Кадровое деловодство / dilovodstvo_II

КЛЮЧОВІ СЛОВА: номенклатура справ, види номенклатури справ, принципи побудови номенклатури справ, реквізити номенклатури справ

2.1 Вимоги до оформлення номенклатури справ

План:

—поняття «номенклатура справ»;

—види номенклатур;

—формування номенклатури справ;

—нумерація справ.

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, до яких входять елементи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання. (ДСТУ 2732-94).

Після того, як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам’яттю» підприємства, «охоронцем» інформації,

потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів накопичується багато.

Тому, аби в разі потреби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати ,

їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи після виконання вноситимуться в ті ж самі справи, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде легко.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів і групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів,

служить схемою побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

Номенклатури справ поділяють на індивідуальні, рекомендовані та типові.

Індивідуальна номенклатура справ (Додаток 7) відображає документи конкретного підприємства (структурного підрозділу).

271

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії з однаковим характером діяльності (наприклад, середні загальноосвітні школи, професійно-технічні навчальні заклади, проектні інститути, системи Держбуду тощо). Як правило,

типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї системи відомства, галузі і має обов’язковий характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються вищими установами і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур.

Також їх використовують як методичні посібники. Рекомендовані та типові номенклатури справ обов’язково погоджують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка формування справ у конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ. Остання відображає документи установи в цілому і складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

Кожне підприємство або його структурні підрозділи повинні мати номенклатуру справ (незалежно від того, чи в них рекомендована, чи типова номенклатура справ).

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

-єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

-застосування індексації документів;

-стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі кількох документів:

-положень чи статутів про підприємство;

-планів роботи та звітів про роботу; штатних розписів;

-переліків документів; класифікаторів;

-номенклатур справ за попередні роки;

-списків структурних підрозділів та кореспондентів;

-описів справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років);

272

-довідкових картотек.

Уноменклатуру справ уносять:

1)всі справи й документи, що відображають документовані ланки роботи й окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;

2)справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;

3)незавершені справи, що надійшли з іншого підприємства для подальшої роботи з ними;

4)усі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів, що здійснюють свою роботу на громадських засадах, включають до номенклатури справ підприємства, структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ друковані видання, збірники постанов Кабінету Міністрів України, Відомості Верховної Ради України, брошури,

довідники, інформаційні листки, бюлетені, реформативні журнали експрес-

інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і належить перезатвердженню в разі докорінної зміни функцій та структури установи. Якщо такі зміни не відбулися, то номенклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання і вноситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або фахівець, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ зберігаються з назвами структурних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат»

(«Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім – функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм

273

індексів 02, 03, 04 і т.д. Якщо структурних підрозділів немає, то як назви підрозділів номенклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади керівників і фахівців підприємства, наприклад:

01 – генеральний директор;

02 – заступник генерального директора з виробничої діяльності; 03 – заступник директора з комерційних питань і т.д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ з присвоєнням відповідних індексів, наприклад; 01-02 (01 – «Секретаріат», а 02 –

порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи – накази, протоколи, після них – листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці – журнали обліку чи довідкові картотеки. Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в цій справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

-назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);

-короткий зміст документів (наприклад, «листування з АТЗТ «Берегиня»

щодо будівництва під’їздних доріг до складів готової продукції»);

- період, якого стосуються документи справи (наприклад, «Накази з основної діяльності за 1997 р.»).

Заголовки типу «Різне листування», «Документи із загальних питань» недопустимі. Не рекомендуються вживати в заголовках справ слово «матеріали».

Іноді можна використовувати термін «Документи (листи, контракти, акти) про орендну приміщень.1997 р.».

У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й доповнювати.

Для кожної справи в графі 4 (Додаток 6) зазначають термін зберігання документів з посиланням на відповідну статтю переліку документів із зазначенням терміну зберігання. Не рекомендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання.

У графі 5 (Додаток 6) «Примітка» роблять позначки про заведення справ,

274

відповідальних за ці справи, передання справ до інших підприємств (структурних підрозділів ) чи іншій особі; справи, що переходять на наступний рік, і т.д.

Той, хто оформив номенклатуру справ, – секретар-референт (технічний секретар або інша відповідальна особа) – підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства.

Номенклатуру складають не менше, як у 3 примірниках:

-перший примірник зберігається у справі,

-другий – робочий – вивішується на внутрішньому боці стінки шафи

(сейфу), де зберігають справи,

-третій – передається до архіву підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії з номенклатури і формування з них окремих справ.

Протягом року до номенклатури справ уносяться заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури залишають вільні місця.

Номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох років, якщо немає принципових змін у структурі та функціях підприємства.

Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персонального комп’ютера.

Після завершення календарного року відповідальна особа (секретар-референт,

технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сформованих справ (томів).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більше як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства – це, як правило, багатосторінковий документ, тому для її оформлення можна використовувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4 (Додаток 6).

Реквізити номенклатури справ:

8 – назва структурного підрозділу (для номенклатури справ структурного підрозділу);

10 – назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ);

275

11– дата;

12– індекс;

14 – місце складання;

17 – гриф затвердження; 19 – заголовок до тексту (наприклад, «На 2007 рік»);

21 – текст (заповнюють табличну форму);

23 – підпис; 25 – візи (або 24 – гриф погодження);

29 – позначка про виконання документа й направлення його до справ.

Контрольні запитання

1.Дайте визначення поняття «номенклатура справ».

2.Які принципи роботи визначає номенклатура справ?

3.Види номенклатури справ.

4.Які документи відображає індивідуальна номенклатура справ?

5.Які документи відображає рекомендована і типова номенклатури справ?

6.Назвіть основні принципи побудови номенклатури справ.

7.Як формують номенклатуру справ?

8.Які документи не вносять до номенклатури справ?

9.Хто складає номенклатуру справ?

10.Як здійснюється нумерація справ, що входять до номенклатури?

11.Скількох примірників може мати номенклатура справ?

12.Назвіть реквізити номенклатури справ.

276

РОЗДІЛ 3. ФОРМУВАННЯ Й ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ

Після вивчення цього розділу Ви будете знати:

поняття справа;

правила формування справ;

опис справ;

функції опису справ постійного і тимчасового зберігання;

нумерацію справ;

титульний аркуш справи;

забезпечення зберігання документів;

передача справ до архіву установи;

фондування документів архіву;

облік документів архіву;

оформлення справ з особового складу;

внутрішній опис справ з особового складу;

складання та оформлення описів справ;

передавання справ до архіву;

терміни зберігання документів;

зберігання та знищення документів;

Після вивчення цього розділу Ви будете вміти:

формувати справи;

здійснювати опис справ;

розрізняти функції опису справ постійного і тимчасового зберігання;

нумерувати справи;

оформляти титульний аркуш справи;

забезпечувати зберігання документів;

передавати справи до архіву установи;

фондувати документи архіву;

вести облік документів архіву;

оформляти справи з особового складу;

виконувати внутрішній опис справ з особового складу;

складати та оформляти описи справ;

сортувати документів за термінами зберігання;

зберігати та знищувати документи.

Попередня підготовка. Для успішного засвоєння матеріалу розділу потрібно мати початкові навички в роботи з документами.

Необхідне обладнання. Для ефективного вивчення матеріалу потрібно мати доступ до зразків декількох особових справ.

Рекомендації до роботи та мотивація до застосування знань. Для поглиблення вмінь та навичок потрібно виконати самостійні завдання, наведені в цьому посібнику

Вивчення матеріалу розділу дасть Вам можливість самостійно розвивати свої вміння з формування та оформлення справ.

277

КЛЮЧОВІ СЛОВА: справа, правила формування справ, картка-замінник, експертиза цінності документів, Національний архівний фонд України, Правила роботи архівів, внутрішній опис документів, засвідчувальний напис, складання й оформлення описів справ, передавання справ до архіву, зберігання та знищення документів

3.1 Формування справ

План:

—поняття «справа»;

—правила формування справ.

Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732-94 ).

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи та систематизація документів усередині справи (ДСТУ 2732-94).

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документів, у

канцелярії підприємства.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів підприємства, їх зберіганню, впорядкуванню.

Справи, як правило, формує секретар-референт, технічний секретар або інший відповідальний працівник під контролем керівника.

У фірмах справи формують переважно за назвами видів документів (накази,

контракти, акти й т.д.). Якщо обсяг документообігу значний, то для оперативного пошуку можуть вводитися інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти можна групувати в кілька справ: контракти про постачання мінеральних добрив, контракти про постачання вугілля й ін.

Правила формування справ такі:

-у справу підшивають документи, роботу з якими завершено;

-у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;

-документи, які мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

-документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або

278

томі має бути не більше, ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);

-до справи вносять лише один примірник документа;

-кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);

-як правило, до справи вносять документи одного календарного року

(навчального року, виборного періоду);

-у справу підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;

-усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній)

послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно,

можна розташувати у зворотній хронологічній послідовності).

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи і зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори між підприємствами), іншу – трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Накази по особовому складу групують окремо від наказів з питань загальної діяльності.

Документи по особовому складу підприємства (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку (за прізвищами працівників).

Із документів, що мають реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа),

формують окремі справи.

Формування справ, пов’язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо обсяг листування незначний, то заводять одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Прогнозуючи збільшення обсягу листування з діловими партнерами, доцільно сформувати окремі справи для вхідних листів (факсів), вихідних листів (факсів). Якщо обсяг документообігу значний,

279

можна завести справи на вхідні листи, вихідні листи, вхідні факси, вихідні факси.

Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити.

Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна застосовувати об’єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати різні види документів (контракти, факси, телефонограми і т.д.), що стосуються однієї організації (наприклад, «Документи (контракти, акти, листування) про співпрацю з АТ «Каштан» за 2006 р.»).

Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено,

незалежно від часу складання чи затвердження. Бізнес-плани на кілька років підшивають у справи першого року (наприклад, бізнес-план на 2005-2006 рр. слід зберігати у справі за 2006 рік).

На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані (Додаток 8):

-назва організації;

-назва структурного підрозділу;

-номер справи;

-заголовок справи;

-рік (роки);

-кількість аркушів;

-термін зберігання відповідно до переліку).

Рух документів з грифом «КТ» (комерційна таємниця) фіксують у «Журналі обліку видавання документів», що мають гриф «КТ».

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають і приймають під розписку.

Забороняється:

-вилучати зі справи чи переносити в іншу справу документи, що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у «Журналі реєстрації документів з грифом обмеження доступу»;

-виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника (якщо є дозвіл,

то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані

примірники одразу знищують).

280