Вопрос 1

ДОУ (документационное обеспечение управления) – создание, передача и переработка документированной информации необходимой для управления предприятием.

Одним из основных элементов ДОУ является документирование. Запись осуществляется по ГОСТу, устанавливается нормативными актами и имеет юридическую силу (свойство документа предоставляется ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления). В результате документирования деятельности предприятия создается документ.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве.

Все документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции:

1. информационная – для сохранения информации.

2. социальная – документ выступает как социально значимый объект.

3. коммуникативная – документ как средство связи между организациями.

4. культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции, общий уровень развития общества.

Специальные функции:

1. Управленческая – документ как инструмент управления.

2. Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

3. Историческая – документ как источник исторических сведений о развитии общества.

В нормативных документах закрепляется организационная форма ведения ДОУ: смешанная, централизованная и децентрализованная. Она закрепляет должностной состав службы, форму построения ДОУ. Централизованная форма используется на небольших предприятиях до 10.000 оборотов документов в год; децентрализованная – каждое структурное подразделение имеет свою службу ведения ДОУ и самостоятельно ведет работу с документами; смешенная – крупные учреждения, в которых часть документов ведется централизованно, а часть – децентрализовано.

ОРД:

1. организационные (уставы, положения, должностные инструкции, штатные расписания)

2. распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения)

3. информационно-справочные (более 100 видов)

4. документация по личному составу.

Вопрос 2

Все вопросы управленческой деятельности отражены в документах. В основе всей документации лежит формуляр-образец. Вся документация классифицируется по определенным видам.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Цель классификации – повышение эфеективности работы аппарата управления и оперативности работы.

Общая схема классификации:

По видам	организационные, распорядительные, информационно-справочные, документация по личному составу
По форме	индивидуальные, типовые, унифицированные
По содержанию	простые, сложные
По происхождению	служебные, личные
По месту создания	внешние (входящие и исходящие), внутренние
По срокам хранения	постоянные (вечного хранения), долговременные (10-50лет), временные (1-10 лет)
По гласности	секретные, ДСП (для служебного пользования, обычные
По средствам фиксации	рукописные, машинограммные, звуковые
По стадиям создания	подлинники (оригиналы), черновики, копии, дубликаты, выписки
По срочности	срочные 3-5 дней, несрочные 10-14 дней

Виды информационно-справочных документов: служебные письма, справки, докладные, служебные, объяснительные записки, акты, договора, факсограммы, телеграммы.

Назначение информационно-справочных документов: дают информацию о самой организации, ее деятельности, контактах.

Реквизиты информационно-справочных документов:

1. Название вида документа ( пишется большими буквами )

2. Дата, индекс

3. Адресат (если есть)

4. Место составления

5. Заголовок

6. Текст

7. Подпись (может быть несколько)

Правила оформления по ГОСТу:

1. Соблюдение межстрочных интервалов

2. Правильность составления текста (кратко, четко, понятно)

3. Недопустимость слов, не относящихся к официально-деловому стилю речи

4. Правильность составления заголовков

5. Правильность составления штампа