Кадровое деловодство / dilovodstvo_II

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами з грифом обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за цим працівником, і передають їх новопризначеному працівникові. Акт здавання-

приймання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації ).

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

Контрольні запитання

1.Дайте визначення поняття «справа».

2.Дайте визначення поняття «формування справ»?

3.Як здійснюється формування справ?

4.Назвіть правила формування справ.

5.Що забороняється у процесі роботи зі справами?

3.2Опис документів постійного та тимчасового зберігання

План:

—опис справ;

—функції опису справ постійного і тимчасового зберігання;

—номерація справ;

—титульний аркуш справи.

Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з опису справи на обкладинці, брошуровці, нумерації аркушів.

Формуванням справ називають групування документів у справи відповідно з номенклатурою справ.

Після того, як на підприємстві використано інформацію, що міститься в документі, він стає хранителем інформації, потреба, в якій може виникнути згодом.

Тому, щоб ці документи можна було відшукати швидко, їх групують в справи.

Після завершення діловиробничого року всі закінчені в діловодстві підприємства справи постійного і тимчасового (більше 10 років) зберігання і з особового складу, що пройшли експертизу наукової і технічної цінності документів,

281

наявний незначний об’єм щорічно утворених справ постійного зберігання (до 200

справ), опис вважається завершеним. Річний розділ може вважатись завершеним описом після передачі включених до нього справ у державний архів. Перед складанням і оформленням опису на справи структурного підрозділу необхідно провести підготовчу роботу. Так, перед унесенням заголовків справ в опис потрібно перевірити якість формування і оформлення справ, відповідність кількості справ, що вносяться в опис, кількості заведених справ з номенклатури справ підприємства.

При цьому перевіряється відповідність заголовків справи змісту включених до нього документів, правильність їх оформлення і групування, якість підшивки або переплетення документів, правильність нумерації листів, наявність у справі внутрішніх описів, правильність оформлення справи, наявність затверджувального надпису і правильність його заповнення. Встановлені відхилення від потрібних діючих правил мають треба ліквідувати.

Систематизація справ структурного підрозділу, що входять в опис, має відповідати систематизації в номенклатурі справ підприємства. Під час унесення справ до опису їх потрібно відносити до того року, в якому вони прийняті діловиробництвом. Справи навчальних закладів, які формуються за навчальний рік,

слід відносити до року, вказаного першим.

Справи з різними звітами вносять в опис того року, за який вони складені,

незалежно від часу їх складання. Якщо під час внесення справ в опис буде встановлено відсутність справ, які мають входити в номенклатуру справ підприємства, то керівник структурного підрозділу організовує заходи з їх розшуку.

Якщо розшукуваних справ не знайшли, складається довідка про причини їх відсутності, яка підписується керівником структурного підрозділу і разом з описом передається у відомчий архів. Знайдені справи включаються в опис.

В опис справ структурного підрозділу кожна з них має вноситись під самостійним номером. Якщо справа складається з кількох томів, кожному з них присвоюється особистий номер. Номер опису справ структурного підрозділу встановлюється відомчим архівом і складається з числового позначення структурного підрозділу за штатним розписом з додаванням великої букви

283

найменування категорії документів, які входять до опису, й останніх двох чисел року, в якому заведені справи. Наприклад, номер опису справ постійного зберігання структурного підрозділу № 6 (відділу кадрів), які числяться за номенклатурою, заведені у 2001 р., буде мати наступний вигляд: № П-01

У процесі внесення в опис кількох справ підряд з однаковими заголовками повністю заголовок пишеться тільки один раз, а всі інші справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться повністю. На кожному новому листі опису заголовків відтворити повністю.

Всі графи опису заповнюються в суворій відповідальності з відомостями, винесеними на обгортку справи. У графі опису «Примітка» вказують особливості фізичного стану справ, роблять позначки про передачу справ іншим структурним підрозділам, наявність копій документів.

Описи справ структурних підрозділів є основою для складання річного розділу зведеного опису справ підприємства і мають оформлятися правильно. Опис справ структурного підрозділу підписується складачем з вказівкою його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу. Опис до затвердження має бути розглянутий і ухвалений експертною комісією.

За вимогою відомчого архіву до опису може бути складений зміст, список скорочених слів, вказівники. У змісті перераховуються назви всіх підрозділів опису і більш дрібних груп справ, а також вказівники. Навпроти кожної назви вказується номер відповідного листа опису. Список скорочених слів складається в тих випадках, коли в описі використовуються скорочення, характерні для певного підприємства або для його структурної частини. Скорочення перераховуються в алфавітному порядку.

Вказівники складаються тематичні, іменні, географічні, хронологічні та ін. Вид вказівника визначається складом документів і необхідністю створення умов для найбільш повного їх використання.

Поняття, включені у вказівники, повинні мати посилання на відповідні номери справ. Практика показує доцільність створення за угодою з відомчим архівом

284

тимчасової шифровки справ, унесених до опису структурного підрозділу. Його роблять м’яким чорним графітовим олівцем.

Опис справ структурного підрозділу складається з двох примірників: один з них передається разом із справами у відомчий архів, інший (контрольний екземпляр) – залишається в структурному підрозділі. Якщо в структурному підрозділі є експертна комісія, опис складається в трьох примірниках. Третій примірник опису додається до протоколу експертної комісії, на якому його було розглянуто і затверджено.

Описи справ структурних підрозділів подають у відомчий архів через рік після завершення справ у діловодстві, за винятком справ структурних підрозділів міністерств і відомств України, які представляють у відомчий архів описи справ через 2 роки. Порядок складання опису справ з особового складу аналогічний порядку складання описів на справи постійного та тимчасового зберігання.

Вимоги до складання й оформлення річних розділів зведених описів справ фонду викладено в основних правилах роботи відомчих архівів. Здача справ в архів підприємства здійснюється за графіком. Архів приймає справи постійного та довгострокового зберігання за описами, а тимчасового зберігання – за номенклатурою справ. Завідуючий архівом розписується в прийомі справ у всіх примірниках опису, вказуючи дату прийому і кількість прийнятих справ.

Відповідно з установленим порядком документи, які підлягають державному зберіганню, до передачі в архівне відомство визначений період часу мають зберігатися в підприємстві, а саме: в архівах державних підприємств – 15 років; в

архівах підприємств обласної підлеглості – 10 років; в архівах підприємств міської та районної підлеглості – 5 років.

Матеріали з особового складу зберігаються в архівах підприємств 40 років, а

записи актів громадянського стану – 75 років. Під час передачі справ у державний архів опис повинен мати титульний лист, складений за встановленою формою:

зміст, список скорочених слів, застосованих в опису, передмова, вказівники,

затверджувальний лист. Усі ці частини опису складаються архівом підприємства.

Отже, описи справ як постійного, так і тимчасового зберігання здійснюють

285

три основних функції:

1)закріплення систематизації справ (одиниць зберігання) фонду шляхом присвоєння кожній справі індивідуального номера за описом (якщо справа складається з кількох томів, то кожний з томів записується під окремим номером);

2)облік і забезпечення зберігання документів (запис в облікові документи,

перевірка наявності та стану справ здійснюється на основі описів: пошук справ у сховищі і підкладка на місце здійснюється за шифром, присвоєним справі,

відповідно до опису; 3) розкриття складу та змісту конкретного комплексу документів у заголовках

справ.

Описи справ постійного і тимчасового зберігання відрізняються оформленням.

Сукупність елементів описів кожної справи в опису називається

описувальною статтею.

На початку кожного року робітники діловодства в кожному структурному підрозділі мають привести до порядку справи, завершені діловиробництвом у минулому році, і підготувати їх до подальшого зберігання. Справи розбиваються передусім за строками зберігання, оскільки повнота їх оформлення залежить від терміну зберігання. Потім необхідно встановити, які саме описи необхідно скласти і на які групи матеріалів після цього проводяться експертиза цінності справ, їх оформлення і складання описів.

Комплекс справ одного структурного підрозділу поділяється на групи: справи постійного зберігання, тимчасового зберігання, довгострокового зберігання. Із числа справ постійного зберігання в самостійні групи можуть бути виділені справи з особового складу, а також документація, властива конкретному підприємству. Із числа справ тимчасового зберігання виділяють справи загального діловодства, строк зберігання яких більше 10 років.

Із загального об’єму документації про кадри виділяють особові справи й особові картки, які ведуть замість особових справ.

Особові справи деяких категорій робітників (наприклад, наукових

286

співробітників, які мають науковий ступінь або вчене звання) зберігаються постійно.

ЄДСД передбачує можливість включення цих особових справ, завершених діловиробництвом в загальний опис справ постійного зберігання за погодженням з архівною організацією.

Отже, паралельно можна складати самостійні описи на три групи справ постійного зберігання (справи загального діловодства, спеціальну документацію,

справи з особового складу) і на три групи справ тимчасового зберігання. На справи тимчасового зберігання дозволяється не складати опису, а користуватись замість опису спеціально оформленим екземпляром номенклатури справ. Складені описи структурних підрозділів з тимчасовими номерами представляють в архів підприємства для відомості річного розділу опису по підприємству.

Описи одного структурного підрозділу або зведені в річний розділ передаються одному із членів експертної комісії підприємства для перегляду всіх матеріалів в структурних підрозділах і визначення правильності проведення експертизи цінності документів. Після завершення експертизи цінностей документів підприємства за конкретний рік і схвалення описів експертною комісією готується річний розділ опису для представлення на розгляд експертної комісії архівного підприємства. Описи мають представлятися на розгляд експертної комісії не пізніше, ніж через рік після завершення діловодства. Уявлення про те, що опис – це довідник, який має завершену порядкову нумерацію, виникло давно, хоча не завжди це чітко відображалося термінами.

Щоб зрозуміти, що таке річний розділ опису, потрібно спочатку розглянути,

які комплекси матеріалів загального діловодства можуть бути включеними в окремий опис.

Якщо кількість справ постійного зберігання незначна, то під час складання річного розділу опису допускається заносити в нього документи за 2-3 роки і погоджувати це з відповідним державним архівом.

Таким чином, завершений і повністю оформлений опис складається безпосередньо з опису і допоміжного довідкового апарату, розташованого в такій послідовності :

287

1.титульний лист;

2.зміст;

3.список скорочень;

4.передмова;

5.безпосередньо опис;

6.вказівники;

7.затверджувальний лист.

На титульному листі вказуються:

-назва фонду ( якщо річні розділи зводяться не по підприємству в цілому, а в межах великих структурних підрозділів, то назви підрозділів, перейменування назв і відомостей з вказівкою крайніх дат кожної назви );

-фонд №…;

-опис № справи постійного зберігання;

-за … роки.

У перелік скорочень включаються скорочені слова і поняття, які вживаються в опису. В основному – це офіційно прийняті скорочені назви підприємств, професійні терміни.

Передмова за характером змісту поданої в ній інформації ділиться на дві частини: історичну й ареографічну.

Вісторичній частині передмови вказується фондоутворювача історія підприємства: час створення і на основі якого акту, підлеглість, функції, реорганізація, перейменування.

Вархеографічній частині передмови розглядається питання, пов’язані з історією, організацією й описом документів, включених в опис: вказуються об’єм і хронологічні рамки документів.

Передмова до опису, що складається вперше, має бути повною і давати необхідні відомості дослідникам з перерахованих питань.

Вказівники до опису справ постійного зберігання можуть бути таких видів:

-предметний;

-іменний;

288

-географічний;

-змішаний.

Залежно від змісту документів можуть бути 2 і 3 вказівники. Опис справ довгострокового зберігання оформляється простіше: для них не обов’язково складати передмову і вказівники.

Затверджувальний лист до завершеного опису складається відповідно до порядкової нумерації листів з усім складеним до нього допоміжним довідковим апаратом, сформованим в одному томі.

Кінцевий запис в опису на останньому листі, і лист затвердження до опису є найголовнішими елементами обліку, а тому складаються особами, відповідальними за облік, або завідуючим відомчим архівом. Ці елементи обліку закріплюють і засвідчують кількість справ за описом і фіксують його повноту.

Отже, характерною особливістю опису справ є те, що він зв’язує між собою архівними шифрами всі довідники архіву.

Контрольні запитання

1.Який комплекс робіт включає в себе опис справи?

2.Дайте визначення поняття «опис справи».

3.Хто складає описи справ структурних підрозділів?

4.Як здійснюється нумерація справ за описом?

5.Яка інформація вказується в графі опису “Примітка”?

6.Як відбувається затвердження опису справ?

7.Скількох примірників опису справ складає структурний підрозділ?

8.Скільки років на підприємстві зберігаються документи до передачі в архівне відомство?

9.Які функції здійснюють описи справ постійного і тимчасового зберігання?

10.Дайте визначення поняття «описувальна стаття».

11.На які групи ділиться комплекс справ одного структурного підрозділу?

12.У якій послідовності розташовується опис справ?

13.Яка інформація зазначається на титульному листі опису справи?

289

3.3 Забезпечення зберігання документів. Передача справ до архіву установи

План:

—забезпечення зберігання документів;

—передача справ до архіву установи;

—фондування документів архіву;

—облік документів архіву.

Особи, відповідальні за роботу з документами, забезпечують зберігання документів. Справи з моменту їх заведення і до здачі в архів або знищення зберігаються в робочих кімнатах у шафах, що закриваються в вертикальному положенні, кінцівками назовні. Вилучення і видача будь-яких документів зі справи постійного зберігання не допускаються. У виключних випадках таке вилучення проводиться з дозволу керівництва. При цьому в справі залишається точна завірена копія вилученого документа й акт про причини їх вилучення.

Протягом року на видану за службової необхідності справу заповнюється карточка-замісник. У ній указується структурний підрозділ, номер справи, дата його видачі, кому справа видана, дата його повернення, розписка про одержання і прийом справи.

До архіву установи передаються справи постійного і тимчасового зберігання

(більше 10 років) через рік після закінчення їх у діловиробництві структурних підрозділів. Здача справ до архіву установи виконується за графіком, затвердженим керівником установи. Архів приймає справи за описами і номенклатурою справ.

Разом зі справами передаються реєстраційні картки на документи для поповнення ними довідкового апарату архіву. Завідуючий архівом розписується про прийом справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказуючи дату прийому і кількість прийнятих справ.

Один примірник річних розділів описів повертається тому, хто здає, решта залишається в архівній установі.

До передачі в державні архіви документи, які належать до державного зберігання, зберігаються в архівних установах від 5 до 15 років.

290