25. Формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой.

Формированием дел называется группировка исполненных документов дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску документов.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Документы помещают в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

Требования в процессе оформления дела:

1. помещать в дело исполненные документы, оформленные по ГОСТу;

2. запрещается оставлять в деле дублетные документы;

3. включать в дело только по одному экземпляру документов;

4. группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

5. документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

Личные дела формируются в течение всей работы сотрудника. Переходящими считаются судебные дела, документы учебных заведений. Дело не должно превышать 200-250 листов. Документы в деле располагаются в хронологической последовательности.

Существуют признаки дел:

• номинальный: по названию документов;

• предметно-вопросный: содержание документов по одному вопросу;

• авторский: группировка дела одного автора;

• географический: документы по нескольким корреспонденциям (регионам);

• хронологический: документы одного периода.

Документы, подшитые в дело должны быть подлинными или заверенными копиями.

Сдача в архив:

1. систематизация документов в деле;

2. проведение экспертизы ценности документов;

3. оформление дел;

4. составление описи дел.

Дела прошивают в 4 прокола, помещают в твердую обложку, обложку оформляют после согласования с экспертной комиссией и архивом. Опись дел – основной учетный документ: соответствует номенклатуре, предназначен для передачи в архив, сохранности документов. В 2-х экземплярах: 1 – в ДОУ, 2 – в архив.

Описи составляются на дела постоянного, долговременного, временного хранения. После передачи документов в архив, ЭК уничтожает документы с истекшим сроком хранения.

26. Регистрация, исполнение и контроль за документами. Регистрационные формы документации.

Организация работы за документами – создание оптимальных условий для всех видов работы с документацией.

Этапы:

1. прием входящих документов;

2. отправка исходящей корреспонденции;

3. регистрация и исполнение внутренней документации.

4. Регистрация – присвоение документу индекса с последующей записью кратких данных о нем в журнале, регистрационной карточке, памяти ПК.

Существуют 3 формы регистрации: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Регистрация должна быть однократной: входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания. Отдельно регистрируются внутренние документы, коммерческие контракты, документы с грифом ДСП.

Журналы регистрации включают следующие графы:

• индекс документа;

• дата;

• автор документа (для входящих);

• адресат – для исходящих;

• резолюция

• исполнитель

• подпись исполнителя

• срок исполнения

• отметка об исполнении;

• номер дела.

Контроль за документами обеспечивает исполнение тех документов, которые по указанию руководителя исполняют контроль.

Этапы обработки документа:

Входящие документы:

предварительная разработка

1. регистрируемые \ нерегистрируемые;

2. наличие адресов и приложений;

3. регистрация в журнале (традиционная форма), регистрационная карточка.

4. резолюция руководителя;

5. направление на исполнение и контроль за исполнением.

Исходящие:

1. составление проекта документа исполнителем;

2. согласование и визирование проекта;

3. оформление по ГОСТу службой ДОУ;

4. подписание руководителем (в день подписания отправляется адресату, 2-й экземпляр подшивается в дело по номенклатуре).