15. Срочные документы, их разновидности, правила оформления по госТу 6.30-2003.

Телеграмма – обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

Реквизиты телеграммы:

• название вида документа;

• отметка о категории (срочная, молния, правительственная, м/у);

• телеграфный адрес;

• текст;

• ФИО должностного лица.

Текст телеграммы пишется в предельной сжатой форме, отсутствуют предлоги, союзы, местоимения, частицы кроме «не». Знаки препинания сокращаются: зпт, двт, квч, тчк.

Текст пишется крупным шрифтом ч/з 2 интервала, от границы поля без абзацев, на одной стороне листа, переносы слов, исправления не допускаются.

Название вида документа от адресата до текста-4, до адресата-4, затем делится отчеркивающая линия от левого до правого поля и под ней пишется информация, не подлежащая передаче (название предприятия, адрес организации отправителя, должность ИОФ, подпись от лица, подписывающего документ, дата, печать). Телеграмма составляется в 2-х экземплярах: 1-на телеграф, 2-в дело.

Телефонограмма-это документ, передаваемый по телефону или факсу. Передаются приглашения на совещания, заседания.

Реквизиты телефонограммы:

1. название учреждения автора документа;

2. должность ФИО сотрудника, передавшего документ, № тел.

3. наименование организации – получателя, должность ФИО сотрудника, принявшего документ, № тел.

4. время передачи;

5. название вида документа;

6. дата \ индекс;

7. текст;

8. подпись.

Дата телефонограммы – дата передачи.

Требования к тексту:

• не передавать длинных, сложных предложений (не более 50 слов);

• не используются трудно используемые, редко употребительные слова

• составляется в 1 экземпляре;

• срок хранения – 1 год.

Факсограмма – документ, получаемый на бумажном носителе, копия документа по каналам факсимильной связи

16. Выписки из документов, оформление их по ГОСТу 6.30-2003 и правила заверения.

17. Распорядительные документы, их виды, правила оформления и подписания. Виды бланков.

18. Приказ по основной деятельности, его реквизиты. Сроки хранения приказа, оперограмма подготовки приказа.

19. Распоряжения и указания, их реквизиты и правила оформления.

20. Приказы по личному составу, сроки их хранения, особенности их оформления.

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. Приказ по личному составу — обязательный документ трудо­вых правоотношений. При приеме на работу приказ издается на основании заклю­ченного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. По требованию работника работодатель обязан выдать ему за­веренную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ). На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Приказы оформляются на типовых бланков; также могут быть составлены на стандартном листе формата А4. Приказ должен иметь:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дату;

• номер;

• заголовок;

• текст;

• основание;

• подпись;

• отметку об ознакомлении.

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия. Датой приказа является дата его подписания руководителем. В тексте указываются:

• фамилия, имя, отчество работника (полностью);

• наименование структурного подразделения;

• профессия (должность);

• условия приема на работу (характер работы).

Особенности:

1)индекс цифренно-буквенный

2)констатирующей части может не быть

3)распорядительная функция оформляется в следующей последовательности: прием, перевод, установление разряда, командировки, отпуск, увольнение

4)при приеме указывают на какую должность, в какое подразделение, с какого числа на какую оплату

при переводе – причину, с какого числа и оклад

5)при поощрении и взыскании издаются отдельные приказы с указанием на соответствующие документы

6)при предоставлении отпуска указывается количество календарных дней, дата ухода и дата возвращения

7)при увольнении указывается ссылка на статью ТК РФ и причина увольнения

8)приказы вступают в силу с момента подписания или оговоренной в тексте даты, они нумеруются в течение календарного года, согласуются с юристами, визируются отделом кадров и доводятся до сведения работника под подпись

9)хранятся 75 лет