомендується.

Службове листування ведеться від імені органу або установи, а не від Імені посадової особи, яка підписала документ: Особистий момент у піужбових листах має бути зведений до мінімуму. Щоб підкреслити громадський характер службових листів, у них прийнято про себе й адресата иисати в першій і другій особі множини ("просимо надіслати нам", "надсилаємо Вам").

Рапорт — письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру.

Рапорти подаються з метою реалізації прав і законних інтересів працівників (наприклад, рапорт про надання відпустки), інформування про виконану роботу, про виявлені недоліки й пропозиції щодо їх усунення.

У правому верхньому куті рапорту зазначається посада, спеціальне знання, прізвище та ініціали особи, на чиє ім'я він подається. Далі посередині аркуша пишеться слово "Рапорт", після якого викладається посада, спеціальне звання, підпис, прізвище та ініціали особи, яка його підписала, дата підпису.

Наведений перелік ненормативних управлінських документів, безумовно, не є вичерпним, практика настільки багача, що може використовувати безліч різних документів.

Висновок

Отже, основним носієм інформації в сучасному апараті державного управління, а отже, і в органах і установах виконання покарань, є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямком наукової організації праці працівників апарату управління, засобом оптимізації процесу управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу. Ї

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і; ефективної роботи органів і установ виконання покарань шляхом якісного і своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, контролю над виконанням документів та здаванням їх до архіву. Елементами діловодства є документування та документообіг.

У практиці управлінської діяльності видання розпорядчих документів є досить значною її частиною. Розпорядчі документи, що надходять до органів і установ виконання покарань з вищих органів влади, у разі потреби доводяться відповідними суб'єктами управління шляхом видання самостійних розпорядчих документів — наказів, вказівок, в яких викладається зміст документів вищого органу влади щодо завдань даного органу, або шляхом ознайомлення з ними.

У той же час важливе значення в системі управлінської документації мають документи, що складаються безпосередніми виконавцями тих чи інших управлінських дій (об'єктами управління), які містять відомості про виконання відповідних команд, планів, функціональних обов'язків та ін. і які створюють базу для прийняття в подальшому суб'єктами управління управлінських рішень, у тому числі у формі різних розпорядчих документів. Мова йде про протокол, звіт, акт, огляд, висновок, доповідну записку, пояснювальну записку, довідку, лист, рапорт.