Службовий лист

Службовий лист – це довідково-інформаційний доку­мент, за допомогою якого відбувається спілкування між установами та особами.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-звертання, лист-пропозиція, лист-запит, лист-вимога), й такі, що її не потребують (лист-попередження, лист-нагадування, лист-підтве­рдження, лист-відмова, супровідні листи, лист-розпорядження, гарантійні листи, інформа­ційні листи).

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективні листи – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити:

1. Назва установи-адресата.

1. Номер.

2. Текст, що складається з двох частин:

• опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

• висновки та пропозиції.

4. Дата (здебільшого словесно-цифровим способом).

4. Підпис.

4. Печатка.

Листи, які надсилають установи, повинні друкуватися на бланках.

Зразок:

Лист-запрошення

Запорізький технічний університет вул. Жуковського, 64, м. Запоріжжя, 336512; телефон 64-43-41, факс 64 14 56; розрахунковий рахунок № 000123454 у Запорізькому відділенні банку «Україна» м. Запоріжжя, МФО 231546

Деканові електротехнічного факультету Бердянського державного університету п. Петренку О.С. вул. Вільна, 16, м. Бердянськ, 256711

23 січня 2000 року № _______

На №__________ від _______

29 травня 2000 року в Запорізькому технічному університеті (за адресою__________) відбудеться конференція «__________________».

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі конференції

Відрядження сплачується за рахунок Запорізького технічного університету.

Ректор (підпис) В.І.Голуб

печатка

Характеристика

Характеристика – документ щодо особового складу, у якому подається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Цей документ видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові (учневі, студентові, співробітнику). Характеристика подається при вступі до закладу освіти (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди та інших випадках.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Характеристика належить до документів із низьким рівнем стандартизації, тобто складається у довільній формі. Текст викладається від третьої особи. Оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок (у родовому відмінку – прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народжен­ня, посада, якщо треба — місце проживання).

3.Текст, який містить такі відомості:

• дані про трудову діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді, просування по службі);

• ставлення до службових обов'язків та трудової дис­ципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, за­охочення та покарання);

• моральні якості (риси характеру, ставлення до ін­ших членів колективу);

• висновки;

• призначення характеристики (при потребі).

4.Дата складання.

5.Підпис керівника установи.

6.Печатка (гербова чи кругла, що прирівнюється до гербової).

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник або за його відома надсилається на вимогу підприємства (установи, організації), а другий (копію) – підшивають до його особової справи.

Зразок: