Основные способы поиска информации в правовых информационно-справочных системах

Сегодня существуют четыре основных вида поиска документов в системах:

по реквизитам,

по классификатору,

по ситуации,

по ключевым словам.

Почти во всех системах имеет место разного рода объединение перечисленных видов. Встречаются случаи размещения одного вида поиска внутри другого.

Поэтому представленные виды поиска можно считать основополагающими, теоретическими. Они выделены для уяснения сути работы поисковых систем.

Даже если эти виды поиска не претерпевают существенного изменения в какой-то системе, их название в ней может отличаться.

В ряде систем имеется также поиск по источнику опубликования. Это поиск документов, материалов и статей по периодическим изданиям и книгам. Его следует относить к вспомогательному виду поиска.

Вспомогательным видом поиска является также фильтрация, т.е. повторный поиск по уже полученному списку документов.

Помимо основных способов поиска разработчики помещают в системы подборки материалов, которые также позволяют найти интересующую информацию.

Это можно рассматривать как способы поиска, но они не обеспечены соответствующими программными средствами в оболочке системы

Рассмотрим каждый вид поиска. И будем делать это с двух сторон: со стороны пользователя (сущность) и со стороны разработчика (обеспечение).

Сущность и обеспечение поиска по реквизитам

Поиск по реквизитам – это поиск документа по выходным данным (реквизитам, атрибутам). К реквизитам относятся:

номер,

тип,

название,

дата принятия и опубликования,

название органа принявшего документ

и др.

Реквизитный поиск предполагает точное знание всех или части реквизитов документа. В поисковом запросе указывается один или нескольких известных реквизитов.

Поиск по реквизитам применяется тогда, когда необходим конкретный документ, у которого точно известны некоторые реквизиты.

Если какой-то из реквизитов под сомнением, то лучше его не вводить, т.к. он может увести поиск в сторону, или система даст ответ, что такого документа нет. Т.е. использовать нужно только точно известные данные о документе.

При недостаточном количестве данных система выдаёт список документов вместо одного искомого.

Для обеспечения поиска по реквизитам к каждому документу составляется запись в базе данных документов (карточка документа). В этой записи хранятся его реквизиты, ключевые слова, ситуации. Здесь повторяется всё, что наработано в библиотечном деле.

Электронная обработка поиска ничем не отличается от той, которая применяется в системах управления базами данных

Сущность и обеспечение поиска по классификатору

Поиск по классификатору сходен с поиском по систематическому каталогу библиотеки.

В правовых системах деление документов в классификаторе производится по отраслям права.

Доступ к интересующему документу или документам производится путём последовательного уточнения области поиска, вследствие чего происходит уменьшение количества отбираемых документов.

Для обеспечения этого вида поиска документы классифицируются, т.е. объединяются в большие группы, в группы поменьше, в подгруппы и т.д.

Т.е. документы систематизируются в виде дерева: ствол, стволовые ветви, ветви, веточки, листики. Листик – это интересующий документ.

Этот вид поиска применяется, когда пользователя интересует определённая отрасль или подотрасль права и человек готов просмотреть все документы, которые к ней относятся. Поэтому разработчики производят деление общей массы документов до тех пор, пока протяжённость итогового списка документов не становится приемлемой для возможности подробного ознакомления с каждым документом.

В наиболее совершенных системах имеется возможность производить поиск одновременно по нескольким ветвям и получать объединённый список.