5.2. Классификация документов первичного учета
С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения хозяйственной операции, их группируют по однородным признакам. Классификация документа производится по следующим признакам (рис.5.2):
назначению;
объему содержащихся в них сведений;
способу отражения в них хозяйственных операций;
месту их составления;
способу обработки.
По назначениюбухгалтерские документы первичного учета делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные и строгой отчетности.
Исполнительные (оправдательные) документыоформляют уже совершенную операцию - накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу; и служат основанием для отражения хозяйственной операции в синтетическом и аналитическом учете.
Документы бухгалтерского оформлениясоставляются сотрудниками бухгалтерии организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные ведомости.
Комбинированные документысодержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления, т.е. содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию – это приходные и расходные кассовые ордера, накладные.
Бланки строгой отчетности– это специальные документы, отпечатанные типографским способом, в котором предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные: краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж, с присвоением определенной серии и индивидуального номера. К таким документам относятквитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов.
По объему содержащихся в документах сведенийони делятся на первичные и сводные первичные.
Первичные документысодержат первоначальную исходную информацию о конкретных хозяйственных фактах - накладные, кассовые ордера, акты на списание основных средств, чеки.
Первичные документы группируют по видам документов и по видам учетных работ.
По видам- первичные документы группируют следующим образом:
Перечень первичных документов по видам
|
1. АКТЫ |
7. КАРТЫ (КАРТОЧКИ) |
|
- приема (передачи) основных средств |
- лимитные карточки - заборная карта |
|
- списания основных средств |
8. ЗАЯВЛЕНИЯ |
|
- приема-сдачи отремонтированных объектов |
- на открытие счета - об отказе от акцепта |
|
- приема материалов (оборудования) |
9. ПОРУЧЕНИЯ |
|
- о выявленных дефектах |
- платежное поручение |
|
- на замену |
- сводное платежное поручение |
|
2. ТРЕБОВАНИЯ |
- платежное требование-поручение |
|
- акт – требование на замену материалов |
10. СЧЕТА - счет-фактура |
|
- накладная |
- счет (поставщика) |
|
- требование на отпуск материалов |
- счет платежное требование |
|
- платежное требование |
- лицевой счет |
|
- требование-поручение |
11. ДОВЕРЕННОСТЬ |
|
3. НАКЛАДНЫЕ |
|
|
- накладная (требование) на внутреннее перемещение |
12. ОТЧЕТЫ - авансовый отчет |
|
- накладная на отпуск на сторону |
- материальный отчет |
|
4. НАРЯДЫ |
13. РЕЕСТРЫ (СПИСКИ, ОПИСИ) |
|
- на выполненную работу |
- реестр чеков |
|
- на сдельную работу |
- реестр невыданной зарплаты |
|
5. ПРИКАЗЫ |
- реестр платежных требований |
|
- приказ (распоряжение) о приеме, о переводе, о прекращении договора, о предоставлении отпуска |
- реестр приходных и расходных ордеров - инвентарный список |
|
- приказ (накладная) на отгрузку |
- инвентаризационная опись |
|
6. ОРДЕРА |
|
|
- приходный кассовый ордер |
|
|
- расходный кассовый ордер |
|
|
- приходный ордер |
|
Классификация первичных документов по видам учетных работсогласно действующим инструкциям Госкомстата РФ и Центробанка РФ дана по следующим разделам:
учет сельскохозяйственной продукции и сырья;
учет труда и его оплаты;
учет основных средств и нематериальных активов;
учет материалов;
учет безналичных расчетов;
учет работ в капитальном строительстве;
учет работы строительных машин и механизмов;
учет работ в автомобильном транспорте;
учет кассовых операций;
учет торговых операций;
отражение результатов инвентаризации.
Сводные первичные документыобобщают сведения, содержащиеся в первичных документах, - это отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей.
По способу отражения операцийдокументы первичного учета подразделяются на разовые и накопительные.В разовых документахотражается одна хозяйственная операция - это расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования-накладные, счета-фактуры.В накопительных документахотражаются ряд однородных повторяющихся операций, которые регистрируют по мере их совершения – это лимитно-заборные карты требования на отпуск материалов, платежная ведомость. Такие документы позволяют сократить их количество.
По месту составлениядокументы первичного учета подразделяются на внешние и внутренние.Внутренниедокументы оформляются непосредственно в организации – это платежная ведомость, инвентаризационная опись, приходные и расходные ордера.Внешние- это счет-фактура, товарно-транспортная накладная, банковская выписка по расчетному счету, поступающие от других организаций и физических лиц.