11. Затвердження, погодження і засвідчення документів.

Погодження документів. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.Існує внутрішнє та зовнішнє погодження документів. Внутрішнє погодження здійснюється безпосередньо в організації зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа. Зовнішнє погодження здійснюється за межами організації. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза проекту наказу та вказівки включає: особистий підпис; ініціали й прізвище особи, яка візує документ; дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади особи, яка візує документ. Наприклад,: Заступник головного лікаря з адміністративно-господарчої роботи (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування установи та посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дата погодження. Наприклад, ПОГОДЖЕНО Начальник управління охорони здоров'я Луганської обласної держадміністрації (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження. Наприклад: Аркуш погодження додається. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх: підписання; затвердження; про ставлення печатки. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища. Якщо документ надруковано на бланку вказується посада без найменування закладу. Якщо документ надрукований не на бланку, то, крім посади, вказується найменування закладу. Документи підписуються, як правило, однією особою, а в разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) - двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади. Документи колегіальних органів підписують головуючий на засіданні колегіального органу і секретар. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа.