Матеріали контрольного заходу являють собою повну або часткову сукупність офіційної, додаткової та супровідної, яка має офіційний характер, документації, складеної за результатами контрольного заходу.

Документування результатів контрольних заходів за змістом і формою складається з:

• робочої документації, що складається за результатами контрольних заходів і являє собою допоміжні неофіційні записи, в яких службова особа, що здійснює контрольний захід, фіксує отриману в його процесі інформацію. Робоча документація складається відповідно до теми контрольного заходу і може бути оформлена у вигляді простих записів, таблиць з групуванням цифрових чи інших даних та їх аналізом тощо. Після завершення контрольного заходу робоча документація знищується особою, що безпосередньо її склала, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання;

• офіційної документації, що складається за результатами контрольних заходів і є основною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою обов’язкові для складання документи, до яких належать акти, довідки, протоколи. Офіційна документація має містити такі частини:

• вступну, в якій повністю або частково зазначаються такі дані:

• підстава для здійснення контрольного заходу;

• тема контрольного заходу;

• назва суб’єкта господарювання, на якому здійснювався контрольний захід, місце його розташування та загальні відомості про нього;

• дати початку і закінчення контрольного заходу;

• період, який підлягав дослідженню в ході контрольного заходу;

• перелік посадових осіб, що його здійснювали;

• констатувальну, в якій зазначається зміст, характер та результати контрольного заходу. Констатувальна частина може бути розділена на тематичні розділи за окремими напрямами чи процесами контрольного заходу;

• додаткової документації, що складається за результатами контрольних заходів і є невід’ємною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою оформлену як додатки (у вигляді зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації;

• супровідної документації, що складається за результатами контрольних заходів і може мати характер:

• офіційної документації – є невід’ємною частиною матеріалів контрольних заходів і може бути у вигляді листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, суб’єктами господарювання і громадянами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу, інших офіційних документів, оформлених після закінчення контрольного заходу;

• неофіційної документації – внутрішні документи суб’єктів державного фінансового контролю стосовно розгляду або оцінки результатів контрольних заходів.

При складанні офіційної та супровідної документації ревізори мають дотримуватись таких принципів викладення інформації:

• об’єктивність і обґрунтованість;

• лаконічність, чіткість, вичерпність і системність;

• ясність і доступність;

• недопущення викладення інформації, яка не стосується діяльності суб’єкта господарювання, у якого проводиться контрольний захід, або інформації, одержаної не за результатами контрольних заходів, у тому числі з матеріалів правоохоронних органів;

• обов’язкове зазначення реквізитів (для офіційної та супровідної, яка має офіційний характер, документації): назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; назва виду документа; дата; номер; місце складання; текст; позначки про наявність додатків; підписи уповноважених осіб.

Стандарти державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна ГоловКРУ містять чітко згруповану понятійну базу і мають такепризначення:

• розповсюджуються на органи ДКРС, підрозділи міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, які наділені повноваженням на здійснення фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна (внутрішнього контролю);

• затверджені правила є загальними, але механізм здійснення контролю на кожній стадії процесу з урахуванням особливостей кожного контролюючого органу може бути деталізований (наприклад, у формі чисельних методичних рекомендацій, затверджених наказами ГоловКРУ, для виконання органами ДКРС).

На даний час затверджено 9 стандартів, перелік яких є неповним і буде доповнюватися як по формі, так і по суті.

Стандарт 1 “Терміни, які вживаються в Стандартах державного фінансового контролю”

містить базу, яка дає визначення поняттям суб’єкти контролю і контрольний захід. При цьому сутність визначення останнього зводиться до сукупності способів і методів фінансового контролю, що застосовуються органами ДКРС (ревізія, перевірка, аудит, дослідження) та іншими органами внутрішнього контролю, фінансових управлінь, казначейства (облік, порівняння, аналіз, візування)

Стандарт 2 “Планування державного фінансового контролю”	об’єднує в собі вимоги щодо відповідного порядку оформлення планових заходів, зокрема: плани основних напрямів оформлюють на рік з розбивкою на півріччя; до плану не включаються об’єкти, які вже перевірялися тими ж суб’єктами або іншими з тих самих питань, за період менше року від завершення контролю; за відповідними запитами можуть проводитися спільні заходи (органи ДКРС можуть залучати органи внутрішнього контролю)
Стандарт 3 “Організація та виконання контрольних заходів”	об’єднує 4 етапи: підготовка, оформлення розпорядчих документів, ознайомлення керівників суб’єктів господарювання, безпосереднє проведення контрольних заходів, і має такі особливості: як планові, так і позапланові контрольні заходи повинні виконуватись тільки за умови надання офіційного розпорядження на право перевірки; обов’язкова наявність затвердженої програми контрольного заходу; інформування керівника про намір проведення контрольних заходів; за 1 робочий день до закінчення встановленого терміну проведення перевірки (як правило не більше 30 робочих днів) необхідно подати керівнику чи посадовим особам суб’єкта господарювання на ознайомлення документ про результати контролю
Стандарт 4 “Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання і використання”		визначає єдиний порядок оформлення результатів контролю, а саме: обов’язкове документування результатів контролю (робочі документи, офіційні, додаткові, супровідні); офіційні документи – це акти, довідки, протоколи; уніфікована форма офіційних документів: вступна, констатуюча частини; оцінку повноті, об’єктивності і якості роботи дає керівник контрольного заходу
Стандарт 5 “Здійснення контрольних заходів в умовах електронного зберігання і обробки інформації, яка підлягає дослідженню”		визначає порядок здійснення контрольних заходів в умовах електронного зберігання і обробки інформації, яка підлягає дослідженню
Стандарт 6 “Оцінка стану внутрішнього фінансового контролю”	містить критерії оцінки якості внутрішнього фінансового контролю, запровадженого на об’єкті, що перевіряється. Згідно вимог ст. 3 Лімської декларації суб’єктом внутрішнього фінансового контролю можуть бути: ГоловКРУ по відношенню до регіональних управлінь, облКРУ – до районних КРВ, контрольно-ревізійні підрозділи міністерств – до установ системи даного міністерства. Оцінкою якості внутрішнього фінансового контролю є відсутність фінансових порушень та своєчасне попередження їх в подальшому шляхом інформування керівництва, надання практичних рекомендацій. За результатами контролю керівник має право прийняти рішення щодо посилення та застосування заходів адміністративного впливу
Стандарт 7 “Попередження правопорушень з боку суб'єктів державного фінансового контролю та їх службових осіб”	прописані вимоги щодо дій службових осіб державного фінансового контролю, а саме: постійне вивчення ними нормативної бази; регулярне підвищення кваліфікації; нагляд за виконанням службових обов’язків підлеглими; недопущення проведення перевірок одними і тими ж ревізорами, які проводили попередні контрольні заходи.
Стандарт 8 “Оприлюднення результатів державного фінансового контролю”	визначає форми висвітлення інформації, як засіб впливу громадськості на зміцнення фінансової дисципліни. Проте залишаються умови дотримання обмежень, встановлених законом
Стандарт 9 “Взаємодія з правоохоронними органами”	визначає основні засади взаємодії суб’єктів державного фінансового контролю з правоохоронними органамив частині: планування, організації та проведення контрольних заходів, документування, передачі та розгляду їх результатів, механізмів зворотного інформування

Основні етапи ревізії:

1) підготовка до проведення ревізії;

2) проведення ревізії;

3) оформлення матеріалів ревізії;

4) реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень.

Планова виїзна ревізія - ревізія, яка;

• передбачена у плані роботи органу ДКРС і проводиться за місцезнаходженням підконтрольної організації;

• проводиться за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності підконтрольних організацій за письмовим рішенням керівника органу ДКРС не частіше одного разу на календарний рік;

• право на її проведення надається лише у тому разі, коли підконтрольній організації не пізніше ніж за десять днів до дня проведення ревізії надіслано письмове повідомлення із зазначенням дати початку та закінчення її проведення.

Позапланова виїзна ревізія - ревізія, яка:

• не передбачена у планах роботи органу ДКРС і проводиться за наявності підстав для її проведення (ст. 11 Закону «Про ДКРС»);

• може здійснюватися лише на підставі рішення суду, винесеним на підставі подання прокурора або слідчого для забезпечення розслідування кримінальної справи;

• може проводитися не частіше одного разу на квартал.