Роль архівних установ в організації керування документаційними процесами

Положення про Державний архівний фонд 1958 р. та визнання за архівами права контролю за організацією діловодства. Проведення систематичних оглядів стану відомчих архівів, створення госпрозрахункових груп з упорядкування документів, вирішення питання підвищення кваліфікації працівників служб діловодства. Організація 1964 р. Архівним управлінням при Раді міністрів УРСР і Київським держуніверситетом ім. Шевченка при кафедрі архівознавства університету постійно діючих тримісячних курсів підвищення кваліфікації керівних працівників служб діловодства. Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства.

Законодавство України і визнання за державними архівними установами, архівними відділами міських рад здійснення управління організацією діловодства суб’єктів діловодства.

Спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Закон України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” про повноваження Державного комітету архівів України (внесення пропозицій Кабінету міністрів України щодо формування державної політики у сфері діловодства, нормативно-правове регулювання відносин у сфері діловодства, контроль діяльності служб діловодства, організація нормативно-правового, науково-методичного та інформаційного забезпечення діяльності служб діловодства).

Проект Закону України “Про діловодство” про функції спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (видання нормативно-правових актів у сфері діловодства, встановлення вимог до форм організаційно-розпорядчих документів, розробка і затвердження загальнодержавних уніфікованих форм ОРД, організація формування вимог до створення, реєстрації, обігу та зберігання електронних ОРД, встановлення єдиних вимог щодо процесів комп’ютеризації діловодства, розгляд і погодження проектів нормативно-правових актів з організації діловодства, внесення пропозицій щодо застосування в Україні міжнародних стандартів з організації діловодства, визначення загальнодержавних вимог до підготовки і підвищення кваліфікації діловодів та організаторів діловодства).

Розроблення архівними установами міжвідомчих нормативних актів стосовно сфери керування документаційними процесами («Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163–2003»; «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 2 : Настанови (ISO/ TR 15489–2:2001,MOD) : ДСТУ 4423–2:2005»; «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242»)

Умови ефективного функціонування керування документаційними процесами

Ефективність функціонування сфери керування документаційними процесами. Наявність законодавчо-нормативної бази керування документаційними процесами. “Визнання” законодавчо-нормативною базою керування документаційними процесами документованої інформації як ресурсу управління. Ефективність законодавчого регулювання сфери керування документаційними процесами.

Закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (Закони України “Про інформацію”, “Про державну таємницю”, “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, “Про електронні документи і електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”).

Нормативні акти, що мають міжвідомчий характер (Типова інструкція з діловодства…, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян, Правила роботи архівних підрозділів…Перелік типових документів…, Державні стандарти, які закріплюють термінологію, класифікаційну схему управлінської документації, основні вимоги до оформлювання документів).

Відомчі нормативні акти (Інструкції з діловодства конкретних установ, розроблені на основі Типової інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, відомчі (галузеві) переліки документів, наприклад, Національного банку України).

Законодавчо-нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство (Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану, затверджені Міністерством юстиції України; Закон “Про судоустрій” і регламентація організації діловодства в судах).

Єдині методичні засади діяльності служб керування документаційними процесами.

Уніфікація і стандартизація документів. Удосконалення форм і змісту документів. Розроблення у 1960-1980-х рр. на державному рівні єдиних вимог до інформації, яка документувалася і створення уніфікованих систем документації. Формування та впровадження як обов’язкової норми найбільш ефективних форм документів і правил оформлення документів для їх ефективного подальшого застосування.