А. В. Крюков. «Бухгалтерский учет с нуля»
Система пенсионного страхования
Государством создана информационная система, в которой учтены все работающие граждане Российской Федерации. Каждому гражданину присвоен персональный страховой номер. Этот номер указывается в пластиковой карточке – страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования, которое выдается каждому гражданину. В этой информационной системе накапливаются сведения о доходах граждан, на которые начисляются страховые взносы, величина которых может повлиять на размер их будущей пенсии, а также накапливаются сведения о взносах, перечисляемых работодателями граждан в ПФ РФ. Сведения из большого отчета, который сдается работодателем в территориальное подразделение ПФ РФ по завершении года, вносятся в эту информационную систему.
Гражданин имеет право увеличить свою будущую пенсию, уплачивая дополнительные пенсионные взносы. Для этого он подает работодателю заявление с просьбой ежемесячно удерживать из зарплаты и перечислять определенную сумму дополнительных пенсионных взносов. На общую сумму дополнительных пенсионных взносов можно получить социальный налоговый вычет по НДФЛ.
Дополнительные пенсионные взносы за своего работника может уплачивать и работодатель. В этом случае предусмотрены льготы работодателю по налогу на прибыль.
Бухгалтерский учет расчетов по оплате труда
Гигантский объем бухгалтерской работы, связанной с начислением зарплаты, расчетом удержаний – соответствующих налогов и взносов, отражается в синтетическом учете относительно небольшим количеством проводок. В синтетическом учете регистрируются только общие суммы начислений и удержаний, без конкретизации до отдельных работников.
Общие суммы начисленной оплаты труда отражаются по кредиту счета 70 «Расчеты
с персоналом по оплате труда».
Начисленная заработная плата обычно относится на затраты. Суммы начисленной оплаты труда могут быть отражены по дебету соответствующего счета учета затрат: для персонала, непосредственно занятого в основной деятельности организации, это счет 20 «Основное производство» или счет 44 «Расходы на продажу»; для управленческого пер-
сонала и персонала общехозяйственного назначения (включая бухгалтерию) это счет 26 «Общехозяйственные расходы». Зарплата отдельных категорий персонала может отра-
жаться по дебету счетов 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводствен-
ные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
Если же по решению собственника организации работникам начисляется премия по итогам завершившегося финансового года за счет прибыли, заработанной организацией, то начисление такой премии отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
Целесообразность выплаты подобной премии разумный работодатель внимательно просчитает исходя из своей корыстной заинтересованности в том, чтобы как можно больше денег получили его работники и чтобы
234
А. В. Крюков. «Бухгалтерский учет с нуля»
как можно меньше денег было уплачено государству в виде налогов. Его работники, скорее всего, в этом также заинтересованы. С одной стороны, данная премия выплачивается за счет денег, из которых уже был удержан налог на прибыль. Стандартная ставка налога на прибыль составляет 24 %. С другой стороны, согласно налоговому законодательству подобные начисления не облагались ЕСН (до 2010 г.).
Но если бы работодатель оформил эту премию таким образом, чтобы ее можно было бы списать на затраты на производство, то на нее были бы начислены страховые взносы, стандартная ставка которых в 2010 г. составляет 26 %. Но проценты, начисленные сверх, и проценты, принимаемые к вычету, – это не одно и то же. Так, если перевести вычитаемые 24 % по налогу на прибыль в проценты, начисляемые сверх, то получим 31,6 %. Расчет перевода вычитаемых процентов в проценты, начисленные сверх, следующий: 1/(1 – 0,24) – 1 = 0,316, т. е. удерживаемые 24 % превращаются в 31,6 %, начисляемые сверх.
Следовательно, работодателю выгоднее выплачивать премию работникам не за счет прибыли организации, а за счет затрат на производство, т. е. чтобы в бухгалтерском учете премию можно было приравнять к зарплате. Еще следует учесть, что выплата премии за счет затрат на производство снижает налоговую базу по налогу на прибыль и соответственно уменьшает сумму начисляемого налога на прибыль. При использовании стандартных ставок налога на прибыль 24 % и ЕСН 26 % (до 2010 г.) это дает работодателю экономию по начислению налога на прибыль: (1 + 0,26) × 24 % = 30,24 % от суммы начисляемой премии.
Таким образом, «доброму» работодателю не следует выплачивать премию по итогам финансового года из полученной прибыли, а лучше просто увеличить заработную плату своим работникам. Здесь мы использовали стандартные ставки налогов. В конкретной ситуации нужно все тщательно рассчитать.
Общие суммы удержанного налога на доходы физических лиц отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 68 «Расчеты по нало-
гам и сборам», субсчет «Налог на доходы физических лиц». (Последующее перечисление удержанного налога в бюджет с расчетного счета организации отражается по дебету счета
68 и кредиту счета 51 «Расчетные счета».)
Общие суммы начисленных страховых взносов отражаются по кредиту счета 69 «Рас-
четы по социальному страхованию и обеспечению». К счету 69 открываются субсчета,
соответствующие отдельным видам страховых взносов.
Одновременно общие суммы начисленных страховых взносов отражаются по дебетам тех же счетов затрат, на которых отражается начисленная оплата труда соответствующей категории персонала. Взносы, начисленные на заработную плату персонала, непосредственно занятого в основной деятельности организации, отражается по дебету счета 20 «Основное производство» или счета 44 «Расходы на продажу»; ЕСН (до 2010 г.), начи-
сленный на заработную плату управленческого персонала и персонала общехозяйственного назначения, отражается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д. (Последующие перечисления взносов в соответствующие фонды с расчетного счета организации отражаются по дебету соответствующего субсчета счета 69 «Расчеты по социальному страхо-
ванию и обеспечению» и кредиту счета 51 «Расчетные счета».)
235
А. В. Крюков. «Бухгалтерский учет с нуля»
Пособия по временной нетрудоспособности относятся на уменьшение взносов в ФСС РФ. Начисленные пособия отражаются по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счета 69, субсчет «Расчеты с Фондом социального страхования».
Удержания из заработной платы по исполнительным листам в пользу третьих лиц отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». (Последующее перечисление на банковский счет третьего лица отражается по дебету счета 76 и кредиту счета 51.)
Удержания из заработной платы с целью возмещения причиненного материального ущерба отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по про-
чим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Выплата заработной платы из кассы организации отражается по дебету счета 70 и кредиту счета 50 «Касса». Выплата заработной платы путем перечисления денег на банковские счета работников отражается по кредиту счета 51. Не выплаченные в установленный срок суммы отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет 4 «Расчеты по депони-
рованным суммам».
Основной объем бухгалтерской работы, связанной с заработной платой работников организации, – это аналитический учет. Объектом аналитического учета является работник организации.
Работник является общим объектом аналитического учета для таких синтетических счетов, как 69, 70, 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и некоторых других. Каждому работнику – объекту аналитического учета присваивается табельный номер (аналог инвентарного номера для объекта основных средств).
Аналитический учет начислений и удержаний, связанных с работниками, ведется в регистрах аналитического учета– лицевых счетах, налоговых карточках по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), карточках ЕСН (до 2010 г.).
Компьютеризация расчетов по оплате труда
Аналитический учет оплаты труда и всего, что с ней связано, отличается большой трудоемкостью.
В связи с всеобщей компьютеризацией объем бухгалтерской работы, связанной с расчетами по оплате труда и начисляемые на нее налогами и взносами, значительно увеличился. Учитывая, что в организациях эти расчеты ведутся на компьютере, действующее законодательство требует от организации представления персонифицированной отчетности по всем физическим лицам с детализацией по месяцам и видам доходов.
Аналитический учет оплаты труда и связанных с ней налогов и взносов представляет собой автономную задачу. Поэтому на практике эта задача часто решается с помощью отдельной компьютерной программы.
Компьютерные программы по аналитическому учету оплаты труда автоматически выполняют рутинные операции. Перед начислением очередной заработной платы бухгалтеру требуется только проследить, чтобы в базу данных была введена вся информация, необходимая для правильного начисления зарплаты, удержаний, налогов и взносов.
236
А. В. Крюков. «Бухгалтерский учет с нуля»
Так, при повременной оплате труда работника на основе должностного оклада база данных должна содержать информацию о размере его оклада. Если работник пропустил несколько рабочих дней, то сведения об отсутствии должны быть введены в информационную базу.
При сдельной оплате труда база данных должна иметь сведения о тарифных ставках. А перед начислением заработной платы бухгалтеру следует ввести информацию об объемах работ, выполненных работниками.
В базу данных следует ввести данные о наличие у работника детей, что дает ему право на стандартные налоговые вычеты при расчете НДФЛ, об особых правах на дополнительные налоговые вычеты и о суммах, подлежащих дополнительному удержанию с заработной платы работника.
Для правильного отнесения работника к той или иной возрастной группе при определении ставок страховой и накопительной частей взносов в ПФ РФ база данных должна иметь информацию о дате рождения работника.
Кроме того, в базу данных до расчета заработной платы необходимо ввести информацию об отпусках работников, листках нетрудоспособности, начисленных премиях.
Расчет заработной платы на основе данных, имеющихся в базе данных, выполняет программа по заранее заданным алгоритмам. Результат выполненного расчета заработной платы показан в различных отчетах.
Отчеты в компьютерных бухгалтерских программах применяются гораздо шире, чем в бумажной бухгалтерии, в силу простоты их формирования.
Для компьютерной программы первичными документами являются только документы, которые дают исходную информацию для расчета заработной платы, удержаний и начислений налогов. А документы, которые могут быть автоматически сформированы на основании первичной информации, становятся отчетами. В частности, отчетами становятся расчетная ведомость, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость, расчетные листки, отчетные формы персонифицированного учета.
При использовании компьютера отпадает необходимость специально вести регистры аналитического учета – лицевые счета работников и карточки учета налогов. Эти регистры также превращаются в отчеты. Любой из указанных регистров аналитического учета бухгалтер может сформировать на экране компьютера путем запуска соответствующей команды. После этого сформированный регистр бухгалтер может распечатать на принтере в бумажном виде.
Представленная выше картина аналитического учета расчетов по оплате труда с использованием компьютерных программ получилась, пожалуй, излишне идиллической. Конкретные компьютерные программы могут содержать ошибки, они могут быть не рассчитаны на какие-то особо сложные ситуации. А в конечном счете виновным во всех недоработках и ошибках будет бухгалтер. Использование компьютера облегчает труд бухгалтера, освобождает от рутинной работы, но не заменяет его. Но при этом бухгалтер обязан знать правила бухгалтерского учета и налоговое законодательство, понимать взаимосвязи между исходными данными, задаваемыми компьютеру, и результатами последующих расчетов.
Расчеты с подотчетными лицами
237
А. В. Крюков. «Бухгалтерский учет с нуля»
Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками – это
расчеты с подотчетными лицами.
Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие расходы, связанные с выполнением служебного задания. Подотчетные лица получают деньги под отчет, т. е. под обязательство представить отчет о расходах и вернуть неизрасходованные средства после того как служебное задание будет выполнено (или истечет срок, отведенный на выполнение задания).
Подотчетными лицами могут быть только постоянные работники организации. Причем список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует утвердить порядок выдачи подотчетных сумм и представления отчетности в их использовании.
Для отчетности в использовании подотчетных сумм используется унифицированная форма авансовый отчет, которая заполняется подотчетным лицом и утверждается руководителем организации. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы.
С помощью подотчетных лиц организация производит такие виды расходов, которые сложно оплатить непосредственно из кассы организации или путем безналичного расчета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других организаций или физических лиц.
К операционно-хозяйственным расходам относятся канцелярские и почтово-телеграф- ные расходы, а также расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплату мелких транспортных затрат, покупку горюче-смазочных материалов.
Обычный порядок получения подотчетных сумм, предназначенных на операци- онно-хозяйственные расходы, и представления отчетности в их расходовании заключаются в следующем. Работник организации подает заявление руководителю организации с просьбой выдать ему конкретную денежную сумму на конкретные операционно-хозяйственные расходы. В заявлении работник указывает срок представления авансового отчета – обычно не позднее чем через месяц. Руководитель организации утверждает это заявление. Бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление, утвержденное руководителем. Поскольку подпись руководителя уже есть на заявлении, послужившем основанием для оформления расходного кассового ордера, на кассовом ордере подпись руководителя не нужна.
Расходуя полученные деньги, подотчетное лицо собирает документы, подтверждающие произведенные расходы. При приобретении материальных ценностей в организации розничной торговли (магазине) подотчетное лицо должно получить чек кассового аппарата и товарный чек. При приобретении материальных ценностей непосредственно на заводе-изго- товителе или в организации оптовой торговли подотчетному лицу следует получить накладную, счет-фактуру и чек кассового аппарата.
При оформлении авансового отчета подотчетное лицо перечисляет все собранные документы и рассчитывает общую сумму расходов, понесенных в пользу своей организации. Все собранные документы прилагаются к авансовому отчету.
238
А. В. Крюков. «Бухгалтерский учет с нуля»
Другой распространенный вид расходов организации, производимых через подотчетных лиц, – командировочные расходы, т. е. расходы, связанные со служебной командировкой работника организации.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок. Работникам, направляемым в командировку, оплачиваются расходы на наем жилого помещения, на проезд к месту назначения и обратно, а также суточные за время нахождения в командировке.
Основанием для поездки работника в командировку является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Данное задание подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. На основании этого документа издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и оформляется командировочное удостоверение.
В организации должны быть приняты нормативы расходов по найму жилого помещения, а также размера суточных. Для разных местностей могут устанавливаться разные нормативы. В особо крупном размере устанавливаются нормативы расходов для поездок за рубеж в развитые страны.
На основании действующих в организации нормативов, предполагаемого срока пребывания работника в командировке и предполагаемой стоимости проезда бухгалтерия рассчитывает сумму аванса на командировочные расхода и оформляет на эту сумму расходный кассовый ордер. На его основании из кассы организации работнику выдается аванс на командировочные расходы.
Не позднее чем через три рабочих дня по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о денежных суммах, израсходованных в связи с выполнением служебного задания. К авансовому отчету он должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: проездные документы (билеты), документы, подтверждающие расходы на наем жилья, и т. д. Оплата расходов на наем жилья ограничивается верхним пределом, установленным в организации. А если документы, подтверждающие расходы на наем жилья, не будут приложены к авансовому отчету, то расходы на эти цели все равно будут оплачены работнику, но по пониженному нормативу. (Таких документов у работника просто не будет, если он жил не в гостинице, а в частном секторе.)
Для учета взаимоотношений организации со своими работниками, связанных с использованием подотчетных сумм, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По этому счету ведется аналитический учет, объектами которого являются работники – подотчетные лица.
Выдача аванса подотчетному лицу из кассы организации отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Утвержденный авансовый отчет отражается по кредиту счета 71 и дебету счета учета затрат (20, 44, 26 и др.).
Если согласно авансовому отчету работник израсходовал больше денег, чем получил их в качестве аванса, то организация должна доплатить работнику перерасходованную сумму. Факт доплаты работнику из кассы организации отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. Если работник недоиспользовал полученный аванс, то лишнюю сумму он возвращает в кассу организации, что отражается по кредиту счета 71 и дебету счета 50. Кроме того, недоиспользованная сумма может быть удержана при начислении очередной заработной платы, что отражается по кредиту счета 71 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом
по оплате труда».
Выводы
1. Для достижения целей своего существования организации нужны работники. При этом работник выполняет определенную
239
А. В. Крюков. «Бухгалтерский учет с нуля»
трудовую функцию, а организация, выступая в роли работодателя, обеспечивает его условиями труда и платит ему заработную плату.
2.Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику оплату листов нетрудоспособности и ежегодный оплачиваемый отпуск.
3.Заработная плата работников облагается налогом на доходы физических лиц, который удерживается работодателем из зарплаты работников и перечисляется в бюджет государства. Кроме того, на заработную плату начисляются страховые взносы, которые уплачивает работодатель помимо зарплаты.
4.Государство поручает работодателю выплачивать работникам пособия по временной нетрудоспособности, которые работодатель может компенсировать при начислении страховых взносов.
240