Функції управлінських документів на різних стадіях їх життєвого циклу

Головна функція управлінських документів: реалізація управлінського процесу, його документно-інформаційне забезпечення. Загальні функції: інформаційна, комунікаційна, соціокультурна, правова, функція історичного джерела. Актуалізація тієї чи іншої функції на різних стадіях побутування управлінських документів.

Процеси оперативного управління (активна стадія) і значення інформаційної функції; фіксування і концентрація управлінської інформації, формування інформаційного середовища; надання інформації організаційної форми (основна форма організації інформації в управлінні – документ); функція джерела інформації для прийняття управлінських рішень; функція комунікаційна (передання управлінської інформації, забезпечення виконання функцій управління); правова функція (задокументована / фіксована інформація набуває юридичної сили).

Актуалізація функцій на стадії архівного зберігання управлінських документів: соціокультурна функція, функція історичного жерела.

Управлінський ефект в теорії використання ретроспективної архівної інформації. Збирання, обробка інформації – необхідна умова прийняття управлінських рішень. Залучення оперативної і ретроспективної інформації.

Основні завдання і правила документування управлінської інформації

Основні завдання документування управлінської діяльності установ, організацій. Процеси управління і створення управлінських документів, що відображають різні сторони діяльності установ. Систематичний аналіз потреб діяльності і вимоги до документації. Основні цілі системи документування. Визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до службових документів. Встановлення вимог до службових документів. Оцінка ризиків організації у випадку, коли службові документи не створюють і не зберігають. Призначення управлінських документів. Документ – основна форма організації інформації в управлінні, джерело інформації і первинна основа інформаційних ресурсів. Мета і завдання документування управлінської діяльності. Документування на традиційних паперових носіях та машинних носіях. Причини, що обумовлюють паралельне існування документів з машинними і традиційними носіями інформації. Завдання і функції документації в управлінні. Документація як повноцінний ресурс управління.

Правила документування управлінської інформації. Актуальність формування конкретних правил і процедур в галузі документування в сучасних умовах. Нормативна база документування управлінської діяльності. Взаємозв’язок функцій управління і видів управлінських документів. Порядок документування управлінських функцій. Стадії підготовки і порядок складання управлінських документів. Загальні вимоги до управлінських документів. Вимоги до текстів, заголовків, оформлення документів. Формати паперу. Вимоги до текстів окремих видів документів. Порядок узгодження документів, форми узгодження. Відмітки на документах.

Основні функції і форми організації служб керування документаційними процесами

Служби керування документаційними процесами: основні завдання, структура, функції. Нормативна база функціонування служб керування документаційними процесами. Модель служб керування документаційними процесами в державних установах. Організаційна побудова служб керування документаційними процесами. Аналіз структур служб керування документаційними процесами відповідно до категорій установ. Управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат, інформаційне управління, інформаційно-аналітичне управління і т. д. Включення структур керування документаційними процесами в загальну інфраструктуру установи, організації. Мета і завдання служб керування документаційними процесами. Форми організації служб керування документаційними процесами і фактори, що визначають їх вибір. Положення про служби керування документаційними процесами. Підпорядкування та службові зв’язки структурних підрозділів керування документаційними процесами. Функції служб керування документаційними процесами (документування управлінської діяльності, робота з документами, організаційні види робіт, інформаційно-аналітична робота). Умови реорганізації служб керування документаційними процесами. Склад (посадовий і чисельний) структурних підрозділів керування документаційними процесами. Посадові інструкції та кваліфікаційні вимоги до працівників служб керування документаційними процесами. Міжнародний стандарт з керування документаційними процесами про фахову підготовку спеціалістів у галузі керування документаційними процесами. Забезпечення умов праці персоналу. Нормування праці працівників служб керування документаційними процесами, типові нормативи часу на діловодні роботи. Підготовка кадрів спеціалістів служб керування документаційними процесами, форми підвищення їх кваліфікації.