Сучасна законодавчо-нормативна база керування документаційними процесами в Україні

Сучасна законодавчо-нормативна база керування документаційними процесами: загальна характеристика.

Закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема

Закон України “Про інформацію” 1992 р. про основні види інформації; основні види інформаційної діяльності; про інформацію за режимом доступу і поділ інформації з обмеженим доступом за правовим режимом Закон України “Про державну таємницю”. Закон України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” і визначення ролі архівних установ в управлінні діловодством. Закони України “Про електронні документи і електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”.

Нормативні акти, що мають міжвідомчий характер.

Національний стандарт ДСТУ 4423-1:2005; 4423-2:2005: сфера застосування. Елементи, описані в стандарті, що забезпечують створення, долучання легітимних службових документів та керування їх обігом.

Відомчі нормативні акти.

Законодавчо-нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство.

Обмежені сфери застосування законодавчо-нормативних актів (стосуються окремих груп установ, організацій, підприємств; окремих питань роботи з документами; окремих видів документів)

Необхідність посилення правового забезпечення керування документаційними процесами.

Інформаційно-пошукові системи в установах

Обсяги документованої інформації в системі управління та потреби в організації інформації.

Нова редакція Єдиної державної системи діловодства і введення розділу “Информационно-поисковые системы”, що викладає основні принципи пошуку документів і документованої інформації, тобто створення і функціонування довідкового апарату установ.

Аналітико-синтетична переробка первинної інформації, що міститься в управлінських документах і створення довідкового апарату. Довідники різних видів до управлінських документів – документи другого документального рівня як важлива складова інформаційних ресурсів.

Роль довідкового апарату в інформаційному пошуку. Інформаційний пошук та інформаційно-пошукові системи.

Довідковий апарат до документів установ: класифікаційні довідники (логіко-семантичний апарат); номенклатура справ; переліки документів зі строками зберігання; питальні і тематичні класифікатори; довідкові картотеки; журнали реєстрації документів / реєстраційно-контрольні картки; бази даних. Впровадження прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису, відтворення, зберігання, пошуку інформації), та їх вплив на характер довідкової роботи в установах.

Об’єкти інформаційного пошуку: документи та їх описи (фактографічний, бібліографічний опис). Фактографічний і документальний пошук. Документальний пошук повнотекстовий (пошук певних документів) і бібліографічний (пошук інформації про документ).

ІПС та здійснення пошукових завдань.

Інформаційно-довідкові підрозділи установ: функції і завдання

Функціонування інформаційно-довідкових та інформаційно-аналітичних підрозділів установ, організацій. Мета, напрями роботи і структура інформаційно-довідкових та інформаційно-аналітичних підрозділів.

Інформаційне управління і Головне управління документального забезпечення Апарату Верховної Ради України. Структура інформаційного управління: відділ аналізу і планування; відділ висвітлення діяльності ВРУ; відділ моніторингу; відділ інформаційно-бібліотечного забезпечення. Функції інформаційного управління (інформаційне забезпечення діяльності ВРУ, народних депутатів. Наприклад, складання довідки за інформаційним запитом керівника органу державної влади – “Приватизація Криворіжсталі”; висвітлення діяльності ВРУ у засобах масової інформації; проведення прес-конференцій; випуск інформаційних матеріалів (“Парламентські вісті”); формування і зберігання бібліотечного фонду, періодичних видань; інформаційне обслуговування народних депутатів, їх помічників, консультантів, працівників апарату). Структура, функції і завдання Головного управління документального забезпечення Апарату Верховної Ради України.

Служба інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади в структурі Національної бібліотеки України. Інформаційно-аналітичне забезпечення Секретаріату Президента, КМУ, ВРУ, регіональних владних структур.

Галузева служба науково-технічної інформації з архівної справи і документознавства (ГСНТІ) в системі архівних установ. Інформаційне забезпечення діяльності державних архівних установ, в тому числі науково-дослідної і науково-методичної роботи. ГСНТІ і вивчення інформаційних потреб Державного комітету архівів України, спеціалістів галузевого науково-дослідного інституту (УНДІАСД), спеціалістів державних архівів.