Вопрос 21
Документация по личному составу – совокупность взаимоувязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника. Трудовые отношения работника и работодателя в РФ регулируются ТК РФ (форма Т-2), все этапы трудового цикла от приема на работу до увольнения подлежат документированию. Документы по личному составу – документы, характеризующие правовую, трудовую, и служебную деятельность работника. Прием на работу при наличии вакантной должности предусматривается штатным расписанием. Виды документов по личному составу: приказы по личному составу, трудовые книжки, личные дела, личные регистрационные карточки, заявления, трудовой договор, автобиография, копии документов об образовании, резюме\анкеты, рекомендательные письма или характеристики. В документации по личному составу отражаются прием, перевод, увольнение работника, предоставление отпусков, командировки, смена фамилии, повышение тарификационных разрядов.
Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта.
Основанием для приема на работу является письменно заключенный трудовой договор, заявление.
Технологическая цепочка при устройстве на работу:
I 1) предоставление резюме;
2) изучение документов администрацией, собеседование;
3) информирование кандидатов о будущей должности, служебных обязанностях, знакомство с организационными документами.
II заполнение заявления, автобиографии, трудового договора, предоставление документов об образовании, трудовой книжки и рекомендательных писем.
III издание приказа о приеме на работу, ознакомление работника с приказом под роспись.
IV заведение личного дела, личной карточки формы Т-2
V внесение фамилий в первичные учетные бухгалтерские документы, запись в трудовой книжке соответственно приказу.
Вопрос 24
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел (заголовков) заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.
Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения:
главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.
каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенный в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа.
Номенклатуру дел составляют в трех экземплярах:
первый – хранится в службе ДОУ,
второй – используется в службе ДОУ в качестве рабочего,
третий – используется в ведомственном архиве, куда документы поступают на постоянное хранение.
При составлении номенклатуры дел руководствуются типовой и примерной номенклатурой дел, типовыми и ведомственными перечнем с указанными в них сроком хранения.
В номенклатуру дел включаются:
заголовки дел, отражающие все документальные участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, фирмы, организации;
справочные и контрольные карточки;
личные дела (вносятся под общим заголовком и единым индексом);
документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра;
дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения (например, избирательных комиссий);
для общественных организаций, учреждения, фирмы, предприятия (народного контроля, добровольных обществ и т.д.);
дела органов и подразделений учреждения, действующих на общественных началах (советов, комиссий, отделов и т.д.);
незаконченные дела, поступившие из другого учреждения для их продолжения. Оформление номенклатуры дел.
Номенклатура дел учреждения представляет собой многострочный документ. Первый лист номенклатуры оформляется на общем бланке формата А4.
Реквизиты номенклатуры дел:
Наименование учреждения
Наименование структурного подразделения (в номенклатуре дел структуры подразделений)
Название вида документа
Дата
Индекс
Место составления
Заголовок (на какой год)
Текст
Подписи
10. Гриф согласования.
Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Номенклатура дел подписывается сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении.
В течение года утвержденная номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения о заведении новых дел, о включении новых дел и т.д.
Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года.
Номенклатура дел хранится в подразделении у работника делопроизводства, и, до составления описей дел постоянного и долговременного хранения, акта на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения и передачи дел за соответствующий год в архив Общества, является основным учетным документом.