Кадровое деловодство / dilovodstvo_II

311

312

3.4.5Зберігання та знищення документів

Удокументах слід зазначати терміни зберігання, які передбачені в Переліком

№41. Щодо особових справ, то їх строк зберігання – 75 років мінус вік особи на момент завершення справи. Завершують такі справи діловодством за роком звільнення або смерті працівника.

Документи постійного зберігання (з позначкою «Пост.») передають до складу НАФ через 75 років. Починають обчислення строків зберігання документів з 1 січня року, що йде за роком завершення їх діловодством.

Після того, як минуть установлені терміни, документи без позначки «Пост.» знищують на підставі акта про виділення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню (додаток 7 до Правил роботи архівів), який має схвалити експертна комісія та затвердити керівник підприємства.

Акт складають у двох примірниках після зведення описів справ за відповідний період та не раніше 01 січня року, наступного за роком, у якому минув термін зберігання включених до нього документів.

Знищувати документи без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також із порушенням термінів зберігання заборонено.

Порушення архівного законодавства тягне за собою адміністративне попередження або накладення штрафу на громадян у розмірі від 3 до 7 НМДГ (неоподаткованого мінімального доходу громадян) (від 51 грн. до 119 грн.) і попередження або накладення штрафу на посадових осіб у розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 грн. до 170 грн.).

313

За повторне порушення протягом року громадян штрафують на суму від 7 до

20 НМДГ (від 119 грн. до 340 грн.), посадових осіб – на суму від 10 до 40 НМДГ (від

170 грн. до 680 грн.) (ст. 92-1 КпАП).

Засоби створення електронного документообігу

Сучасне суспільство не може існувати без документообігу. Документи супроводжують нас на кожному кроці. Навіть прибання товару в магазині супроводжується видачею документа – касового чека.

Кожного дня в світі створюються мільярди копій великих і малих документів.

На виготовлення документів витрачається велика кількість паперу й лісу, а на їх реєстрацію, перевірку і зберігання витрачається чимало часу.

Одна з основних задач інформатики полягає в розробці і застосуванні методів з використанням обчислювальної техніки для переводу документообігу з паперової форми в електрону. Сучасні мережні технології дозволяють вирішити цю задачу, але тільки частково. Усі банки світу вже зв’язані електронними мережами, і фінансові документи циркулюють переважно в електронному вигляді. Постійно виходять з ужитку паперові акції підприємств й інші цінні папери. Їх заміняють електронні дипозитарії – бази даних, у яких відомості про акціонерів зберігаються у вигляді записів.

Нещодавно з’явились електроні гроші. Це теж записи в базах даних. Рух електронних грошей відбувається за безпаперовою технологією шляхом переносу даних з одних записів в інші. Для персонального використання електронних грошей служать пластикові картки, на магнітній полосі яких є відомості про власника електронного рахунку. Із цією ж метою використовують смарт-карти, в яких дані зберігаються на великій плоскій мікросхемі, вбудованій в карту.

За безпаперовою технологією сьогодні працює більшість засобів масової інформації. Усі етапи підготовки газети, журналу, книги або рекламної листівки проводять через комп’ютер. Операційна система типу Windows дозволяє одночасно готувати і редагувати тексти, створювати й обробляти ілюстрації, а комп’ютерні мережі об’єднують усіх учасників, які працюють над одним проектом в автономні робочі групи. Робоча група може обходитись без паперових документів до повного

314

завершення роботи над проектом. Тільки коли роботу виконано, створюється заключний паперовий документ. Це може бути як макет газети, так і повний комплект креслень, необхідних для виготовлення певного документа.

Можливо, в майбутньому, коли всі документи будуть готуватись тільки в електронному вигляді, людство зможе повністю перейти до безпаперової технології,

і залишки лісів будуть врятовані від повного знищення, а целюлозно-паперові комбінати не забруднюватимуть водойми. Сьогодні ПК є не на кожному робочому місці, і не всі учасники документообігу об’єднані комп’ютерними мережами в робочі групи. Тому основним завданням на шляху створення безпаперової технології є проблема вводу вихідних даних в електронному виді. В інформатиці ця проблема вирішується створенням і впровадженням спеціальних апаратних засобів для переводу графічної і текстової інформації в електронну форму.

Контрольні запитання

1.Які вимоги до зберігання справ на підприємстві?

2.Що включає в себе процес підготовки особових справ?

3.Які вимоги до оформлення справ з особового складу?

4.З якою метою складається внутрішній опис, засвідчувальний напис?

5.Коли справа вважається підготовленою до тривалого зберігання?

6.За яким порядком відбувається систематизація прізвищ особової справи?

7.За якими критеріями систематизують заголовки справ опису з особового

складу?

8.Як відбувається передача справ з особового складу до архіву?

9.Перерахуйте вимоги до зберігання документів.

10.Як відбувається знищення документів?

315

ЗАПИТАННЯ І ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ ДО ТЕМИ З

Завдання 1. Створіть форму Вхідні для введення даних.

Завдання 2. Створіть запит на вибірку вхідних документів за такими

критеріями:

Завдання 3. Складіть звіт про виконані документи.

Завдання 4. Скласти бланк для листів віртуального або реально діючого підприємства з поздовжнім розміщенням реквізитів. Реквізити заголовка розмістити центральним способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі). Розробити проект печатки, емблеми або логотипа для конкретного підприємства і реквізит (підпис).

316

ТЕСТОВЕ ЗАВДАННЯ ДО ТЕМИ 3

1. В організаціях, підприємствах та установах склалися три основні

форми роботи з документами:

а) централізована, децентралізована, змішана;

б) децентралізована, проста, змішана;

в) централізована, змішана, проста.

2. Працівники канцелярій установ у своїй роботі користуються:

а) кваліфікаційним довідником структурних підрозділів;

б) кваліфікаційним довідником посад;

в) кваліфікаційним довідником підприємств.

3. Попередній розгляд документів здійснюється:

а) керівником підприємства;

б) керівником канцелярії;

в) керівником структурного підрозділу.

4. Реєстрація документів це –

а) фіксація документа з подальшим проставлянням на ньому номера та дати реєстрації;

б) фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису потрібних відомостей, що в них містяться;

в) отримання документа та присвоєння йому вхідного номера.

5. Обов’язковій реєстрації підлягають:

а) документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи

(накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції,

заяви, скарги громадян;

б) вітальні листи, вітальні телеграми, запрошення, інформація до відома;

в) документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи

(накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції,

заяви, скарги громадян, вітальні листи, телеграми, запрошення, інформація до

317

відома.

6. Реєстраційно-контрольні картки заповнюють:

а) від руки;

б) машинописним способом;

в) за допомогою ПК;

г) від руки, машинописним способом, за допомогою ПК.

7. Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують:

а) для проставлення дати надходження;

б) для проставлення дати видачі документа на виконання;

в) для контролю за термінами виконання документа.

8. У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише:

а) непарні числа;

б) парні числа;

в) усі числа.

9. Реєстраційно-контрольна картка складається у:

а) 3-х примірниках;

б) 2-х примірниках;

в) за потребою.

10.На підприємствах з об’ємом документообігу більше 600 одиниць у рік

упроцесі реєстрації використовують:

а) журнали реєстрації;

б) реєстраційно-контрольні картки;

в) журнали реєстрації, реєстраційно-контрольні картки.

11. Номенклатури справ поділяють на:

а) індивідуальні, рекомендовані, типові;

б) змішані, прості, рекомендовані;

в) типові, змішані, індивідуальні.

12. Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

а) назва виду документів, короткий зміст; період, якого стосуються

документи;

318

б) короткий зміст; назва виду документів, період, якого стосуються документи;

в) період, якого стосуються документи; короткий зміст; назва виду документів.

13. Реквізити номенклатури справ:

а) 8, 10, 11, 12, 14, 17, 19, 21, 23, 25, 29, 26;

б) 8, 10, 11, 12, 14, 17, 19, 21, 23, 24, 29;

в) 7, 8, 10, 11, 12, 14, 17, 19, 21, 23, 25, 29.

14. На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані:

а) назва організації, назва структурного підрозділу, номер справи, заголовок справи, за який рік (роки), кількість аркушів, термін зберігання (відповідно до переліку), дата здачі до архіву;

б) назва організації, назва структурного підрозділу, адреса підприємства,

номер справи, заголовок справи, за який рік (роки), кількість аркушів, термін зберігання (відповідно до переліку);

в) назва організації, назва структурного підрозділу, номер справи, заголовок справи, за який рік (роки), кількість аркушів, термін зберігання (відповідно до переліку).

15. До 75 років зберігаються документи:

а) постійного зберігання;

б) тривалого зберігання;

в) тимчасового зберігання.

16. Матеріали з особового складу зберігаються в архівах підприємств:

а) 50 років;

б) 75 років;

в) 40 років.

17. Вказівники до опису справ постійного зберігання можуть бути таких

видів:

а) предметний, іменний, хронологічний, змішаний;

б) предметний, іменний, географічний, змішаний;

319

в) предметний, хронологічний, географічний, змішаний.

18. Залежно від завдань використання інформації архівних документів в архівному підрозділі можуть створюватись такі картотеки:

а) іменна, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу;

б) іменна, географічна, хронологічна, з особового складу;

в) змішана, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу.

19. До архіву документи передають через …. років після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому вигляді:

а) 2;

б) 4;

в) 3.

20. До особових справ з метою збереження всіх аркушів справи, обліку кількості аркушів та фіксації особливостей їх нумерації слід вкладати:

а) внутрішній опис документів;

б) засвідчувальний напис;

в) внутрішній опис документів, засвідчувальний напис.

21. Опис справ з особового складу роблять:

а) у 3 примірниках;

б) у 2 примірниках;

в) у 1 примірнику.

22. Особові справи зберігаються:

а) 75 років;

б) 50 років;

в) 75 років мінус вік особи на момент завершення справи.

23. Документи постійного зберігання (з позначкою «Пост.») передають до

складу НАФ через:

а) 50 років;

б) 75 років;

в) 40 років.

320