Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Учет и внутренний контроль расчетов с контрагентами в сельскохозяйственных организациях. Монография.pdf
3. НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА
И КОНТРОЛЯ РАСЧЕТОВ С КОНТРАГЕНТАМИ
В СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
3.1. Формирование учетно-информационной системы управления расчетами организации
Расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями возни-
кают с момента создания организаций. Сам процесс начинается с
возникновением потребности в товарно-материальных ценностях и
заканчивается с процессом производства и продажи.
Процесс расчетов с контрагентами можно разделить на несколь-
ко этапов: поиск поставщиков, покупателей, их выбор, заключение
договоров, оплата и поставка товаров (или наоборот поставка и оплата товара), проверка сопровождающих документов, оприходование
товара, передача товара в производства, процесс производства (в период гарантии на товар) и т.д.
Особенно трудоемким и ответственным считается первоначальная стадия взаимоотношений с контрагентами, то есть выбор партнера и составление договора. Здесь надо отметить, что рынок в некоторой степени монополизирован. Это в первую очередь касается естественных монополий (газ, электроэнергия и др.), которые диктуют
свои условия работы с покупателями и заказчиками. С другой стороны государство, которое имеет влияние на них, не всегда защищает
интересы потребителей. В последние годы ряд отечественных и иностранных фирм пытаются (надо сказать не безуспешно) монополизировать рынок своих поставок. Так, компания «Еврохим» купив основные заводы по производству минеральных удобрений в европейской части России, монополизировал производство и продажу удобрений. Другой пример - немецкая фирма «Клаас», которая поставляет
сельскохозяйственную технику в Россию, имеет в своей структуре
подразделение, которая следит, чтобы другие фирмы не продавали
запчасти на российском рынке. Более того, фирма имеет дилеров в
каждом регионе. Между тем запчасти поставляются в сельскохозяйственные предприятия Тверской области на 20-25 процентов дороже,
чем в предприятия других регионов. В этих условиях особенно актуальным становиться поиск альтернативных поставщиков, что в последние годы успешно практикуется в ООО «Тверская АПК». Однако
такая практика в предприятии существует только при крупных по-
81
купках. Так, в 2018 году при покупке средств защиты растений были
рассмотрены предложения более 10 фирм и выбраны более выгодные
условия. Но часто при покупке товарно-материальных ценностей
(ТМЦ) останавливаются на первом предложении. В условиях высоких темпов инфляции всегда можно найти товар по более привлекательной цене.
В целях материальной стимуляции в вопросе снижения затрат
считаем необходимым установить по структурным подразделениям
предприятий годовой лимит на покупку ТМЦ с разбивкой по месяцам. При экономии средств, 10-15 процентов из них направить на
премирование работников обеспечивающих эту экономию.
Следующий существенным моментом считается процесс заключения договоров. В исследуемых организациях каждая служба самостоятельно занимается заключением договоров, поэтому часть их составлена юридически неграмотно. Не всегда в договорах соблюдаются интересы предприятия, в части из них не полностью проработан
раздел ответственности сторон при невыполнении договорных обязательств, что уменьшает дисциплину обоих сторон.
Перед заключением, договора не проходят согласование в других службах. Необходимо внедрить практику согласования отдельных положений договоров с профильными службами и бухгалтерской
службой (в части касающихся сроков оплаты, штрафных санкций и
т.п.), что уменьшит риски подписания некачественных договоров.
Например, ООО «Тверская АПК» довольно крупное сельскохозяйственное предприятие, в котором каждая служба самостоятельно
занимается материально-техническим обеспечением. Такой вариант
работы затратный, так как каждая служба направляет своего экспедитора и отдельную машину для получения ТМЦ. Рекомендуем создать
единую службу материально-технического снабжения, которая могла
собрать заявки со всех служб организации и централизованно организовать покупку ТМЦ.
Предприятия часто сталкиваются с ситуациями, когда поступающие от поставщиков первичные документы заполняются неграмотно. Часто бывают случаи, когда приходится заставлять поставщиков переписывать накладные и счета-фактуры по несколько раз, пока
не появится правильный вариант. Неправильно заполненные первичные документы могут привести к большим проблемам, особенно при
налоговых проверках. Поэтому необходимо ужесточить контроль со
стороны бухгалтерской службы, чтобы в поступающих товаротранс-
82
портных накладных, актах выполненных работ и счетах-фактурах
обязательно были заполнены все предусмотренные реквизиты.
В бухгалтерском учете расчетов одна из важнейших проблем –
организация быстрого обмена документами, решение которого может
быть достигнуто при внедрении безбумажного документооборота, поскольку для предприятия обработка первичных расчетных документов является ресурсоемкой задачей.
На рынке есть много предложений по организации электронной
системы документооборота, одна из них EDI (Electronic Data
Interchange), что в переводе с английского языка обозначает «электронный обмен данными».
Прежде всего, это удобно и экономично. Например, если в первичном документе на бумажном носителе допущены ошибки в
оформлении, в цене товарно-материальных ценностей, сумме НДС, то
эти ошибки будут найдены и исправлены, но понадобится несколько
раз физически передать исправляемые документы в бумажном виде
между бухгалтерией предприятия и контрагента. Прямых убытков
предприятие не понесет, но и о высокой производительности бухгалтерии в такой ситуации говорить не приходится.
Затраты, связанные с учетом расчетов между контрагентами
можно раз
делить на прямые и косвенные. К прямым затратам можно
отнести время на ввод данных и исправление ошибок, умноженное на
заработную плату с отчислениями соответствующего персонала, плюс
расходные материалы, амортизация оборудования, почтовые, транспортные расходы. Косвенные затраты – это разница между затратами
при текущем и усовершенствованном способе учета через обмен
электронными документами.
Таким образом косвенные затраты на учет расчетов с контраген-
тами являются важным резервом повышения конкурентоспособности
предприятия.
Электронный обмен данными при определенных программных
настройках контроля (сравнение цен поставщика и др.) позволяет исключить большую часть ошибок в оформлении документов автоматически на входе электронного документа, который можно идентифицировать как момент согласования документа между поставщиком и покупателем.
Механизм защиты и идентификации электронного документа
для учета расчетов с контрагентами – электронная подпись первичного документа. При этом использование электронного обмена данных
83
имеет смысл только тогда, когда есть интеграция с учетноинформационной системой. Пересылка данных сама по себе ничем не
упрощает работу бухгалтерии, а, наоборот, требует дополнительной
сверки электронных документов и поступающими позднее документами в бумажном виде. Необходимо чтобы данные из документов загружались в информационную систему, проходили через встроенные
функции контроля, генерировали документ бухгалтерского учета
[124].
Методология отражения в учете фактов хозяйственной жизни, в
том числе расчетов, должна позволять представить пользователям
бухгалтерской отчетности информацию о них не только с максимально возможной полнотой, но и с возможностью быстрой идентификации информации. Исходя из этого, учетно-информационная система
должна позволять быстро и корректно отражать все типичные для
предприятия операции по учету расчетов:
- зачет взаимных требований по встречным поставкам;
- зачет взаимных требований по встречным авансам;
- перевод требования к поставщику на другое лицо;
- перевод долга поставщику на другое лицо;
- списание кредиторской задолженности;
- сверку взаиморасчетов с контрагентом;
- инвентаризацию расчетов с контрагентами.
Руководство предприятия должно уделять больше внимания
работникам учета и контроля, создавать и улучшать им условия труда, обеспечивать необходимой литературой, отправлять за счет предприятия на семинары и курсы по повышению квалификации. Это
имеет большое значение при изменении норм законодательства, при
приближении нашего бухгалтерского учета к международным стандартам.
Процесс взаимоотношений с поставщиками и подрядчиками
характерен высокий степень риска злоупотреблений отдельными работниками. Часто для продвижения своих товаров, для создания более благоприятных условий для своих фирм при переговорах о поставке товаров, фирмы поставщики материально стимулируют представителей покупателя. Для предотвращения таких ситуаций можно
рекомендовать ряд мер. В первую очередь необходимо по возможности уменьшить покупки за наличный расчет. Для этого надо заузить
круг подотчетных лиц, для остальных сделать корпоративные банковские карты с лимитом расхода, чтобы подотчетные лица рассчи-
84
тывались за товары с помощью карточек. Хотя эти расчеты приравнива
ются к наличным расчетам, но как таковы сотрудник не имеет
дело с наличными деньгами. Второй момент, который можно рекомендовать для организации учета поступления ТМЦ на предприятие.
Основная их часть изначально поступает на склад и выпускается в
производство со склада по заявкам отдельных служб. Но в то же время есть некоторые позиции, когда один и тот же сотрудник получает
товары и материалы, самостоятельно распределяет их по подразделениям. Следующий момент касается взаимоотношений с контрагентами при оказании услуг по ремонту техники. Предприятие часто привлекает сервисные службы для ремонта импортной техники. При
этом существует такая практика, когда после выполнения работ в актах ставятся штампы служб. Такие работы временно выпадают из поля зрения бухгалтерии, слабеет контроль, документы поступают в
бухгалтерию с опозданием.
Информация по учету расчетов с контрагентами отражается в
документах первичного учета, в актах инвентаризаций, актах сверок,
справках о взаимозачетах, позволяющих определить размеры и сроки
возникновения задолженностей.
Сведения о фактах хозяйственной жизни, отраженные в регистрах первичного учета, ведомостях синтетического и аналитического
учета, включают только основные данные и носят обязательный характер, содержат неполную информацию о расчетах с контрагентами,
ограничивающую внутрихозяйственный их мониторинг.
В целях совершенствования информационного обеспечения
управления задолженностями нами систематизированы регистры учета расчетов с контрагентами (таблица 18).
Изложенные выше регистры учета расчетов с контрагентами позволяют формировать информацию для внутреннего мониторинга задолженностей, оценить возможные риски искажения учета и принять
меры по их устранению.
В целях совершенствования информационного обеспечения и
осуществления внутреннего контроля расчетов с контрагентами нами
разработаны регистры оперативного учета расчетов, которые в электронной форме совместимы с программой «1С: Бухгалтерия 8». Рекомендуемые к внедрению формы регистров оперативного учета расчетов с контрагентами подлежат конфигурированию в технологическую платформу «1С: Предприятие 8» с целью их применения в
пункте меню «Отчеты» в конфигурациях «Бухгалтерия» или «Бухгал-
85
Документы
Оправдательная документация
Обоснование действий
1 2 3
Первичные документы
Счет-фактура, товарная наклад-
Своевременное, правильное,
фактов хозяйственной жизни
Регистры бухгалтерско-
Ведомости синтетического и
аналитического учета
Определение корреспонденции счетов
Главная книга, оборотносальдовая ведомость
Данные, формирующие бухгалтерскую отчетность
Регистры общего контроля
Акты инвентаризации, сверок
расчетов с контрагентами
Выявление просроченных или
сомнительных долгов
Регистры внутреннего
Регистр оперативного учета рас-
чиками)
Контроль расчетных операРегистр отражения состояния
торами
Аккумулирование сведений о
Регистр расшифровки расчетов с
крупными контрагентами
Расшифровка задолженностей
по срокам их образования
Регистр создания резерва по со-
Расчет резерва по сомнитель-
Бухгалтерская (финансовая) отчетность
Формы отчетности
Информация, необходимая
Пояснительная записка
Расшифровка статей бухгалтерского баланса
Регистр расшифровки дебитор-
ности
терия сельскохозяйственного предприятия».
Таблица 18 - Регистры учета расчетов с контрагентами
го учета
контроля
ная, платежное поручение (требование), счет на оплату, ТТН
четов с покупателями (заказчиками) и поставщиками (подряд-
расчетов с дебиторами и креди-
мнительным долгам
точное отражение операций.
Подтверждение совершения
ций индивидуально по каждому контрагенту
всех контрагентах
ному долгу дебиторов с пояснениями
к годовому отчету
Регистры оперативного учета расчетов с контрагентами, составляемые на конкретную дату по операциям с покупателями (заказчиками) и поставщиками (подрядчиками), приведены в таблицах 19 и
20.
Данные, отраженные в указанных и в последующих регистрах,
составлены по материалам ООО «Тверская АПК».
Вышеприведенный регистр формируется при реализации товара
покупателю (заказчику). Например, возникла задолженность ООО
«Луч» на 31.07.2019 г. в сумме 20 000 руб., из которых 10 000 руб.
было оплачено, а 10 000 руб. составляет долг.
для внутренних и внешних
пользователей
ской и кредиторской задолжен-
86
Контрагенты
Дата по пер-
(ТТН, СФ)
Сумма по
документу
Сумма по
Состояние расчетов
аванс
общая
оплачено
отгружено
долг
Покупатели (заказчики)
ООО «Луч»
31.07.19 г.
10 000
20 000
10 000
20 000
10 000
ООО
«Толль»
08.08.19 г.
6965
6965
6965
6965
–
… … … … … … …
Итого:
16 965
26 965
16 965
26 965
10 000
Контрагенты
Дата по пла-
(ТТН)
Сумма по
Сумма по
ТТН, СФ
Состояние расчетов
аванс
общая
оплачено
получено
долг
Поставщики (подрядчики)
ООО «Агролекс»
16.02.2019 г.
8800
17 600
17 600
17 600
–
ООО «Информсервис»
29.04.2019 г.
5815
11 630
5815
11 630
5815
… … … … … … …
Итого:
14615
29 230
23 415
29 230
5815
Таблица 19 - Регистр оперативного учета расчетов
с покупателями (заказчиками), руб.
вичному до-
кументу
платежному
ТТН, СФ
Например, возникает задолженность перед ООО «Информсервис» на 29.04.2019 г. в сумме 11 630 руб., из них 5815 руб. оплачены
авансом, а 5815 руб. составляет долг.
Таблица 20 - Регистр оперативного учета расчетов
с поставщиками (подрядчиками), руб.
тежному /
первичному
документу
платежному
документу
товарной
накладной,
фективность организации внутреннего контроля расчетов с контрагентами.
темами, поэтому внешняя среда играет важную роль в их управлении.
Применение разработанных регистров позволит повысить эф-
Сельскохозяйственные организации являются открытыми сис-
К элементам внешней среды относятся [125]:
1. субъекты:
- поставщики и подрядчики – влияние на цены, сроки, рит-
мичность, качество поставок; косвенное влияние на устойчивое развитие:
- покупатели и заказчики – прямое влияние на возможность
устойчивого развития;
- прочие потребители – влияние на внутренний оборот, отсут-
87
ствие влияния на прибыль и устойчивое развитие организации;
- ведомственные структуры управления – влияние на конку-
ренцию, продукт, рабочие места; прямое влияние на устойчивое развитие организации;
- профсоюзы и органы социальной защиты населения – влия-
ние на стоимость трудовых ресурсов; косвенное влияние на
устойчивое развитие организации;
- инвесторы – прямое влияние на возможность устойчивого
развития;
- конкуренты – влияние на структуру и цену товарной про-
дукции; прямое влияние на возможность устойчивого развития;
2. условия функционирования:
- экология;
- экономика;
- перспективные технологии производства и управления.
В современных условиях происходит последовательное усложнение предмета и объектов бухгалтерского учета, что привело к необходимости изменения методов раскрытия информации о деятельности экономических субъектов в корпоративной отчетности. Традиционная бухгалтерская (финансовая) отчетность по своему содержанию, характеру отражаемой информации, ее временному горизонту и
надежности во многом не соответствует высоким требованиям к информационной базе принятия управленческих решений в условиях
сложности и динамизма конкурентной среды. Ретроспективный анализ исторической финансовой информации утратил свое ключевое
значение при оценке деятельности экономических субъектов в условиях стратегического управления, и для всех компаний перестала
быть актуальной приоритизация финансового капитала, поскольку
эффективность и стратегическая устойчивость бизнеса во многом определяются привлечением и использованием других видов капитала.
Отчетность призвана помочь пользователям принять решения о
таких аспектах деятельности организации, которые не раскрываются
в рамках финансовой отчетности, например о:
• способах управления бизнесом;
• будущих перспективах развития организации;
• политики организации в сфере защиты окружающей среды;
• отношении организации к социальной ответственности и т.д.
88
Стоимость организации складывается не только из прибыли, на
нее также оказывает влияние благополучие сотрудников и их мотивация, интеллектуальная собственность и навыки персонала организации, окружающая среда и природные ресурсы (земля, вода, полезные ископаемые) в непосредственной близости от организации, а
также репутация организации среди заинтересованных лиц и общества в целом.
С этим связано появление в начале 2000-х гг. и последующее ак-
тивное развитие в общемировом масштабе концепции интегрированной отчетности, основанной на ее понимании как органичного единства финансовой и нефинансовой информации, обобщенно отражающей способность организации создавать и поддерживать стоимость в
кратко-, средне- и долгосрочной перспективе. Интегрированная от-
четность призвана ликвидировать сложившееся несоответствие ограниченной информативной и аналитической ценности финансовой отчетности и практических потребностей пользователей информации о
деятельности организации.
Наблюдаемые в последние десятилетия глобальные вызовы и
тенденции, а также сложные и неординарные задачи, решаемые на
уровне корпоративного менеджмента, обусловили актуализацию ряда
управленческих концепций, получивших активный положительный
отклик у прогрессивных представителей бизнес-сообщества по всему
миру.
Такими концепциями, в частности, являются: концепция созда-
ния стоимости, стейкхолдерская теория, концепция устойчивого развития, концепция корпоративной социальной ответственности, концепция шести видов капитала, концепция управления риском и связанный с ней риск-ориентированный подход, а также системный, ситуационный, сбалансированный и стратегический подходы.
Эти концепции получили широкое применение в практике кор-
поративного управления и на фоне широкого резонанса идеи интегрированной отчетности выступили фундаментальной основой ее
формирования, определив целевое назначение, требования к содержанию, состав и характер раскрываемой в интегрированной отчетности информации и, в целом, основной тренд повышения информативной и аналитической ценности корпоративной отчетности в интересах стейкхолдеров организации.
Исходя из параметров и периметра корпоративной отчетности,
определяемых современными концепциями управления, адекватная
89
информативность и аналитическая ценность данных интегрированной
отчетности о деятельности организации предполагает:
- отражение реального состояния организации и результатов ее
деятельности;
- детализацию информации, релевантной для выявления финан-
совых и нефинансовых факторов создания стоимости;
- раскрытие данных обо всех видах капитала, используемого ор-
ганизацией, а именно не только о финансовом, но и о промышленном,
интеллектуальном, человеческом, социальном и природном капитале;
- сбалансированное отражение в отчетности экономической, со-
циальной и экологической компонент устойчивого развития организации, возможность выявления наряду с экономической эффективностью и результативностью бизнеса уровня его корпоративной ответственности, социального и экологического внешних эффектов;
- необходимую полноту и достоверность отчетных данных для
качественного прогнозирования деятельности экономического субъекта;
- наличие перспективной ориентации, учитывающей стратегиче-
ские цели и все виды рисков деятельности организации; и на основе
всего сказанного
- удовлетворение информационных потребностей всех заинтере-
сованных сторон экономического субъекта.
Глобальное продвижение концепции интегрированной отчетно-
сти характеризует то, что согласно официальному отчету IIRC за 2017
г. данная концепция принята 1 600 организациями в 64 странах; охватывает около 2 000 участников по всему миру, включая 500 в Бразилии; является мейнстримом в Японии и Южной Африке; а в 16 странах в дополнение к добровольному принятию осуществлено нормативное закрепление положений концепции интегрированной отчетности. В этом же отчете со ссылкой на авторитетные академические исследования показано, что интегрированная отчетность улучшает условия для долгосрочных инвестиций, снижает издержки на капитал,
повышает производительность и улучшает ликвидность [105].
Стандарт интегрированной отчетности интерпретирует капитал
как «запас стоимости, который увеличивается, уменьшается или
трансформируется в результате деятельности организации» [151].
В рамках Системы интегрированной отчетности описывается
понятие интегрированное мышление как «активное рассмотрение организацией связей между ее различными операционными и функцио-
90