3.1 Пример выполнения задания «Создание списка в режиме «Форма»

Для демонстрации возможностей работы со списками в электронной таблице MS Excel необходимо проанализировать предметную область, затем выделить примерный перечень информации, который будет содержать исходный список. Подготовить пример в соответствии вариантом (табл.3.1) и разместить его на листе рабочей книги.

При анализе деятельности туристической фирмы «АлатанТур» можно создать список «Каталог туров» содержащий следующую информацию:

• наименование тура;

• характеристики тура (продолжительность, транспорт, проживание, примечание к туру, вид тура и т.д.);

• цена путевки;

Экранная форма данных создается с помощью команды меню Данные – Форма. Перед вызовом команды устанавливаете курсор в любой ячейке списка, либо выделяете весь список. Форма представляет собой аналог карточки для одной записи (рис. 3.1). В ней перечислены все поля и представлена информация для одной записи. Отображён номер текущей записи и общее их количество. С помощью кнопок «Назад» и «Далее» можно перебирать карточки (просматривать все элементы списка). Кнопка «Добавить» добавляет пустой бланк в базу данных. Кнопка «Удалить» удаляет текущую запись из базы данных. Отменить удаление, сделанное в режиме формы нельзя. Редактирование самих данных производится непосредственно в полях ввода. «Вернуть» - отказ от сделанных изменений. Кнопка «Критерий» - предназначена для задания критериев поиска записей с указанным содержимым полей. При этом по кнопкам «назад» и «далее» будет отображаться информация согласно выбранному критерию.

Рис. 3.1. Пример экранной формы и исходного списка в MS Excel

Сортировка списка предназначена для более наглядного представления данных и осуществляется при помощи команды меню Данные - Сортировка. При сортировке данных списка можно задавать до 3-х ключей сортировки.

При помощи кнопки «Параметры» можно задать особый порядок сортировки (по дням недели, например). Кроме того, кнопка позволяет учитывать регистр символов (большие буквы идут раньше маленьких), также задавать режим сортировки по строкам или столбцам.

Следует быть внимательными при сортировке списков, содержащих формулы. Если строка с формулой перемещается, относительные ссылки в формуле автоматически изменяются, что может привести к неверным результатам.

Необходимо следить за тем, чтобы часть строк – столбцов не была скрыта перед сортировкой. Это может привести к неупорядочиванию части записи, ибо скрытые строки – столбцы в сортировке не участвуют, за исключении скрытых путём структуризации.

Отсортируем исходный список по продолжительности тура, а затем по названию тура (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Порядок сортировки и таблица после сортировки

3.2 Пример выполнения задания «Использование автофильтра и расширенного фильтра»

Фильтрация списков позволяет отобрать записи по определённому критерию. Для фильтрации данных можно использовать 2 вида фильтров: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Автофильтр применяется по команде из меню Данные – Фильтр – Автофильтр. После выбора команды, ячейки имён полей превращаются в поля со списком, из которых можно выбрать желаемый критерий отбора. Для отмены Автофильтра следует повторно выбрать эту команду.

В рассматриваемом примере отобразим туры в Египет (рис.3.3).

Рис. 3.3. Применение Автофильтра

Расширенный фильтр вызывается по команде из меню Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. Перед его использованием необходимо подготовить список и создать диапазон критериев, где задаются условия отбора записей (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Диапазон критериев и результат применения Расширенного фильтра

Верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности совпадают с заголовками полей в области данных. Точность совпадения можно обеспечить путём копирования заголовков полей таблицы. Не требуется включать все заголовки и соблюдать порядок полей. В диапазон критериев можно заносить несколько условий, как в строке, так и в столбце.

После вызова Расширенного фильтра необходимо указать исходный диапазон и диапазон условий, а также выбрать место для результата (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Диалоговое окно Расширенный фильтр