Вопрос 25
Формированием дел называется группировка исполненных документов дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску документов.
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству.
Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Документы помещают в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.
Требования в процессе оформления дела:
помещать в дело исполненные документы, оформленные по ГОСТу;
запрещается оставлять в деле дублетные документы;
включать в дело только по одному экземпляру документов;
группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;
документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.
Личные дела формируются в течение всей работы сотрудника. Переходящими считаются судебные дела, документы учебных заведений. Дело не должно превышать 200-250 листов. Документы в деле располагаются в хронологической последовательности.
Существуют признаки дел:
номинальный: по названию документов;
предметно-вопросный: содержание документов по одному вопросу;
авторский: группировка дела одного автора;
географический: документы по нескольким корреспонденциям (регионам);
хронологический: документы одного периода.
Документы, подшитые в дело должны быть подлинными или заверенными копиями.
Сдача в архив:
систематизация документов в деле;
проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описи дел.
Дела прошивают в 4 прокола, помещают в твердую обложку, обложку оформляют после согласования с экспертной комиссией и архивом. Опись дел – основной учетный документ: соответствует номенклатуре, предназначен для передачи в архив, сохранности документов. В 2-х экземплярах: 1 – в ДОУ, 2 – в архив.
Описи составляются на дела постоянного, долговременного, временного хранения. После передачи документов в архив, ЭК уничтожает документы с истекшим сроком хранения.
Вопрос 26
Организация работы за документами – создание оптимальных условий для всех видов работы с документацией.
Этапы:
прием входящих документов;
отправка исходящей корреспонденции;
регистрация и исполнение внутренней документации.
Регистрация – присвоение документу индекса с последующей записью кратких данных о нем в журнале, регистрационной карточке, памяти ПК.
Существуют 3 формы регистрации: централизованная, децентрализованная, смешанная.
Регистрация должна быть однократной: входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания. Отдельно регистрируются внутренние документы, коммерческие контракты, документы с грифом ДСП.
Журналы регистрации включают следующие графы:
индекс документа;
дата;
автор документа (для входящих);
адресат – для исходящих;
резолюция
исполнитель
подпись исполнителя
срок исполнения
отметка об исполнении;
номер дела.
Контроль за документами обеспечивает исполнение тех документов, которые по указанию руководителя исполняют контроль.
Этапы обработки документа:
Входящие документы:
предварительная разработка
регистрируемые \ нерегистрируемые;
наличие адресов и приложений;
регистрация в журнале (традиционная форма), регистрационная карточка.
резолюция руководителя;
направление на исполнение и контроль за исполнением.
Исходящие:
составление проекта документа исполнителем;
согласование и визирование проекта;
оформление по ГОСТу службой ДОУ;
подписание руководителем (в день подписания отправляется адресату, 2-й экземпляр подшивается в дело по номенклатуре).